3. Devis

3.1 Comment consulter le devis

Pourquoi. Un devis est nécessaire sous différents angles : pour le client, pour l'achat et pour le calcul des coûts.

Ce que vous pouvez changer.

• « Mode d’affichage du devis » : « Spécification » — quoi et combien, sans les coûts internes ; « Économie » — achat, marge, profit.
• « Préliminaire » / « Approuvé » : tout ce qui est proposé, ou seulement ce qui est approuvé par le client.
• « Grouper » : « Par pièce » ou « Par catégorie », avec les totaux.
• « Par priorité de commande » — liste par date à laquelle la commande doit être passée.
• « Filtrer par statut » et « Par fournisseur » — par exemple, toutes les lignes d'un même fournisseur pour lui envoyer la commande.
• Les groupes de colonnes sont activés par des cases à cocher : Description, Finances, Livraison, Paiement.

Bon à savoir.

• Les lignes sans pièce (par exemple, après importation) sont regroupées dans le bloc « Sans pièce ». Elles peuvent être réparties dans les pièces.
• L'en-tête et le panneau de boutons ne disparaissent pas lors du défilement.

3.2 Ajout de lignes

Pourquoi. Ne pas retaper manuellement le nom, le prix, la photo et les dimensions depuis le site du magasin.

Comment faire.

1. Devis → « Ajouter une ligne » (le bouton est présent dans chaque pièce, même vide).
2. Collez le lien du produit → « Remplissage auto ». Le nom, la photo, le prix et la devise, la marque, la référence, les dimensions, la disponibilité, le délai de livraison, l'emballage et l'unité de mesure seront automatiquement renseignés.
3. Vérifiez les champs → « Enregistrer la ligne ».

Un article dans plusieurs pièces. Cliquez sur « Ajouter une ligne » au-dessus du devis, à côté du filtre de statuts, puis activez « Dans plusieurs pièces ». Cochez les pièces et choisissez « À parts égales », « Par quantité » ou « En pourcentage ». La quantité à acheter est répartie : 68 pcs pour deux pièces donnent 34 + 34, un reste impair va à la première pièce. L’article reste unique : un achat, un paiement. Les pièces cochées au préalable dans le devis sont déjà sélectionnées. La case à côté du nom d’une pièce sélectionne seulement ses articles pour les actions groupées, et le bouton « Ajouter une ligne » dans une pièce n’ajoute qu’à cette pièce. Les quantités exactes par pièce se corrigent ensuite avec « Répartir entre les pièces » dans la ligne.

Autres méthodes.

• Web-clipper — directement depuis la page du magasin (section 8).
• Depuis le catalogue ou la liste de souhaits : « Choisir dans le catalogue » / « Importer depuis le catalogue » dans la pièce, ou « Au projet » dans la fiche du catalogue.
• Importation d'un devis existant depuis un fichier (section 4).
• « Dupliquer » — copie d'une ligne, par exemple pour la même lampe dans une autre pièce.

Bon à savoir.

• Si le magasin est bloqué par la vérification du navigateur, un message apparaîtra. Remplissez les champs manuellement ou enregistrez le produit avec le clipper.
• Les photos sont copiées dans ArchiBoard et ne disparaîtront pas si le produit est retiré du site.
• Si vous avez déjà ajouté ce produit (même lien ou référence), l'unité, l'emballage et la catégorie seront automatiquement renseignés.
• Le système surveille le prix et la disponibilité via le lien et signalera les produits retirés de la vente.

3.3 Travailler avec une ligne et actions groupées

Comment faire.

• Un clic sur le nom ouvre les « Détails de la ligne » avec la galerie. Le nom peut être modifié directement dans la ligne.
• Cochez les lignes ; Shift+clic sélectionne une plage. Sur le panneau de sélection : « Supprimer », « Dupliquer », « Créer une tâche », « Fournisseur et paiement », exportation des éléments sélectionnés uniquement.
• « Créer une tâche » pour les éléments sélectionnés : modèles « Valider l'article », « Préciser les délais de livraison », « Trouver un équivalent », « Demander une remise supplémentaire » ou votre propre titre. Une tâche distincte est créée pour chaque ligne, la date limite peut être définie par une date ou en jours ouvrables.
• L'icône de tâche sur la ligne indique la date limite. Un clic ouvre « Tâches de l'article » à droite et le bouton « Créer une tâche ».

