2. Projets

2.1 Créer un projet

Comment faire. Accueil → «Nouveau projet» → nom, ville (suggérée lors de la saisie, le pays sera automatiquement renseigné) et rôle du studio dans le projet. Le reste se trouve dans les paramètres du projet.

Bon à savoir. La ville et le pays sont nécessaires pour calculer correctement les délais de livraison et la devise.

2.2 Accueil : tous les projets et tâches

Pourquoi. Comprendre en une minute le matin ce qui est urgent pour tous les projets.

Ce que vous y trouverez.

• Des fiches de projet avec le budget selon les prix client.
• Les «Finances» de tous les projets : budget, montant payé par le client, montant payé aux fournisseurs, bénéfice, solde disponible. La devise d'affichage peut être modifiée, le choix sera mémorisé.
• «Mes tâches» : en retard, aujourd'hui, demain. Un clic sur une tâche ouvre la position ou le tableau de tâches correspondant.
• «Toutes les tâches» sont regroupées par projet. Les groupes réduits restent réduits.
• «Prix sur demande» — les articles pour lesquels le prix du fournisseur n'est pas encore disponible.

2.3 Équipe du projet

Pourquoi. Travailler ensemble sur le projet et pour que les tâches automatiques soient attribuées à la bonne personne.

Comment faire.

1. Projet → «Équipe» → «Inviter un membre» → e-mail et rôle. La personne recevra un e-mail avec le nom du projet.
2. Dans les paramètres du projet, indiquez les responsables : qui valide avec le client, qui commande, qui réceptionne sur le chantier, le comptable.

Bon à savoir.

• Rôles : propriétaire du studio, designer principal, designer senior et junior, architecte, responsable des achats, comptable. Ce qu'une personne peut modifier dépend de son rôle.
• Si un membre quitte le projet, le projet n'est pas supprimé.
• Les contacts du client, des sous-traitants et des fournisseurs y sont également stockés : téléphone, adresse, WhatsApp, Telegram.

2.4 Pièces

Pourquoi. Gérer le devis et le budget de chaque pièce séparément.

Comment faire.

• Projet → «Pièces» → «Ajouter une pièce».
• Vous pouvez renommer ou supprimer une pièce directement sur sa fiche.
• Sur la fiche, vous verrez le budget «Alloué», «Restant» ou «Dépassement» de la pièce.
• «Vues» → «Ajouter une vue» — téléchargez les rendus de la pièce. Un clic ouvre la photo en plein écran.

Bon à savoir. Si la somme des surfaces des pièces ne correspond pas à la surface du projet, un avertissement apparaîtra. Cela aide à éviter les erreurs dans le calcul des matériaux.

2.5 Chronologie du projet

Pourquoi. Visualiser l'ensemble des travaux sur une seule échelle : les phases de construction, quand commander chaque article, quand il arrivera et quand payer. On voit immédiatement quel article peut retarder les délais.

Comment faire.

1. Projet → «Chronologie» → «Ajouter une phase» (par exemple, «Électricité», «Finitions»).
2. Saisissez les dates de la phase au clavier ou faites glisser la barre avec la souris par le bord. La durée est calculée en jours ouvrables.
3. Liez les phases avec une flèche si l'une ne peut pas commencer sans l'autre. Un décalage en jours peut être défini pour la liaison. Si une phase est déplacée, les phases dépendantes se déplaceront automatiquement.
4. Les articles du devis sont automatiquement placés dans les phases par catégorie : éclairage pour l'électricité, carrelage pour les finitions. Pour modifier, faites glisser l'article vers une autre phase ou cliquez sur «Déplacer vers la phase…». La liaison manuelle prime sur l'automatique.
5. «Tout déplier» / «Tout replier» — ouvrir ou fermer l'arborescence entière.

Ce qui est visible pour un article : commande → attente → livraison → réception, paiement au fournisseur, mesure 📐, installation, dates réelles. Les segments logistiques avec 🔒 sont calculés à partir du devis, ils sont modifiés dans l'article, et non sur l'échelle.

Bon à savoir.

• Le bloc «Achats à venir» — ce qu'il faut commander en priorité, selon la date limite de commande.
• Si la date de livraison prévue est dépassée et que la marchandise n'est pas arrivée, la barre d'attente s'étend jusqu'à aujourd'hui. Le système n'invente pas de nouvelle date et crée automatiquement la tâche «Demander une nouvelle date de livraison».
• Un clic sur un article ouvre sa fiche.

2.6 Finances du projet

Pourquoi. Savoir combien le client a payé, combien a été versé aux fournisseurs, combien il reste à payer et combien le studio a gagné.

Comment faire.

