Proposta de Design de Interiores para o Cliente Sem Preços Internos

Uma proposta de design de interiores para o cliente deve mostrar o que o cliente compra, em que divisão, em que quantidade e a que preço para o cliente. Não deve mostrar nada sobre preços de compra, descontos de fornecedores, margens ou lucros. A forma fiável de lá chegar é preparar primeiro o orçamento de trabalho, exportar apenas as divisões e os itens que necessitam de uma decisão e verificar o ficheiro antes de o enviar. Abaixo está o processo, mais uma lista de verificação dos locais onde os números internos costumam vazar.

O que pertence a uma proposta para o cliente

O seu orçamento de trabalho serve três leitores: você, o gestor de compras e o cliente. Cada um precisa de colunas diferentes. Decida uma vez o que o cliente vê, depois aplique a mesma regra a todos os projetos.

Elemento	No PDF do cliente	Comentário
Foto, nome, descrição	Mostrar	Verifique o texto da descrição para observações internas
SKU, dimensões, acabamento	Mostrar	O cliente precisa deles para aprovar
Quantidade e preço para o cliente	Mostrar	Use embalagens inteiras para azulejos, papel de parede e pavimentos
Totais por divisão e total geral	Mostrar	Os itens rejeitados não devem ser contados
Alternativas (mais baratas, mais rápidas, em stock)	Mostrar, claramente rotuladas	Dê um total base e um total com alternativas
Preço de lista, desconto do fornecedor, preço de compra	Ocultar	Interno
Margem e lucro	Ocultar	Interno
Pagamentos a fornecedores, adiantamentos, faturas de fornecedores	Ocultar	Mostrar apenas se o seu contrato o disser
Notas internas, comentários de tarefas	Ocultar	Releia cada descrição antes de exportar

Porque a cadeia de preços importa

As colunas internas estão ligadas: altere uma e as outras movem-se. Eis um exemplo com etiquetas, em EUR.

Passo (exemplo)	Valor
Preço de lista de um sofá	2.000 EUR
Desconto do fornecedor 15%	1.700 EUR preço de compra
Margem 20% sobre o preço de compra	+340 EUR
Preço para o cliente	2.040 EUR

A proposta do cliente contém apenas a última linha. Se não tiver a certeza de como a sua margem se traduz num preço para o cliente, verifique-a primeiro com a calculadora de margens, para não alterar preços depois de a proposta ser enviada.

Prepare o orçamento antes de exportar

A maioria dos erros numa proposta provém de um orçamento de origem desorganizado, não da própria exportação. Siga estes passos por ordem.

1. Decida a fase. Uma primeira proposta contém geralmente tudo o que foi proposto. Uma posterior deve conter apenas o que o cliente já acordou. Não misture os dois num só documento.
2. Remova o que foi rejeitado. Os itens que o cliente recusou devem ser excluídos dos totais, caso contrário a soma não corresponderá à sua conversa.
3. Limpe as descrições. Elimine observações como “pedir mais 10% de desconto” ou “fornecedor lento”. Mantenha apenas o texto escrito para o cliente.
4. Resolva preços em falta. Um item com “preço a pedido” faz com que o total pareça inferior ao que será. Obtenha o preço ou marque a linha claramente como uma estimativa.
5. Verifique as quantidades. Para materiais de acabamento, confirme a quantidade líquida, reserve para cortes e o número de embalagens inteiras.
6. Atribua cada item a uma divisão. Itens sem divisão acabarão num bloco geral e confundirão um documento divisão a divisão.
7. Compare com o orçamento aprovado. Se o total for superior, decida como explicar isso antes que o cliente o descubra.

Checklist de prontidão rápida

• Cada linha tem uma foto, nome, SKU e dimensões.
• Nenhuma linha mostra um preço de compra ou uma percentagem de margem.
• A moeda é a mesma em todo o documento, ou a conversão é explicada.
• A entrega está incluída no item ou listada como uma linha separada, não ambas.
• Os totais correspondem à soma das divisões que você está enviando.

Escolha o escopo: divisões, itens, alternativas

Um único documento de 40 páginas para todo o apartamento é difícil de aprovar. Os clientes respondem mais rapidamente a um documento curto com uma decisão clara no final.

Uma divisão de cada vez

Se a cozinha estiver pronta e o quarto não, envie apenas a cozinha. O cliente vê um quadro completo de uma divisão e o total da divisão, e você evita perguntas sobre linhas que ainda estão em andamento.

Apenas os itens que precisam de decisão

Às vezes, você precisa de aprovação para cinco itens de oitenta: iluminação, um sofá e três cadeiras. Selecione exatamente essas linhas e exporte-as. Uma lista curta obtém uma resposta em um dia, enquanto um orçamento longo com cinco perguntas em aberto muitas vezes espera uma semana.

Alternativas sob o item principal

Se o cliente hesitar sobre um preço, mostre uma opção mais barata ou mais rápida ao lado da principal em vez de fazer um segundo orçamento. Regras que funcionam bem:

• Ofereça uma ou duas alternativas por item, não cinco.
• Rotule-as como alternativas para que ninguém as conte duas vezes.
• Dê dois totais: o total base e o total se o cliente escolher as alternativas.
• Verifique se a alternativa difere de uma forma que o cliente entenda: preço, prazo de entrega ou disponibilidade.

