Ablauf der Beschaffung für Innenausstattung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Beschaffungsprozess in der Innenausstattung ist eine Kette kontrollierter Schritte: Spezifikation freigeben, jede Position prüfen, Bestellfristen rückwärts von den Montageterminen berechnen, Lieferanten stufenweise bezahlen, Lieferungen verfolgen und die Ware vor Ort abnehmen. Die Grundregel ist einfach: Jede Position erhält ein Bestelldatum, einen Verantwortlichen und einen Status. Im Folgenden finden Sie eine praxiserprobte Version dieser Kette, die für Projekte jeder Größe funktioniert.

Die sieben Stufen im Überblick

Die meisten Probleme in der Beschaffung entstehen durch übersprungene Stufen, nicht dadurch, dass eine Stufe schlecht ausgeführt wird. Ein Sofa wird bestellt, bevor der Kunde den Bezug freigegeben hat. Eine Fliese wird bezahlt, ohne dass jemand die Lieferzeit geprüft hat. Eine Lieferung kommt an, und niemand kontrolliert sie. Behalten Sie alle sieben Stufen für jede Position im Blick.

Stufe	Ziel	Ergebnis
1. Spezifikation	Genau festlegen, was gekauft wird	Positionsliste mit Artikelnummer (SKU), Maßen, Menge, Preis
2. Kundenfreigabe	Eindeutige Zustimmung oder Ablehnung einholen	Freigegebene und abgelehnte Positionen
3. Prüfung	Verfügbarkeit, Lieferzeit und Gültigkeit des Preises bestätigen	Bestellbereite Positionen
4. Terminplanung	Bestellfristen aus den Montageterminen ableiten	Bestellkalender
5. Bestellung und Zahlung	Bestellungen auslösen, Anzahlungen und Restzahlungen leisten	Bestätigte Bestellungen mit Rechnungen
6. Liefernachverfolgung	Den tatsächlichen Liefertermin jeder Position kennen	Aktualisierte Termine und Gründe für Änderungen
7. Abnahme und Montage	Ware mit der Spezifikation abgleichen	Abgenommene und beanstandete Positionen

Vor der Bestellung: spezifizieren, prüfen, terminieren

Spezifikation festschreiben

Eine Bestellung ist nur so genau wie die Position, aus der sie stammt. Bevor etwas an einen Lieferanten geht, sollte jede Position vollständig und freigegeben sein.

1. Das genaue Produkt erfassen: Bezeichnung, Artikelnummer (SKU), Farbe oder Oberfläche, Abmessungen und den Link zum Lieferanten.
2. Den Artikel einem Raum zuordnen, damit Budget und Lieferadresse eindeutig sind.
3. Die Menge in ganzen Verpackungseinheiten berechnen, bei Bedarf mit einer Reserve für Zuschnitt. Bei Fliesen, Böden und Tapeten gilt: ein Materialrechner hilft dabei, die Nettofläche und die Reserve richtig zu ermitteln.
4. Dem Kunden nur vorlegen, was eine Entscheidung braucht. Jeden Artikel als genehmigt oder abgelehnt markieren und keine Artikel bestellen, die noch offen sind.

Jeden Artikel vor der Bestellung prüfen

Die Freigabe durch den Kunden zeigt, dass der Artikel gewünscht ist. Sie sagt aber nicht, dass er rechtzeitig geliefert werden kann. Jeden freigegebenen Artikel kurz prüfen.

• Das Produkt ist noch im Sortiment und in der gewählten Oberfläche erhältlich.
• Der Preis gilt aktuell und schließt die Lieferung ein oder aus, so wie erwartet.
• Die Lieferzeit ist schriftlich bestätigt und nicht nur der Produktseite entnommen.
• Der Artikel muss nicht vorher ausgemessen werden (bei Einbaumöbeln, Fenstern, Innentüren und Wandpaneelen ist das meist nötig).
• Die Abmessungen passen zum Raum, zum Aufzug, zu den Türdurchgängen und zum Treppenhaus.
• Der Lieferant nennt Mindestbestellmengen, Verpackungsangaben und Chargenregeln für Oberflächen, die von Charge zu Charge variieren können.

Vom Montagetermin rückwärts planen

Nehmen Sie das Datum, an dem jeder Artikel für die Montage vor Ort sein muss. Ziehen Sie die Lieferzeit ab, dann einen Sicherheitspuffer und dann die Zeit, die der Kunde für die Freigabe braucht. Das Ergebnis ist das späteste Freigabedatum und das späteste Bestelldatum.

