FF&E Specification Template: What It Must Include

A FF&E specification template is a table where every piece of furniture, fixture and equipment gets one row and the same set of fields: what exactly it is, which variant, how many, from which supplier, and when it must be on site. A good template lets a procurement manager, a contractor and a client read the same row and reach the same conclusion without a phone call. Below are the fields that matter, a way to build the template step by step, an example row and a checklist to run before you issue the document.

What an FF&E specification must include

Think of each row as a purchase order in waiting. If someone could order the item from that row alone, the row is complete. Group the fields into blocks so that the template stays readable as it grows.

Field group	Fields	Why it matters
Identification	Item code (for example LT-01, SF-02), room, category, short name	Everyone refers to the same item in drawings, emails and orders.
Product definition	Brand or manufacturer, model, SKU, product link, photo	Prevents a similar-looking substitute from being ordered.
Variant	Colour, material, finish, fabric or grade, options such as left or right configuration	The right model in the wrong finish is still a wrong delivery.
Dimensions and technical data	Width × depth × height, packaging size, weight if relevant, power, water or fixing requirements	Checks fit, access routes and coordination with the contractor.
Quantity	Quantité nette, unité, réserve, taille du paquet, quantité à acheter	Sépare ce dont la pièce a besoin de ce qui doit être commandé.
Commercial	Fournisseur, prix unitaire, devise, remise, référence du devis et validité	Relie la spécification au budget.
Calendrier	Délai de livraison, date limite de commande, livraison prévue, statut, personne responsable	Indique ce qui doit être commandé en premier et qui est responsable.
Notes	Alternatives, exigences de conformité ou de certification, instructions d'entretien, garantie	Conserve les décisions et les contraintes attachées à l'article.

Champs que vous pouvez omettre de la version client

Conservez un modèle principal, mais publiez deux vues. La version client et entrepreneur montre l'identification, la définition du produit, la variante, les dimensions, la quantité et les dates de livraison. La version interne ajoute le prix d'achat, la remise, la marge et les conditions du fournisseur. Si les deux vivent dans un tableau, masquer les colonnes est plus sûr que de maintenir deux fichiers séparés qui divergent.

Comment construire le modèle étape par étape

1. Corrigez d'abord la logique du code article. Utilisez un préfixe pour la catégorie et un numéro séquentiel, par exemple SF pour les sièges, LT pour l'éclairage, TL pour le carrelage. Les codes ne doivent pas changer lorsqu'une pièce est renommée ou que des articles sont déplacés.
2. Décidez du regroupement. La plupart des studios regroupent par pièce pour le client et par catégorie ou fournisseur pour l'approvisionnement. Mettez la pièce et la catégorie dans des colonnes séparées afin qu'un tableau puisse être trié dans les deux sens.
3. Ajoutez le bloc de définition du produit. Exigir marca, modelo y SKU para cada fila. Si el artículo es hecho a medida, escribir «personalizado» en el campo modelo y referirse a un número de dibujo en su lugar.
4. Dividir la cantidad en tres columnas. Cantidad neta (lo que necesita la habitación), reserva (corte, rotura, reparaciones futuras) y cantidad a comprar (neta más reserva, redondeada al alza a paquetes enteros). Una columna llamada “Cantidad” oculta la lógica y provoca déficits.
5. Añadir tiempo de entrega y una fecha límite de pedido. Fecha límite de pedido = fecha requerida en obra − tiempo de tránsito − tiempo de producción o de stock − un margen. El margen es tu elección; dos semanas es una cifra de trabajo común para productos importados, pero depende del proveedor.
6. Añadir una columna de estado con una lista fija. Por ejemplo: necesita aprobación, aprobado, pedido, en tránsito, entregado, aceptado, instalado, rechazado. Una lista fija permite filtrar, como “todo aprobado pero aún no pedido”.
7. Reservar espacio para alternativas. Añadir una columna o sub-fila para una opción más barata o más rápida. El cliente pedirá una sobre los artículos más caros, y es más fácil cuando la estructura ya existe.
8. Probar la plantilla en una habitación real. Rellenar una habitación completa, luego pedir a un colega que no trabajó en ella que encuentre cualquier artículo, su proveedor y su fecha límite de pedido. Corregir las columnas que le ralentizan.

