Modelo de Orçamento de Projeto de Design de Interiores: Método de Aquisição

Um modelo de orçamento de projeto de design de interiores funciona quando cada linha carrega os mesmos campos: o que é o item, quanto comprar, quanto você paga ao fornecedor, quanto o cliente paga, quando encomendar e o que já foi pago. Construa-o divisão por divisão, mantenha o preço de compra e o preço do cliente em colunas separadas e adicione as linhas que são fáceis de esquecer: entrega, instalação e uma contingência. Abaixo estão a estrutura e a ordem de trabalho.

Decida o que o orçamento deve responder

Uma lista de itens tem que servir três leitores, e a maioria dos problemas de orçamento começa quando uma única planilha tenta servir a todos eles sem separar as visualizações.

• O cliente quer saber quanto custa cada divisão e o que foi aprovado.
• O gerente de compras quer saber o que pedir primeiro, de quem e quando deve chegar.
• O estúdio quer saber o custo de compra, a margem e o lucro por item.

Projete o modelo de forma que as mesmas linhas possam mostrar uma visualização do cliente (nome, foto, quantidade, preço do cliente) e uma visualização interna (preço de compra, margem, lucro). Se você tiver que manter dois arquivos separados, eles se desviarão em poucas semanas.

Configure as colunas do modelo

Comece com uma planilha por projeto e um bloco por divisão. Adicione uma categoria para cada linha (móveis, iluminação, acabamentos, têxteis, serviços). Totais por divisão e por categoria são ambos necessários: o primeiro para a conversa com o cliente, o segundo para comparar com o orçamento aprovado.

Grupo de colunas	Colunas	Propósito
Identificação	Quarto, categoria, nome do item, foto, link, SKU, dimensões	Ordem e aceitação inequívocas
Quantidade	Quantidade líquida, %, reserva, unidade, peças ou m² por embalagem, quantidade a comprar	Volume de compra correto
Preço	Preço de lista, desconto do fornecedor, preço de compra, %, preço para o cliente, lucro	Rendimento do estúdio e total do cliente
Fornecedor	Fornecedor, moeda, número da cotação	Agrupamento de pedidos e pagamentos
Logística	Tempo de entrega, data de necessidade no local, data de pedido, entrega planeada e real	Evitar atrasos
Status e pagamento	Status de aprovação, encomendado, entregue, aceite; fatura, adiantamento, saldo	Acompanhamento e planeamento de caixa

Mantenha duas escalas de preços separadas

O preço de compra e o preço para o cliente são números diferentes com proprietários diferentes. Nunca substitua um pelo outro. Calcule o preço para o cliente a partir do preço de compra e da margem, para que uma alteração no desconto do fornecedor mova toda a linha de forma consistente.

Preencha quantidades, preços e margem

Trabalhe na folha numa ordem fixa. Fazer as quantidades antes dos preços evita o erro mais comum: um preço unitário correto multiplicado por uma quantidade errada.

1. Liste todos os itens por divisão. Retire-os do conceito aprovado, dos desenhos e do cronograma das divisões. Marque os itens que ainda não foram decididos como preliminares, não como aprovados.
2. Insira as quantidades líquidas. Use a unidade que corresponde à forma como o item é utilizado: m² para azulejos, metros lineares para rodapés, peças para candeeiros.
3. Adicione a reserva. Materiais que são cortados ou combinados (azulejos, papel de parede, pavimentos) necessitam de uma reserva. A percentagem depende do layout e do padrão, pelo que deve ser definida por item, não para todo o projeto.
4. Arredonde para pacotes inteiros. Compra-se caixas e rolos, não metros quadrados exatos. A quantidade a comprar é o número de pacotes, e o preço é calculado com base neles.
5. Introduza o preço de tabela, depois o desconto do fornecedor. O resultado é o preço de compra. Se o preço ainda não for conhecido, marque a linha como «preço a pedido» e mantenha-a fora do total seguro.
6. Aplique a margem e calcule o preço para o cliente. Verifique o lucro por linha e para todo o projeto.
7. Verifique os totais em relação ao orçamento aprovado por divisão e por categoria.

