Wie Sie Lieferzeiten für Möbel verfolgen und den Zeitplan einhalten

Um Lieferzeiten für Möbel zu verfolgen, planen Sie vom Datum rückwärts, an dem jeder Artikel vor Ort sein muss, zerlegen die Lieferzeit des Lieferanten in Abschnitte, fügen einen Puffer hinzu und dokumentieren jede Terminänderung samt Grund. Das Ergebnis ist ein Bestelltermin für jeden Artikel und eine kurze wöchentliche Routine, die zeigt, welche Lieferung als Nächstes eine Verzögerung verursacht. Die folgende Methode funktioniert mit jedem Werkzeug, von einer Tabellenkalkulation bis zu einem Beschaffungszeitplan.

Warum Lieferzeiten aus dem Ruder laufen und wo Sie zuerst nachsehen sollten

Die meisten Verzögerungen entstehen nicht allein in der Produktion. Sie entstehen in den Lücken drumherum: eine späte Freigabe durch den Kunden, eine Bestellung, die erst nach dem verschobenen Aufmaß aufgegeben wurde, eine Zahlung, die eine Woche nach der Rechnung beim Lieferanten eintraf, eine Lieferung, die umgeplant wurde, ohne dass es jemand bemerkte. Eine mit «8 Wochen» angegebene Lieferzeit deckt meist nur einen Abschnitt der Kette ab.

Es geht also nicht nur darum, pro Artikel eine einzige Zahl festzuhalten. Sie müssen für jeden Artikel drei Dinge wissen: wann er vor Ort sein muss, wann die gesamte Kette beginnen muss und was gerade mit ihm passiert.

Welche Artikel zuerst Aufmerksamkeit brauchen

Nicht jede Position der Kalkulation braucht dieselbe Kontrolle. Sortieren Sie die Artikel nach dem Risiko, das sie für den Umbauzeitplan bergen.

Die Methode: vom Montagetermin aus rückwärts planen

1. Für jeden Artikel den Termin festlegen, an dem er auf der Baustelle sein muss. : Diesen Termin aus dem Bauzeitenplan ableiten, nicht aus dem Liefertermin des Lieferanten. Fliesen werden benötigt, wenn der Fliesenleger beginnt, eine Küche, wenn Wände und Böden fertig sind, ein Sofa ganz am Ende. Pro Artikel ein Datum notieren, bei Artikeln, die in dieselbe Phase gehen, ein gemeinsames Datum für die Gruppe.
2. Die tatsächliche Lieferzeit schriftlich vom Lieferanten einholen. : Nach einem Datum oder einer Anzahl von Werktagen fragen und klären, was darin enthalten ist (siehe Checkliste unten). Festhalten, ob die Angabe ab Bestelleingang, ab Zahlungseingang oder ab Freigabe der Zeichnungen gilt.
3. Die Lieferzeit in Abschnitte aufteilen. : Aufmaß, Zeichnungsfreigabe, Produktion, Versand, Zoll oder Abfertigung, Wareneingang und Prüfung. Gerade die Abschnitte verschieben sich, deshalb werden sie verfolgt.
4. Einen Puffer einplanen. Puffer ist kein Polster für Ihre eigene Bequemlichkeit. Er deckt eine erwartbare Terminverschiebung ab. Eine verbreitete Faustregel lautet, ihn bei importierten und individuell gefertigten Positionen größer und bei Lagerware kleiner anzusetzen. Legen Sie die Regel einmal für das Projekt fest und wenden Sie sie konsequent an.
5. Berechnen Sie das Bestelldatum. Liefertermin vor Ort minus die Summe aller Teilabschnitte und des Puffers. Addieren Sie die Zeit, die der Auftraggeber für die Freigabe braucht, und die Zeit, die Ihre Buchhaltung für die Zahlung an den Lieferanten benötigt, denn ohne beides beginnt eine Bestellung nicht.
6. Sortieren Sie die Liste nach Bestelldatum. Die Position mit dem frühesten Datum kommt zuerst, unabhängig von Preis oder Raum. Diese Liste öffnen Sie jede Woche.

Beispielrechnung

Veranschaulichendes Beispiel für einen Einbauschrank, der in Woche 20 der Renovierung montiert werden muss. Alle Dauern sind Beispielwerte.

Woche 20 minus 13 Wochen ergibt Woche 7. Die gesamte Kette muss in Woche 7 beginnen, und für das Aufmaß müssen die Wände bis dahin fertig sein. Sind die Wände nicht fertig, ist der Termin für den Schrank bereits gefährdet, und Sie wissen das mehr als drei Monate vor der Montage.

Verfolgen Sie Daten, nicht Eindrücke

Ein Status wie „bestellt“ sagt nichts über den Zeitplan aus. Halten Sie für jede Position einige wenige Termine fest und aktualisieren Sie sie, sobald sich etwas ändert.

