Importer une estimation depuis Google Sheets sans perdre de données

Pour importer une estimation depuis Google Sheets sans perdre de données, nettoyez d'abord le tableau source, assurez-vous que chaque colonne représente une seule chose et rapprochez les totaux après l'importation. L'importation elle-même prend quelques minutes. Ce qui détermine le résultat, c'est la cohérence de la feuille de calcul. Cet article décrit le processus que j'utilise lorsqu'un studio déplace une estimation terminée d'une feuille de calcul vers un outil de gestion de projet.

Préparez la feuille source avant d'importer

La plupart des problèmes d'importation proviennent de la feuille de calcul, pas de l'outil. Un tableau qui mélange quantités et unités, prix et symboles monétaires, et sous-totaux et articles est difficile à analyser pour n'importe quel logiciel. Passez dix minutes sur la source et le reste se fera rapidement.

1. Faites une copie. Travaillez sur un doublon de la feuille et gardez l'original intact. Si l'importation nécessite une deuxième tentative, vous avez un point de départ propre.
2. Gardez une seule ligne d'en-tête. Placez les titres des colonnes dans une seule ligne en haut du tableau. Évitez les cellules fusionnées dans le corps du tableau.
3. Une ligne, un article achetant. Ne mettez pas un canapé et ses coussins dans la même cellule. Si vous l'achetez comme un produit séparé, donnez-lui sa propre ligne.
4. Marquez les pièces de manière cohérente. Utilisez des titres de section (« Cuisine », « Chambre ») ou une colonne Pièce séparée, mais pas les deux de différentes manières sur différents onglets.
5. Séparez les nombres du texte. Quantité dans une colonne, unité dans une autre, prix comme un nombre simple. Évitez les entrées comme « 2 pcs. » ou « env. 450 » dans les cellules numériques.
6. Donnez aux liens leur propre colonne. Une URL de produit dans une colonne dédiée est plus fiable qu'un lien enfoui dans une description.
7. Gérez les sous-totaux de manière réfléchie. Les lignes de sous-total et de total peuvent être lues comme des articles. Déplacez-les sous le tableau ou marquez-les clairement pour pouvoir les ignorer.
8. Notez le total source. Vous avez besoin d'un numéro de contrôle à comparer après l'importation.

Liste de contrôle avant importation

• La feuille est une copie, et l'original est sauvegardé.
• Il y a une ligne d'en-tête et aucune cellule fusionnée dans le tableau.
• Chaque ligne représente un seul produit, service ou frais.
• La quantité, l'unité et le prix sont dans des colonnes séparées, et les cellules numériques ne contiennent que des nombres.
• La devise est indiquée par colonne ou par ligne, et non devinée à partir de symboles dans le texte.
• Les liens des produits sont dans leur propre colonne.
• La feuille est accessible par lien si vous prévoyez d'importer à partir de Google Sheets.
• Le grand total de la source est noté.

Décidez quelles colonnes ont du sens

Une estimation a généralement plus de colonnes que ce dont l'importation a besoin. Décidez lesquelles sont essentielles, lesquelles sont utiles et lesquelles peuvent rester de côté. L'importation doit contenir tout ce que vous retaperiez autrement à la main, et rien de ce que vous n'avez utilisé que pour des calculs privés.

Colonne	Pourquoi c'est important	Problème typique
Nom	Identifie l'article dans l'estimation et dans les documents clients	Code fournisseur et description mélangés dans une seule cellule
Quantité et unité	Détermine le total de la ligne et la quantité d'achat	Unité tapée à l'intérieur de la cellule de quantité
Prix	Base pour le budget et les totaux	Symbole monétaire ou texte dans la cellule, on ne sait pas si le prix est par unité ou par ligne
Lien produit	Источник фото, размеры, артикул и наличие	Ссылка вставлена как метка, или страница товара больше не существует
Комната	Разбивает бюджет по помещениям	Различные написания одной и той же комнаты
Размеры	Необходимы для спецификаций и проверок приемки	Хранятся только в описании в свободной форме
Фото	Делает документ клиента читаемым	Изображения, плавающие над ячейками вместо того, чтобы находиться в них
Статус или флаг «необязательно»	Отделяет базовую смету от дополнительных опций	Необязательные строки, ошибочно включенные в итог

Если в вашей таблице есть внутренние столбцы, такие как закупочная цена, наценка или маржа, заранее решите, будут ли они включены. Они полезны для вашей собственной экономики, но никогда не должны случайно попасть в файл, предназначенный для клиента. Называйте столбцы четко, чтобы вы могли различать их при сопоставлении.