Un ejemplo de fila y el nivel de detalle correcto

Los valores a continuación son solo ilustrativos. Muestran cuán detallada debe ser una fila.

Campo	Valor de ejemplo
Código / habitación	LT-03 / Comedor
Producto	Lámpara colgante, marca X, modelo “Arc 60”, SKU 123-456
Variante	Laiton harjattu, opaalilasi, kaapelin pituus 2,5 m
Mitat	Ø 600 × K 280 mm; pakkaus 650 × 650 × 350 mm
Tekniset tiedot	Himmennettävä ohjain, kattokotelokiinnitys, 230 V
Määrä	3 kpl netto, 0 varalla, 3 ostettavaksi
Hinta	420 EUR/kpl, 1 260 EUR yhteensä
Toimitusaika	8 viikkoa tuotantoa + 1 viikko kuljetusta
Tila	Hyväksytty
Huomautus	Vaihtoehto: malli «Arc 45», 310 EUR, varastossa

Tiedot tyyppikohtaisesti

• Irtonaiset huonekalut: tarkka malli, verhoilu- tai pintakoodi, kokonaismitat, istuinkorkeus tarvittaessa, jalka- tai pohjavaihtoehdot.
• Valaistus: valonlähdetyyppi, värilämpötila, himmennysmenetelmä, kiinnitystyyppi, kaapelin tai tangon pituus, ohjaimen sijainti.
• Pintamateriaalit (laatat, lattiamateriaalit, tapetit): mallisto, väri, erä, jos toimittaja käyttää eri eriä, pakkauskoko ja varaprosentti.
• Sisäänrakennetut ja mittatilaustuotteet: piirustusnumero, materiaali- ja pintaluettelo, helat ja kenttä paikan päällä tehtävälle mittauspäivämäärälle. Määrittely ei voi olla lopullinen ennen mittausta.
• Laitteet ja kodinkoneet: malli, liitäntävaatimukset, asennustila ja ilmanvaihto sekä toimitussisältö (mitä sisältyy pakkaukseen).

Määräesimerkki pintamateriaaleille

Esimerkki: lattia 38 m² netto, 10 % varalla. Tarvitaan: 38 × 1,10 = 41,8 m². Yksi pakkaus kattaa 1,44 m², joten 41,8 / 1,44 = 29,03, mikä tarkoittaa 30 pakkausta. Ostettava määrä: 30 pakkausta = 43,2 m². Määrittelyssä tulisi näkyä 38 m², 10 %, 1,44 m² per pakkaus ja 30 pakkausta, jotta kuka tahansa lukija voi toistaa laskelman.

Tarkista määrittely ennen sen julkaisemista

Vérifiez l'ensemble du tableau, pas seulement quelques lignes aléatoires. La plupart des erreurs se répètent sur plusieurs lignes car elles proviennent d'un manque dans le modèle.

• Chaque ligne possède un code unique, une pièce et une catégorie.
• Chaque ligne contient la marque, le modèle ou le SKU, ainsi qu'un lien ou une référence de dessin.
• La finition, la couleur et le matériau sont décrits explicitement, et non « comme sur le rendu ».
• Les dimensions sont indiquées dans un seul système d'unités pour l'ensemble du document.
• La quantité à acheter est un nombre entier de packs ou de pièces.
• Chaque ligne indique un fournisseur, un prix avec la devise et un délai de livraison.
• Les dates de commande sont calculées et les plus anciennes sont visibles en haut de la vue d'approvisionnement.
• Les articles avec un long délai de livraison (sur mesure, importés, fabriqués à la commande) sont signalés.
• Les lignes en attente de mesure ou d'approbation du client sont clairement indiquées.
• Les totaux par pièce correspondent au budget convenu avec le client.
• La version client ne contient aucun prix d'achat, remise ou marge.