• Geplantes Bestelldatum und tatsächliches Bestelldatum
• Zahlungstermin, einschließlich Anzahlung und Restbetrag
• Geplanter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin
• Geplanter Montagetermin
• Datum der letzten Bestätigung durch den Lieferanten

Jede Terminverschiebung mit Grund protokollieren

Wenn ein Lieferant einen Termin verschiebt, überschreiben Sie den alten Termin nicht stillschweigend. Bewahren Sie die Historie auf: alter Termin, neuer Termin, wer die Änderung veranlasst hat und warum. Verwenden Sie eine kurze Liste von Gründen, zum Beispiel «vom Lieferanten verschoben», «Produktion», «Lieferung» oder «Zoll», «auf unsere Anfrage», «Sonstiges». Nach einigen Projekten zeigt Ihnen diese Historie, welche Lieferanten ihre Termine einhalten und welche einen größeren Puffer brauchen.

Den verpassten Termin bearbeiten

Ist der geplante Liefertermin verstrichen und der Artikel noch nicht eingetroffen, lassen Sie den alten Termin nicht stehen und erfinden Sie keinen neuen. Bitten Sie den Lieferanten um einen verbindlichen Termin und behandeln Sie den Artikel bis dahin als unbekannt. Ein unbekannter Termin ist ein Risiko für den Zeitplan und sollte als solches sichtbar sein.

Fragen an den Lieferanten bei der Bestätigung einer Lieferzeit

• Beginnt die Lieferzeit mit der Bestellung, mit der Zahlung oder mit den genehmigten Zeichnungen?
• Wird in Kalendertagen oder in Werktagen gerechnet, und sind Feiertage oder Werksschließungen eingerechnet?
• Ist die Lieferung zur Baustelle enthalten oder nur die Versandbereitschaft im Werk?
• Ist der Artikel auf Lager, oder beginnt die Produktion erst nach Eingang der Anzahlung?
• Wann bestätigen Sie den Versandtermin, und in welcher Form?
• Kann die Bestellung in Teillieferungen aufgeteilt werden, sodass zuerst der Teil eintrifft, der den Bau blockiert?
• Was passiert, wenn der Stoff oder die Ausführung nach der Bestellung nicht mehr lieferbar ist?

Schreiben Sie die Antworten direkt neben den Artikel, nicht in einen Chat. Ein Termin, der nur in einem Nachrichtenverlauf steht, geht spätestens bei der dritten Verschiebung verloren.

Eine wöchentliche Überprüfung der Vorlaufzeiten

Die Methode funktioniert nur, wenn jemand die Liste jede Woche durchsieht. Fünfzehn bis zwanzig Minuten reichen. Gehen Sie die Liste nach dem Bestelltermin sortiert durch.

1. Überfällige Bestellungen. Artikel, deren Bestelltermin verstrichen ist, ohne dass bestellt wurde. Finden Sie den Grund: Freigabe, Zahlung, fehlendes Aufmaß.
2. Bestellungen in den nächsten zwei bis drei Wochen. Prüfen Sie, ob der Kunde freigegeben hat und die Anzahlung bereitliegt.
3. Bestellte Artikel ohne Liefertermin. Fragen Sie den Lieferanten nach einem Termin.
4. Artikel mit verstrichenem Liefertermin. Fordern Sie einen neuen Termin an und markieren Sie den Artikel als Risiko.
5. Bald eintreffende Artikel. Prüfen Sie, ob die Baustelle für die Annahme bereit ist und ob jemand für die Abnahme eingeteilt ist.
6. Bauphasen. Wenn sich eine Phase verschoben hat, berechnen Sie die Termine für die Anlieferung auf der Baustelle für ihre Artikel neu.

Wenn sich ein Termin verschiebt, stellen Sie eine Frage: Kommt dieser Artikel noch an, bevor die Phase beginnt, die ihn braucht? Falls nicht, entscheiden Sie sofort zwischen drei Optionen: den Artikel beschleunigen, die Phase verschieben oder eine Übergangslösung einbauen. Abwarten hilft selten, denn der Puffer, den Sie hatten, ist bereits aufgebraucht.

So gehen Sie in ArchiBoard vor

Der Beschaffungszeitplan zeigt für jeden Artikel Bauphasen sowie Bestell-, Liefer- und Zahlungstermine in einer Ansicht. Die folgenden Schritte folgen der Reihenfolge der Methode. Mehr zu Aufgaben und Fristen finden Sie im Hilfekapitel zu Aufgaben.