1. Projet → «Finances du projet» → paramètres financiers : rôle du studio, comment vous gagnez de l'argent (commission, marge, part de la remise fournisseur), qui paie qui («Client → Fournisseur» ou «Client → Studio → Fournisseur»), devise du projet, budget approuvé.
2. Les paiements du client et les paiements aux fournisseurs sont enregistrés comme des transactions. Les paiements aux fournisseurs sont regroupés par fournisseur.
3. À partir d'un paiement, vous pouvez générer un document PDF : facture au client, facture au fournisseur pour commission ou rapport au client. Les coordonnées du studio sont tirées des paramètres du profil.

Bon à savoir.

• Si le devis dépasse le budget approuvé, un avertissement apparaîtra.
• Le budget peut être réparti par pièce, le dépassement par pièce sera également visible.
• La commission du fournisseur est comptabilisée séparément : due → demandée → reçue. Le système créera automatiquement la tâche «Demander la commission à…».
• L'élément «Finances» dans le menu général (pour tous les projets à la fois) — sera bientôt disponible. Actuellement, les chiffres globaux pour tous les projets sont sur la page d'accueil.

2.7 Activité et annulation d'actions

Pourquoi. Voir qui a modifié quoi et annuler une erreur sans paniquer.

Comment faire.

• Immédiatement après la suppression, une bannière avec le bouton «Annuler» apparaît pendant 10 secondes.
• Plus tard : Projet → «Activité» → sur l'enregistrement souhaité, «Restaurer». Filtres : «Restaurable», «Suppressions», «Prix», «Statuts». L'importation entière est annulée par le bouton «Annuler l’import».

Bon à savoir.

• Vous pouvez annuler les modifications des 30 derniers jours.
• Si l'article a déjà été modifié après cela, le système demandera : «Laisser tel quel» ou «Restaurer quand même».

2.8 Fichiers du projet

Pourquoi. Tous les documents du projet au même endroit, classés automatiquement.

Comment faire. Projet → «Fichiers» → «Téléverser» ou faites glisser le fichier. Dossiers prêts à l'emploi : «Devis & offres», «Plans & dessins», «Vues des galeries», «Photos du chantier», «Photos de réception», «Factures, paiements, reçus» (avec sous-dossiers par pièce), «Contrats & documents client». Vous pouvez créer un «Nouveau dossier».

Bon à savoir.

• Une capture d'écran d'un reçu peut être collée directement dans le dossier via Ctrl+V.
• Les factures de «Fournisseur et paiement» et les photos de réception apparaissent ici automatiquement.
• Il y a un filtre par pièce.

2.9 Accords — bientôt disponible

Un registre des accords avec le client : ce qui a été décidé, qui a approuvé, quand, avec preuve (fichier ou capture d'écran de la correspondance).

2.10 Portail client

Pourquoi. Par un lien, sans inscription, le client suit l’approvisionnement : le devis avec photos et délais, « Économisé pour vous », l’échéancier des paiements et le planning. Il valide ou refuse lui-même les articles et pose ses questions.

Comment faire.

1. Projet → « Portail client » → onglet « Accès par lien » → créer un lien. Droits : « Consultation seule » ou « Consultation + validation des articles ». Un lien peut avoir une date d’expiration et être révoqué.
2. L’onglet « Aperçu client » montre le portail tel que le voit le client.
3. Le bloc « Ce que le client voit dans la fiche article » contient les cases pour tout le projet : « Photo et galerie », « Prix », « Fournisseur et lien », « Référence et dimensions », « Tickets », « Factures fournisseur », « Photos de réception », « Paiement fournisseur », « Décalages de dates », « Bouton question ». Dates : « Réel uniquement », « Réel + prévu » ou « Masquer ».
4. Pour changer la visibilité d’un seul article, ouvrez-le dans l’aperçu : le bloc « Visibilité de cet article » se trouve en bas de la fiche. « Comme le projet » rétablit les réglages du projet.

La fiche article côté client. Un clic sur une ligne du devis ouvre une fenêtre : galerie photo, statut, nom, description, prix, quantité, dimensions, référence, fournisseur et lien. En dessous, le parcours de l’article avec les dates : validé, commandé, payé au fournisseur, livré, réceptionné, installé. Puis les documents : tickets, factures fournisseur, photos de réception ; un clic ouvre l’aperçu. En bas, le client peut poser une question au designer sur l’article ; elle arrive au responsable sous forme de tâche.

Bon à savoir.

• Par défaut, le client ne voit ni les factures fournisseur, ni le paiement fournisseur, ni les décalages de dates. Cochez-les si vous voulez les montrer.
• Ce qui est masqué n’est pas seulement caché à l’écran : ces données ne sont jamais envoyées au navigateur du client.
• Les documents s’ouvrent par un lien protégé et ne s’ouvrent plus quand le lien du portail est révoqué ou expiré.