3.4 Prix, marge et profit par ligne

Pourquoi. Voir combien le studio gagne sur chaque ligne, sans le montrer au client.

Comment ça marche. Mode « Économie » : Prix de vente conseillé → remise fournisseur → achat → marge → profit → prix client. Sous chaque pourcentage se trouve un montant. Modifiez le montant — le pourcentage sera recalculé, et vice versa.

Bon à savoir. Le client ne voit pas ces colonnes ni en PDF ni sur le portail, sauf si vous les avez activées vous-même.

3.5 Quantité, emballages et stock

Pourquoi. Calculer correctement le carrelage, le papier peint, les revêtements de sol — en emballages entiers et avec une marge pour la découpe.

Comment faire. Dans la fiche de l'article, indiquez la quantité nette (par exemple, m²), la marge en pourcentage et « Pièces par paquet » ou « m² par paquet ». Le chiffre principal dans la colonne « Qté » est la quantité à acheter, en emballages entiers. Sous le prix, vous voyez ce qu'il représente : « par paquet » ou « par pièce », en dessous — le prix au m².

Bon à savoir. La surface du sol et des murs peut être suggérée par la calculatrice à partir de la surface de la pièce.

3.6 Statuts de la ligne

Pourquoi. Voir en un coup d'œil à quelle étape se trouve chaque ligne, et le système suggère automatiquement l'étape suivante.

Progression des travaux : Nécessite validation → Validé → Commandé → En transit → Livré → Accepté ou Écart → Installé. Séparément — « Refusé » : cette ligne n'est pas incluse dans les totaux et est estompée.

Honoraires du studio et services. Les honoraires ont leur propre chaîne courte : À valider → Validé → Facture client émise → Payé partiellement → Payé par le client. Pas de fournisseur pour les honoraires : aucun paiement fournisseur ni tâche de commande, de facture fournisseur, de métré, de livraison ou de réception. Après validation, la tâche «Facturer le client» apparaît ; elle se ferme seule dès que le statut passe à «Facture client émise» ou plus loin. Un service suit Validé → En cours → Réalisé → Réceptionné, sans «En transit» ni «Installé» ; le paiement au prestataire reste.

Paiement : Nécessite demande de facture → Facture demandée → En attente de paiement fournisseur → Acompte versé au fournisseur → Payé au fournisseur.

Comment changer. Clic sur le statut → « Changer le statut ». Vous pouvez ajouter un commentaire et une pièce jointe.

Ce que le système fait automatiquement.

• Date de livraison réelle saisie — statut « Livré ». Date de pose saisie — « Installé ».
• Tâche « Commander » clôturée — statut « Commandé ».
• Après un changement de statut, la tâche suivante apparaît (section 6).

Couleurs du devis. La couleur de la ligne indique le statut de l’article : fond pâle et bande vive à gauche. Gris — validation requise, bleu clair — validé, pêche — commandé, lavande — en transit, menthe — livré, vert foncé — réceptionné et posé, violet — écart à la réception. Une ligne refusée est pâle et grise. Un fond gris sans bande est une alternative sous l’article principal. Un cadre jaune marque la ligne ouverte depuis une tâche ou une notification.

Le paiement ne change pas la couleur de la ligne. C’est une échelle à part : les étiquettes de la colonne « Paiement ». Une ligne peut donc être bleu clair (« Validé ») alors que le paiement indique « Facture à demander » — c’est normal. L’étiquette « Indisponible » signifie que le produit était absent du site du fournisseur lors de la dernière vérification ; « Prix sur demande » dans le prix — le prix doit être demandé. Le bouton « Couleurs » à côté du filtre des statuts explique chaque couleur.

3.7 Équivalents

Pourquoi. Proposer au client une alternative : moins chère, livraison plus rapide ou disponible en stock.