Beispiel, alle Zahlen sind illustrativ und werden in Wochen vor der Montage gezählt:

Artikel	Lieferzeit	Sicherheitspuffer	Bestellen spätestens	Freigabe spätestens (1 Woche für den Kunden)
Bodenfliesen	6	1	7	8
Einbauschrank	8	2	10	11 (Aufmaß davor)
Sofa, Sonderbezug	10	2	12	13
Stehlampe, auf Lager	1	1	2	3

Sortieren Sie die Liste nach dem Bestelltermin, nicht nach Raum. Der oberste Artikel dieser Liste ist derjenige, der das Projekt als Erster verzögert. Artikel mit langen Lieferzeiten und Artikel, die vom Aufmaß abhängen, stehen meist ganz oben, auch wenn sie nicht die teuersten sind.

Lieferanten bestellen und bezahlen

Sobald ein Artikel freigegeben, geprüft und eingeplant ist, sollte der Bestellschritt reibungslos ablaufen. Ziel ist, dass sich jede Bestellung und jede Zahlung auf ein Dokument zurückführen lässt.

1. Fassen Sie Artikel nach Lieferant zusammen. Eine Bestellung pro Lieferant senkt die Lieferkosten und die Zahl der Rechnungen, die Sie verfolgen müssen.
2. Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung oder Rechnung mit Artikelnummer, Menge, Preis, Lieferbedingungen und dem zugesagten Versanddatum an.
3. Vergleichen Sie die Rechnung Zeile für Zeile mit Ihrer Spezifikation. Klären Sie Abweichungen, bevor Sie bezahlen.
4. Legen Sie die Zahlungsweise fest: vollständige Zahlung oder Anzahlung und Restzahlung. Notieren Sie Beträge und Fälligkeiten.
5. Leisten Sie die Anzahlung, bewahren Sie den Beleg beim Artikel auf und setzen Sie den Status des Artikels auf bestellt.
6. Zahlung des Restbetrags vor dem Versand einplanen, damit Waren nicht wegen einer verspäteten Zahlung im Lager festgehalten werden.

Geld und Status synchron halten

Zahlungsstatus und Artikelstatus sind zwei verschiedene Dinge. Ein Artikel kann freigegeben sein und dennoch auf eine Rechnung warten. Ebenso kann er bestellt sein, obwohl erst eine Anzahlung geleistet wurde. Verfolgen Sie beides als zwei getrennte Skalen, damit Sie auf einen Blick erkennen, was auf den Kunden wartet, was auf den Lieferanten wartet und was auf Sie wartet.

Artikelstatus	Auslöser	Nächste Aktion
Genehmigung erforderlich	Artikel in die Spezifikation aufgenommen	Dem Kunden zur Entscheidung vorlegen
Freigegeben	Kunde hat bestätigt	Rechnung anfordern, Lieferzeit prüfen
Bestellt	Bestellung aufgegeben oder Anzahlung geleistet	Versanddatum und Liefertermin erfragen
Unterwegs	Ware versandt	Lieferfenster mit der Baustelle abstimmen
Geliefert	Ware eingetroffen	Vor Ort prüfen
Abgenommen oder Abweichung	Prüfung abgeschlossen	Einbauen oder Reklamation eröffnen
Eingebaut	Einbau abgeschlossen	Artikel schließen

Liefernachverfolgung und Abnahme vor Ort

Liefertermine und Änderungen erfassen

Ein Liefertermin des Lieferanten ist ein Versprechen, und Versprechen verschieben sich. Speichern Sie für jeden Artikel zwei Termine: den geplanten und den tatsächlichen. Wenn sich der geplante Termin ändert, halten Sie den Grund fest. Nach einigen Projekten zeigt dieser Verlauf, welche Lieferanten zuverlässig sind und welche einen größeren Puffer brauchen.

• Ist ein Artikel bestellt oder bezahlt, aber ohne Liefertermin, fordern Sie noch am selben Tag einen an.
• Ist der geplante Termin verstrichen und die Ware noch nicht eingetroffen, fordern Sie sofort einen neuen Termin an. Lassen Sie den alten Termin nicht im Plan stehen.
• Wenn sich ein Termin verschiebt, prüfen Sie die abhängige Montagephase und informieren Sie den Auftragnehmer und den Kunden.
• Es lohnt sich, die Gründe getrennt zu erfassen: Der Lieferant hat den Termin verschoben, Produktionsverzug, Lieferung oder Zoll, eine von Ihnen gewünschte Änderung, Sonstiges.

Ware vor Ort abnehmen

Die Abnahme ist die letzte Gelegenheit, einen Fehler günstig zu erkennen. Nach dem Einbau wird eine falsche Farbe zu einem teuren Streitfall. Weisen Sie jede Lieferung einer Person zur Abnahme zu und verwenden Sie jedes Mal dieselbe Checkliste.