1. Öffnen Sie das Projekt, wechseln Sie zu Timeline und klicken Sie auf Add Phase für jede Bauphase, zum Beispiel „Elektrik“ und „Ausbau“. Tragen Sie die Termine ein oder ziehen Sie den Balken am Rand.
2. Verknüpfen Sie abhängige Phasen mit einem Pfeil und legen Sie bei Bedarf einen Versatz in Tagen fest. Wenn sich eine Phase verschiebt, verschieben sich die abhängigen Phasen automatisch.
3. Prüfen Sie, wohin die Positionen verschoben wurden. Positionen aus der Kalkulation werden nach Kategorie den Phasen zugeordnet. Zum Ändern ziehen Sie die Position in eine andere Phase oder klicken Sie auf In Phase verschieben….
4. Beim Hinzufügen einer Position in Kalkulation, Produktlink einfügen und auf Automatisch ausfüllen. Die Lieferzeit wird übernommen, wenn die Seite sie enthält. Prüfen Sie sie und korrigieren Sie sie anhand des vom Lieferanten bestätigten Werts.
5. Für Positionen, die ein Aufmaß benötigen (Einbaumöbel, Wandpaneele, Fenster, Innentüren), tragen Sie die geplanten und tatsächlichen Aufmaßtermine ein. Dann wird eine Aufgabe „Aufmaß nehmen“ erstellt und die Markierung 📐 erscheint auf der Zeitleiste.
6. Öffnen Sie den Block Anstehende Bestellungen auf der Zeitleiste, um zu sehen, was zuerst bestellt werden muss, sortiert nach Bestellfrist. In Kalkulation, wechseln Sie zur Ansicht Nach Bestellpriorität – dort erhalten Sie dieselbe Liste nach Bestelldatum.
7. In der Positionszeile öffnen Sie Lieferant & Zahlung → Termine: Lieferung und Montage und tragen Sie die geplanten und tatsächlichen Termine ein. Logistiksegmente mit 🔒 auf der Zeitleiste werden aus der Kalkulation berechnet. Ändern Sie sie daher in der Position und nicht auf der Zeitleiste.
8. Wenn ein Lieferant einen Termin verschiebt, ändern Sie den geplanten Termin an derselben Stelle und wählen Sie einen Grund für die Terminänderung. Sie können einen Kommentar hinzufügen.
9. Den Verlauf prüfen Sie später unter Positionsdetails → Verlauf der Liefertermine. Unter Lieferanten, im Bereich Terminänderungen Die Spalte zeigt, wie oft ein Lieferant einen Termin verschoben hat und um wie viele Tage im Durchschnitt.
10. Wenn der Artikel eintrifft, erhält die verantwortliche Person eine Aufgabe. Verwende Acceptance in der Artikelzeile, um das Ergebnis zu prüfen und als „Accepted“ oder „Discrepancy“ zu erfassen.

Manche Aufgaben erscheinen automatisch. Wenn ein Artikel bestellt oder bezahlt, aber noch kein Liefertermin eingetragen ist, erhältst du die Aufgabe „Liefertermin anfragen“. Ist der geplante Termin verstrichen und der Artikel noch nicht angekommen, wird der Wartebalken bis heute verlängert und es entsteht die dringende Aufgabe „Neuen Liefertermin anfragen“. Das Eintragen eines neuen Datums oder die tatsächliche Lieferung schließt die Aufgabe.

FAQ

Wie viel Puffer sollte ich bei der Lieferzeit für Möbel einplanen?

Es gibt keinen allgemeingültigen Wert. Plane einen größeren Puffer für importierte, individuell gefertigte und zollabhängige Artikel ein, einen kleineren für Lagerware. Prüfe nach jedem Projekt die Verschiebungshistorie jedes Lieferanten und passe die Regel an. Hat ein Lieferant beim letzten Projekt zweimal Termine verschoben, plane beim nächsten Mal genauso.

Kann ich der Lieferzeit auf der Website eines Händlers vertrauen?

Betrachte sie als Schätzwert, nicht als Zusage. Auf Händlerseiten werden oft nur Produktions- oder Lagerzeiten ohne Versand-, Zoll- oder Freigabeschritte angegeben. Bestätige die Angabe schriftlich beim Lieferanten, frage nach, was enthalten ist, und trage den bestätigten Wert statt des Website-Werts in deinen Zeitplan ein.

Was tue ich, wenn der Lieferant auf die Anfrage nach einem neuen Termin nicht antwortet?

Markiere den Artikel weiterhin als Risiko mit unbekanntem Termin und lege eine Aufgabe mit Frist für die Nachverfolgung an. Schiebe das alte Datum nicht auf Verdacht nach hinten. Blockiert der Artikel eine Bauphase, bereite parallel eine Alternative vor: ein ähnliches Produkt eines anderen Lieferanten oder eine geänderte Montagereihenfolge.

Wie oft sollte ich die Liefertermine aktualisieren?

Einmal pro Woche für die gesamte Liste ist ein guter Mindestrhythmus, und sofort, wenn ein Lieferant eine Änderung meldet. Artikel mit einem Bestelltermin in den nächsten Wochen sowie bereits verspätete Artikel sollten alle paar Tage geprüft werden. Alles Übrige kann bis zur wöchentlichen Durchsicht warten.

Muss ich risikoarme Dekorartikel genauso verfolgen?

Nicht im gleichen Detailgrad. Fasse sie nach Raum oder Lieferwoche zusammen und gib ihnen einen gemeinsamen Termin für die Anlieferung auf der Baustelle kurz vor Projektende. Die vollständige Verfolgung einzelner Lieferschritte solltest du für Artikel behalten, die den Bau blockieren oder lange in der Produktion sind, denn genau diese verzögern die gesamte Renovierung.