Erreurs courantes

• Écrire un nom de produit sans SKU, obligeant le fournisseur à deviner la variante.
• Utiliser une seule colonne de quantité pour le besoin net et la quantité commandée.
• Mélanger les devises dans les totaux sans indiquer la conversion.
• Laisser les dates de livraison vides jusqu'à la passation de commande, ce qui masque les achats déjà en retard.
• Modifier une ligne approuvée sans note, de sorte que personne ne sache quelle version le client a signée.

Comment faire dans ArchiBoard

1. Open the project and go to Estimates. If your specification already exists in Excel, CSV, PDF or Google Sheets, click “Import”, upload the file or paste the sheet link, and check what each column means. Details are in the import guide.
2. To add a new item, click “Add item”, paste the product link and click “Auto-fill”. The name, photo, price and currency, brand, SKU, dimensions, availability, delivery time, packaging and unit are pulled in. Check the fields and click “Save item”.
3. In the item card, enter the net quantity, the reserve in percent and “Pieces per package” or “m² per package”. The “Qty” column then shows how much to buy in whole packages.
4. For a cheaper or faster option, open “Item details” → “Add analog”. The alternative appears as a branch under the main item.
5. Open “Vendor & payment” on the row to set the supplier and the planned delivery and installation dates.
6. Switch “Estimate view mode” to “Specification”, which shows what and how much without internal finances. Use “Group by” → “By room” or “By category”, and “Preliminary” or “Approved” to show only what is agreed.
7. Open the “By order priority” view to see which items must be ordered first.
8. Click “Export to PDF”, choose the rooms in “Rooms”, turn prices and photos on or off, and click “Download PDF”. Internal figures such as purchase price, markup and profit are not included in the client PDF.

More about the estimate screen: estimates and specifications and the help chapter on estimates”]}. Pour connaître les délais de commande pour l'ensemble du projet, consultez le calendrier d'approvisionnement.

FAQ

Quelle est la différence entre un planning FF&E et un cahier des charges FF&E ?

En pratique, les termes se chevauchent. Un planning est généralement une liste concise d'articles par pièce avec des codes et des quantités. Un cahier des charges ajoute les détails nécessaires à l'achat et à la vérification de l'article : variante exacte, dimensions, exigences techniques, fournisseur et notes. Si votre tableau peut être utilisé pour passer une commande, appelez-le un cahier des charges.

Le cahier des charges doit-il inclure les prix ?

La version interne devrait, afin que vous puissiez suivre le budget et la marge. La version client peut afficher uniquement le prix client ou aucun prix du tout, selon l'accord. Gardez le prix d'achat, la remise et la majoration hors de tout document qui quitte le studio, et publiez les deux versions à partir d'un tableau maître.

Quelle doit être la précision des dimensions ?

Indiquez la largeur, la profondeur et la hauteur hors tout pour chaque article, ainsi que la taille de l'emballage pour les grandes pièces, car l'emballage détermine si l'article passe par les portes et les ascenseurs. Ajoutez le poids, la hauteur d'assise, les dégagements ou les points de fixation uniquement là où ils affectent l'installation ou le confort. Utilisez un système d'unités dans tout le document.

Ai-je besoin d'alternatives dans le cahier des charges ?

Pour les articles à long délai de livraison ou à prix élevé, oui. Enregistrez une alternative avec son propre prix et délai de livraison, afin que le client puisse choisir rapidement et que le projet ne stagne pas. Pour les articles simples et peu coûteux, une alternative est facultative et ne peut être ajoutée que lorsque le client la demande.

Как следует поступать при изменениях после одобрения клиентом?

Не переписывайте утвержденные строки молча. Измените строку, укажите причину и дату, и сообщите всем, кто работает с документом. Если изменение влияет на цену или доставку, немедленно обновите итоги и дату заказа. Четкая запись об изменениях защитит вас в любом последующем обсуждении того, что было согласовано.