Обработка комнат, общих предметов и необязательных строк

Структура сметы — это то место, где информация теряется чаще всего. Три ситуации требуют решения перед импортом.

Разделы и комнаты

Если ваша смета сгруппирована по заголовкам разделов, убедитесь, что каждый заголовок является названием комнаты, а не категорией, такой как «Освещение». Смешанная таблица, где одни заголовки — это комнаты, а другие — категории, создает запутанную структуру. Выберите одну логику. Если вам нужны оба варианта, оставьте комнаты в качестве заголовков, а категорию добавьте как столбец.

Предметы, используемые в нескольких комнатах

Le même carrelage ou la même lampe apparaît souvent dans plusieurs espaces. La source la plus propre est une seule ligne avec la quantité répartie par pièce, par exemple « Cuisine 2, Chambre 1 ». Un produit signifie un achat et un paiement, vous ne voulez donc pas trois lignes sans rapport avec trois commandes de fournisseurs différentes. Si votre feuille répète le produit sur plusieurs lignes, décidez s'il s'agit réellement d'un seul achat et fusionnez les lignes avant l'importation.

Lignes facultatives et alternatives

De nombreuses estimations contiennent des articles que le client n'a pas encore acceptés : une amélioration, une alternative moins chère, un extra décoratif. Marquez-les avec une étiquette claire « Facultatif » dans la feuille. Sinon, ils gonflent le total et la première réconciliation ne correspondra pas.

Lignes qui ne sont pas des produits

Les frais de conception, la livraison, l'assemblage et l'installation sont des lignes légitimes, mais elles se comportent différemment des produits : il n'y a pas de photo, pas de lien et souvent pas de fournisseur. Gardez-les dans la feuille avec un nom clair afin de pouvoir les reconnaître après l'importation et vérifier leur statut séparément.

Vérifiez le résultat après l'importation

N'envoyez rien au client tant que vous n'avez pas réconcilié l'estimation importée par rapport à la source. Travaillez des grands chiffres vers les détails.

1. Comparez le total général. Utilisez le numéro de contrôle que vous avez noté. S'il diffère, déterminez si la différence est expliquée par des lignes facultatives, des arrondis ou une conversion de devises.
2. Comparez les totaux par pièce. Un total général correspondant peut masquer un article qui a atterri dans la mauvaise pièce.
3. Comptez les lignes. Le nombre d’articles importés doit correspondre au nombre de lignes de produits dans la source, moins les sous-totaux et les lignes vides.
4. Vérifier les articles sans pièce. Les lignes qui n’ont pas pu être attribuées sont généralement regroupées dans un bloc distinct. Répartissez-les dans les bonnes pièces.
5. Ouvrir dix articles au hasard. Vérifier le nom, la quantité, l’unité, le prix, la photo et les dimensions par rapport à la source.
6. Examiner les liens. Les pages de produits qui n’existent plus ne peuvent pas fournir de données. Remplacez ces liens ou remplissez les champs manuellement.

Exemple de rapprochement

Les chiffres ci-dessous sont un exemple illustratif en EUR, pas des données réelles.

Vérifier	Feuille source	Après importation	Conclusion
Lignes de produits	64	64	Correspondances
Total général, EUR	18 450	17 250	Différence de 1 200
Lignes facultatives, EUR	1 200	exclus du total	Explique la différence
Total cuisine, EUR	6 900	6 900	Correspondances
Articles sans pièce	0	3	Attribuer aux pièces

Dans cet exemple, les totaux diffèrent uniquement parce que les lignes facultatives ne sont pas comptées. C’est un résultat correct, mais vous ne pouvez le dire que parce que vous avez vérifié. Les trois articles sans pièce constituent une tâche réelle : attribuez-les avant de passer à autre chose.

Liste de contrôle finale

• Le total général correspond à la source, ou chaque différence est expliquée.
• Les totaux par pièce correspondent.
• Aucun article ne reste sans pièce.
• Les quantités et les unités sont correctes pour les articles vendus en packs, tels que les carreaux ou les revêtements de sol.
• Les liens morts sont remplacés ou les champs sont remplis manuellement.
• Les colonnes internes (prix d’achat, marge) ne sont visibles dans aucun document client.
• Un bref export de test semble correct avant d’être envoyé au client. Notre guide d’exportation couvre les options.