Verifique o ficheiro antes de enviar

Abra o ficheiro exportado como se fosse o cliente e leia-o de cima a baixo. Demora cinco minutos e poupa-lhe as piores conversas constrangedoras.

Onde os números internos costumam vazar

• Exportações de folhas de cálculo. Uma folha de cálculo pode conter todas as colunas do orçamento de trabalho. Envie um PDF ao cliente, a menos que tenha verificado cada folha e coluna pessoalmente.
• Capturas de ecrã. Uma captura de ecrã do ecrã de trabalho com as colunas de economia visíveis é a fuga mais comum em chats.
• Partilha de ecrã. Mude para a vista voltada para o cliente antes de uma chamada, não durante ela.
• Texto descritivo. Observações internas digitadas num nome ou descrição entram no documento como estão.
• Documentos anexados. As faturas do fornecedor mostram os seus preços de compra. Anexe apenas o que o cliente deve ver.

Lista de verificação final antes de enviar

• O ficheiro é um PDF, e o nome inclui o projeto, o âmbito e uma versão, por exemplo “Projeto_Cozinha_proposta_v2”.
• O logótipo e os detalhes do seu estúdio estão corretos.
• Os preços e as fotos estão ligados ou desligados exatamente como pretendia.
• Apenas as divisões ou itens planeados estão presentes.
• As alternativas estão rotuladas e ambos os totais estão visíveis.
• O e-mail de capa diz o que precisa: aprovar, escolher uma de duas opções ou confirmar o orçamento, com uma data.

Como fazer isso no ArchiBoard

No ArchiBoard, o PDF do cliente é gerado a partir do mesmo orçamento em que você trabalha. Figuras internas (preço de compra, margem, lucro) não são incluídas no PDF do cliente. Os passos abaixo seguem o fluxo de “Exportar para PDF”; mais detalhes estão no capítulo de ajuda de exportação.

1. Abra o projeto e vá para Orçamentos. Para ler o orçamento da forma como o cliente verá, defina o “Modo de visualização do orçamento” para “Especificação” e escolha “Preliminar” ou “Aprovado”.
2. Se precisar apenas de parte dos itens, marque-os com as caixas de seleção. Shift+clique seleciona um intervalo.
3. Clique em Exportar para PDF.
4. Em Cômodos, selecione os cômodos que você precisa ou “Orçamento completo”. Se você marcou itens, ative “Apenas itens selecionados”.
5. Ative ou desative preços e fotos. Se quiser mostrar uma opção mais barata, inclua alternativas. Elas aparecem abaixo do item principal com o rótulo “Opção alternativa”, com o total base e o total com alternativas na parte inferior.
6. Clique em Baixar PDF e abra o arquivo para uma verificação final.

O logotipo no documento vem de Configurações do perfil → “Profissional”, então defina-o uma vez. Tenha cuidado com “Exportar para Excel”: ele produz uma planilha com todos os campos, então use-a para o seu próprio trabalho, não como arquivo do cliente. Se você quiser que o cliente acompanhe as aprovações online em vez de receber arquivos, veja o portal do cliente. Lá você escolhe quais dados eles veem. Para o fluxo de trabalho de orçamentação mais amplo, veja orçamentos. Os passos exatos de exportação estão no capítulo de ajuda sobre exportação de orçamentos.

FAQ

O cliente verá minha margem no PDF?

Não. No ArchiBoard, os valores internos do estúdio (preço de compra, margem e lucro) não são incluídos no PDF do cliente. Ainda assim, abra o ficheiro descarregado e leia-o antes de enviar, e verifique também o texto da descrição, pois tudo o que escreveu lá entra no documento como está escrito.

Devo enviar um PDF ou um ficheiro Excel para o cliente?

Envie um PDF. É fixo, fácil de ler num telemóvel e não convida a edições. Uma exportação em Excel contém uma folha com todos os campos, incluindo os internos, pelo que serve para o seu próprio trabalho ou para um colega da equipa. Se um cliente pedir explicitamente uma folha de cálculo, verifique todas as colunas antes de a enviar.

Como envio apenas a cozinha?

Abra Orçamentos e clique em “Exportar para PDF”. Em “Salas”, deixe apenas a cozinha selecionada e, em seguida, clique em “Descarregar PDF”. O cliente recebe uma sala com o seu próprio total e nada sobre as outras salas. Isto funciona bem quando as salas são aprovadas em momentos diferentes.

Como apresento uma opção mais barata sem um segundo orçamento?

Adicione um análogo ao item e, em seguida, inclua alternativas ao exportar. A opção mais barata aparece por baixo do item principal com o rótulo “Opção alternativa”. O documento mostra dois totais: o total base e o total com alternativas. O cliente compara as duas opções num só lugar.

Quando é que um link é melhor do que um PDF?

Um PDF é um instantâneo, pelo que fica desatualizado quando preços ou datas mudam. Um link para o portal do cliente mostra a estimativa atual, datas de entrega e cronograma de pagamentos, e permite ao cliente aprovar ou rejeitar itens. Use um PDF para uma proposta formal ou uma assinatura, e um link para aprovações contínuas.