Exemplo: quantidade a comprar

Valores de exemplo para azulejos de chão: área líquida 22 m², reserva 10%, logo 24,2 m² necessários. Uma caixa cobre 1,44 m². 24,2 / 1,44 = 16,8, logo compre 17 caixas, o que equivale a 24,48 m². A 48 EUR por m², a linha custa 1.175,04 EUR ao preço de compra.

Exemplo: preço, margem e lucro

Margem e lucro são números diferentes, e confundi-los é uma fonte frequente de preços incorretos para o cliente. A tabela mostra uma linha com números ilustrativos. Pode testar os seus próprios números no calculador de margem.

Etapa	Valor (exemplo, EUR)
Preço de tabela	1.000
Desconto do fornecedor 15%	−150
Preço de compra	850
Margem 30% sobre o preço de compra	+255
Preço para o cliente	1.105
Lucro	255 (cerca de 23% do preço para o cliente)

Decida uma vez se o seu estúdio fala de margem ou de lucro, e use esse termo no cabeçalho do modelo e em conversas com colegas.

Adicione as linhas que geralmente faltam

Um orçamento construído apenas com linhas de produtos é quase sempre baixo demais. Os custos em falta não são exóticos; simplesmente não têm uma página de produto. Adicione-os como linhas separadas para que permaneçam visíveis e possam ser aprovados pelo cliente por si só.

• Entrega no local, e separadamente para o estúdio ou armazém se os bens forem consolidados.
• Montagem, transporte e desembalagem, especialmente para móveis grandes e pedra.
• Instalação de iluminação, mobiliário embutido, louças sanitárias e cortinas.
• Visitas de medição para janelas, portas, painéis de parede e mobiliário embutido.
• Fixações, acabamentos, perfis, adesivos e outros pequenos materiais que o produto não inclui.
• Taxas alfandegárias, impostos ou taxas de importação se os bens cruzarem uma fronteira, conforme aplicável ao seu projeto.
• Taxa de estúdio ou outras linhas de serviço, mantidas separadas dos itens do fornecedor.
• Contingência, apresentada como sua própria linha, não escondida dentro dos preços dos itens.

Contingência como uma linha visível

O tamanho certo depende de quão completa é a especificação e quantas linhas ainda estão em pedido. Um projeto com preços aprovados e dimensões medidas precisa de menos do que um com muitos itens preliminares. Indique a percentagem no orçamento e concorde com o cliente como ela pode ser utilizada.

Conecte o orçamento às datas de encomenda e controle-o

Um orçamento sem datas diz-lhe quanto custa o projeto, mas não quando o dinheiro e as decisões são necessários. Para cada item, calcule a data de encomenda retroativamente a partir do dia em que ele deve estar no local.

1. Pegue a data em que o item é necessário no local, a partir do cronograma da construção.
2. Subtraia o prazo de entrega do fornecedor, incluindo produção e envio.
3. Subtraia um buffer para entrega e aceitação, para que um defeito ainda possa ser corrigido.
4. Subtraia o tempo que o cliente precisa para aprovar o item.
5. Ordene a lista por data de pedido. O topo da lista é o que você persegue esta semana.

Exemplo: um sofá é necessário no local no dia 0, o prazo de entrega é de 8 semanas, o buffer é de 1 semana e a aprovação leva 1 semana. O cliente deve aprová-lo 10 semanas antes do dia 0. As dependências entre fases e compras são mais fáceis de ver num cronograma de aquisições do que numa coluna de planilha.

Revisão de rotina

• Atualize o status de cada item quando ele mudar, não no final da semana.
• Registre as alterações de preço com o motivo, para que uma diferença entre o orçamento inicial e o final possa ser explicada.
• Registre cada pagamento contra o item: adiantamento, saldo, data.
• Reagende as datas de entrega na planilha e anote o motivo; fornecedores com atrasos repetidos devem ficar visíveis.
• Compare a estimativa com o orçamento aprovado por divisão antes de cada reunião com o cliente.
• Mantenha faturas e recibos anexados à linha a que pertencem.

Como fazer no ArchiBoard

A mesma estrutura está disponível como uma estimativa na aplicação: veja estimativas e especificações para a visão geral e o capítulo de importação de estimativas para mover uma planilha existente.