Si vous hésitez encore à savoir si une feuille de calcul est le bon endroit pour une estimation en direct, la comparaison avec Excel et Google Sheets liste ce qui change une fois l'estimation liée à l'approvisionnement et aux finances.

Comment faire dans ArchiBoard

Les étapes ci-dessous suivent le flux d'importation décrit dans le chapitre d'importation des estimations du centre d'aide. Préparez la feuille au préalable, comme décrit ci-dessus.

1. Créez un projet si vous n'en avez pas encore : Accueil → « Nouveau projet », puis entrez un nom et une ville.
2. Ouvrez le projet et allez dans Estimations → « Importer ».
3. Téléchargez un fichier Excel, CSV ou PDF, ou collez un lien Google Sheets. La feuille doit être accessible via le lien.
4. Vérifiez la signification de chaque colonne (nom, quantité, prix, etc.). Le système le détecte généralement automatiquement, mais confirmez-le.
5. Sélectionnez la pièce dans laquelle importer, ou conservez la ventilation du fichier.
6. Cliquez sur « Importer ».
7. Attendez l'étape d'arrière-plan : les articles sont d'abord créés, puis les données des liens produits sont récupérées. Les liens morts sont marqués, vous pouvez donc les corriger.
8. Examinez le résultat par rapport à votre total de contrôle. Répartissez tout ce qui se trouve dans le bloc « Aucune pièce » dans les bonnes pièces.
9. Si quelque chose s'est mal passé, ouvrez le fil d'activité → « Annuler l'importation », corrigez la source et importez à nouveau.

Several things are recognised for you. Estimate sections become project rooms, either existing or new. An item split between rooms, such as “Kitchen 2, Bedroom 1”, is kept as one row with a share and total for each room. Photos from cells are placed on their items. Dimensions are taken from a column, from the description, or from the product page via the link. In PDF files, scans are also recognised and sums are checked against the total. Items marked “Optional” are not included in the total.

If the file is a supplier quote and not your own estimate, enable “This is a supplier quote” and fill in “Quote no.” and “Quote date”. More detail is in the import help chapter.

FAQ

Does the Google Sheet have to be public to import it?

The sheet must be accessible via the link you paste, so the import can read it. Check this in an incognito window before you start. If you prefer not to open the sheet, download it as an Excel or CSV file and upload the file instead.

Can I import only some of the rows?

The simplest way is to prepare the source: copy the sheet, delete the rows you do not need, and import the copy. You can also import everything and then remove unwanted items. If you remove too much, the Activity Feed lets you restore changes from the last 30 days.

What happens to photos stored in the spreadsheet?

Les photos placées dans des cellules sont associées à leurs lignes et attachées aux éléments correspondants. Les images qui flottent au-dessus de la feuille et ne sont pas ancrées à une cellule sont moins fiables. Ancrez-les aux cellules avant d'importer, ou ajoutez les photos plus tard à partir des liens de produits ou manuellement.

Pourquoi le total importé diffère-t-il de ma feuille ?

Les causes habituelles sont les lignes facultatives, qui ne sont pas comptées dans le total, les lignes de sous-total lues comme des éléments, et les différences de devise ou d'arrondi. Comparez d'abord les totaux des pièces pour trouver où l'écart apparaît, puis vérifiez les indicateurs facultatifs et toutes les lignes qui se sont retrouvées sans pièce.

Puis-je annuler une importation si le résultat est erroné ?

Oui. Ouvrez le fil d'activité et utilisez « Annuler l'importation » pour supprimer l'importation entière en une seule étape. Corrigez ensuite la feuille source, par exemple la disposition des colonnes ou les noms des pièces, et relancez l'importation. C'est pourquoi il est important de conserver une copie propre de l'original.

Dois-je conserver la feuille de calcul après l'importation ?

Conservez-la comme une archive de la version de départ, clairement nommée et marquée comme n'étant plus à jour. Une fois que l'estimation est en ligne dans le projet, les modifications ne doivent être apportées qu'à un seul endroit. Deux versions parallèles s'écarteront en une semaine et créeront une confusion quant aux chiffres corrects.