Comment faire. « Détails de la ligne » → « Ajouter un analogue » → « Ajouter par URL », « Choisir dans la liste de souhaits » ou « Sélectionner dans le catalogue ». L'équivalent s'insérera dans le devis comme une branche sous l'article principal.

Bon à savoir. « Trouver des alternatives » sélectionnera des produits similaires dans le catalogue général par catégorie, description, photo et style.

3.8 Fournisseur et paiement

Pourquoi. Centraliser pour chaque ligne le fournisseur, les factures, les reçus, l'acompte, le solde et les dates.

Comment faire.

1. Devis → dans la ligne de l'article « Fournisseur et paiement » (ou dans les « Détails de la ligne »). Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la fenêtre s'ouvrira pour toutes : « Fournisseur et paiement — N lignes », l'acompte sera réparti proportionnellement.
2. Sélectionnez le fournisseur. S'il n'est pas dans la liste — « + Ajouter une entreprise » : un formulaire court, il sera enregistré dans « Fournisseurs ». Le pays par défaut est le pays du projet.
3. « Paiement fournisseur » — par défaut 100%. Si vous payez en plusieurs fois, cochez « C’est un acompte » et ajoutez les parties via « + une autre partie ».
4. « Factures du fournisseur » : téléchargez un ou plusieurs fichiers, insérez une capture d'écran via Ctrl+V ou un lien Google Drive. Indiquez la « Date de la facture » et la « Date limite de paiement » — elle sera renseignée à partir de la chronologie.
5. « Délais : livraison et pose » — date de livraison et de pose prévue et réelle.

Bon à savoir.

• Le système proposera de régler le solde de l'acompte 2 jours ouvrables avant l'expédition et créera une tâche.
• Les factures et reçus joints sont automatiquement classés dans Fichiers → « Factures, paiements, reçus ».
• Vous pouvez joindre un devis fournisseur (par exemple, pour des fenêtres) à une ligne : le total du devis deviendra le prix d'achat, le prix client ne changera pas. Le détail du devis et le PDF sont visibles dans « Devis fournisseur » → « Ouvrir le PDF ».

3.9 Report de la date de livraison

Pourquoi. Ne pas perdre de vue les délais non respectés et comprendre quels fournisseurs sont fiables.

Comment faire. « Fournisseur et paiement » → « Délais : livraison et pose » → modifiez la date prévue → choisissez la « Raison du report » (fournisseur a reporté, production, livraison ou douane, à notre demande, autre) et si vous le souhaitez, ajoutez un commentaire.

Ce que le système fait automatiquement.

• La ligne est commandée ou payée, mais il n'y a pas de date de livraison — tâche « Demander la date de livraison à {fournisseur} ».
• La date prévue est passée, mais l'article n'est pas arrivé — tâche urgente « Demander une nouvelle date de livraison à {fournisseur} ».
• Nouvelle date ou fait de livraison saisi — la tâche se ferme automatiquement.

Où consulter. Dans les « Détails de la ligne » — « Historique des dates de livraison ». Dans « Fournisseurs » — colonne « Reports » : combien de fois le fournisseur a reporté et de combien de jours en moyenne. Les raisons sont visibles au survol.

3.10 Mesure et réception

Mesure. Pour les meubles sur mesure, les panneaux muraux, les fenêtres et les portes intérieures, la mesure est incluse par défaut. Indiquez la date prévue et la date réelle. Le système créera une tâche « Effectuer la mesure », un 📐 apparaîtra sur la chronologie. Tant que la mesure n'est pas effectuée, la ligne aura le badge « En attente de relevé ».

Réception sur site.

1. Lorsque la ligne est « Livré », le responsable reçoit une tâche pour la réceptionner sur site.
2. Dans la ligne de l'article, cliquez sur « Réception ». Dans la section « Contrôle », vérifiez la référence, la couleur, les dimensions et la quantité, joignez les « Bons de livraison » et le « Rapport photo ».
3. « Vérification IA des étiquettes » : photographiez l'étiquette, le système lira les codes et l'EAN et les comparera avec la ligne du devis.
4. Résultat — « Accepté » ou « Écart ». Le commentaire sera utile pour une réclamation auprès du fournisseur.