1. Na tela inicial clique em «Novo Projeto» e insira o nome, a cidade e a função do seu estúdio.
2. Abra Projeto → «Divisões» → «Adicionar divisão» para cada divisão.
3. Se já tem um orçamento numa folha de cálculo, abra Estimativas → «Importar», carregue um ficheiro Excel, CSV ou PDF ou cole uma ligação do Google Sheets, verifique o significado de cada coluna, escolha uma divisão ou mantenha a discriminação do ficheiro e clique em «Importar». Um erro pode ser desfeito em «Feed de Atividade» com «Anular importação».
4. Para adicionar itens de lojas online, clique em «Adicionar item», cole a ligação do produto, clique em «Preenchimento automático», verifique os campos e clique em «Guardar item». O web clipper faz o mesmo a partir da página da loja.
5. No cartão do item, introduza a quantidade líquida, a reserva em percentagem e «Peças por embalagem» ou «m² por embalagem». A coluna «Qtd.» mostra então quanto comprar em embalagens inteiras.
6. Mude o «Modo de visualização da estimativa» para «Economia» para ver a cadeia desde o MSRP até ao desconto do fornecedor, aquisição, margem e lucro até ao preço do cliente. «Especificação» mostra a versão sem finanças internas.
7. Use o interruptor «Preliminar» e «Aprovado» para separar o que é apenas proposto do que o cliente acordou.
8. Abra «Por prioridade de encomenda» na estimativa, ou o bloco «Compras futuras» em «Linha do tempo», para ver o que deve ser encomendado primeiro.
9. Em «Finanças do Projeto», introduza o orçamento aprovado. Um aviso aparece quando a estimativa o excede.
10. Para enviar uma versão ao cliente, clique em «Exportar para PDF», escolha as divisões e clique em «Descarregar PDF». O preço de compra, a margem e o lucro não estão incluídos no PDF do cliente.

FAQ

O que deve incluir um modelo de orçamento de projeto de design de interiores?

No mínimo: divisão, categoria, item com link ou SKU, quantidade a comprar, fornecedor, preço de compra, margem de lucro, preço para o cliente, prazo de entrega, data de encomenda, estado de aprovação e estado de pagamento. Adicione linhas separadas para entrega, instalação, serviços e contingência. Sem estes, o orçamento cobre apenas produtos e subestima o custo real do projeto.

O cliente deve ver os preços de compra e a margem de lucro?

Isso depende do seu contrato e do seu modelo de honorários. Se trabalhar com margem de lucro ou uma parte do desconto do fornecedor, a maioria dos estúdios mostra ao cliente apenas o preço final. O que quer que escolha, mantenha as colunas internas separadas para que a exportação para o cliente possa ser produzida sem elas e sem eliminação manual.

Como lidar com itens cujo preço ainda não é conhecido?

Marque-os como «preço a pedido» e mantenha-os visíveis na lista. Não insira um palpite como se fosse uma cotação. Se precisar de um valor de trabalho, coloque-o numa linha estimada claramente marcada e substitua-o assim que o fornecedor responder. Reveja tais linhas antes de cada reunião com o cliente.

Quanta contingência devo adicionar?

Não há um valor universal. Depende de quão completa é a especificação, quantos preços ainda estão em aberto e quão complexo é o local. Mostre-o como uma linha separada com uma percentagem declarada e concorde com o cliente o que ela cobre. Reduza-a à medida que os itens são aprovados e encomendados.

Uma folha de cálculo é suficiente, ou preciso de uma ferramenta dedicada?

Uma planilha é suficiente para um projeto pequeno com uma pessoa a mantê-la. Torna-se difícil de gerir quando várias pessoas a editam, quando precisa de vistas de cliente e internas a partir dos mesmos dados, ou quando pagamentos e datas de entrega têm de ser rastreados por item. Escolha com base em quantas pessoas e projetos dependem do ficheiro.

Com que frequência o orçamento deve ser atualizado?

Atualize-o sempre que um preço, quantidade, estado ou data mudar, e reveja-o completamente antes de cada reunião com o cliente e de cada ronda de encomendas. Atualizações pequenas e frequentes demoram menos tempo do que uma reconciliação mensal, e mantêm as datas de encomenda fiáveis.