• SKU und Ausführung auf dem Etikett entsprechen der Spezifikation.
• Die Menge stimmt mit der Bestellung überein, einschließlich der Anzahl der Packstücke und Chargen.
• Die Maße stimmen, gemessen an mindestens einem Stück.
• Die Verpackung ist unbeschädigt, ohne sichtbare Schäden, Feuchtigkeit oder fehlende Teile.
• Der Lieferschein ist unterschrieben, und Fotos der Etiketten sowie etwaiger Schäden werden zusammen mit dem Artikel gespeichert.
• Das Ergebnis wird als „akzeptiert“ oder „Abweichung“ erfasst, mit einem Kommentar, den Sie als Reklamation an den Lieferanten senden können.

Speichern Sie die Fotos und den Lieferschein zusammen mit dem Artikel, nicht im Chat. Eine Reklamation, die einen Tag nach der Lieferung mit klaren Fotos eingeht, wird in der Regel schneller bearbeitet als eine, die Wochen später zusammengestellt wird.

So funktioniert es in ArchiBoard

Die oben beschriebenen Schritte lassen sich im Beschaffungszeitplan, in dem jeder Posten Bestelldatum, Lieferung, Abnahme und Zahlung auf einem gemeinsamen Zeitplan zeigt. Hier ist der Arbeitsablauf.

1. Öffnen Sie Estimates, klicken Sie auf „Add item“, fügen Sie den Produktlink ein und klicken Sie auf „Auto-fill“. Prüfen Sie die Felder und klicken Sie anschließend auf „Save item“.
2. Klicken Sie auf den Artikelstatus und wählen Sie „Change Status“, sobald der Kunde zustimmt. Sie können einen Kommentar und einen Anhang hinzufügen.
3. Öffnen Sie die Zeitleiste und sehen Sie sich den Block «Anstehende Käufe» an, um zu erkennen, was zuerst bestellt werden muss. Wechseln Sie in der Kalkulation zu «Nach Bestellpriorität», um dieselbe Liste nach Bestellfrist zu sehen.
4. Öffnen Sie in der Positionszeile «Anbieter und Zahlung». Wählen Sie den Lieferanten aus, legen Sie unter «Lieferantenzahlung» die Zahlungsweise fest (aktivieren Sie «Dies ist eine Anzahlung», wenn Sie in Teilbeträgen zahlen) und fügen Sie unter «Lieferantenrechnungen» die Dateien hinzu.
5. Tragen Sie im Bereich «Termine: Lieferung und Montage» die geplanten Daten ein. Verschiebt der Lieferant einen Termin, ändern Sie das Datum und wählen Sie einen «Grund für die Terminänderung».
6. Sobald die Position geliefert ist, klicken Sie in der Positionszeile auf «Abnahme». Füllen Sie den Abschnitt «Prüfung» aus, hängen Sie die «Lieferscheine» und einen «Fotobericht» an und wählen Sie dann «Akzeptiert» oder «Abweichung».

Das System erstellt Folgeaufgaben, sobald sich Status ändern, zum Beispiel um eine Rechnung anzufordern, den Restbetrag zu zahlen oder einen neuen Liefertermin zu erfragen. Sie können diese auf dem Aufgaben-Board verwalten. Details finden Sie im Hilfekapitel zu Aufgaben .

FAQ

Wann sollte die Beschaffung in einem Innenarchitekturprojekt beginnen?

Beginnen Sie, sobald die ersten Positionen freigegeben sind, und nicht erst, wenn der gesamte Entwurf abgeschlossen ist. Artikel mit langen Lieferzeiten, etwa Maßmöbel, Fenster und Naturstein, können den Takt der gesamten Renovierung bestimmen. Erstellen Sie den Bestellkalender früh und aktualisieren Sie ihn, sobald Freigaben eingehen.

Wie viel Sicherheitspuffer sollte ich bei den Lieferzeiten der Lieferanten einplanen?

Das hängt vom Lieferanten und vom jeweiligen Artikel ab. Üblich ist ein kleiner Puffer für Lagerware und ein größerer für Sonderanfertigungen oder importierte Waren. Nutzen Sie Ihre eigene Liefererfahrung: Wenn ein Lieferant Termine schon einmal verschoben hat, erhöhen Sie den Puffer für genau diesen Lieferanten, nicht für jeden Artikel.

Soll ich Lieferanten vollständig oder mit Anzahlung und Restzahlung bezahlen?

Das richtet sich nach den Zahlungsbedingungen des Lieferanten und der Art des Artikels. Bei Sonderanfertigungen ist meist eine Anzahlung nötig, Lagerware wird oft vollständig bezahlt. Egal welches Modell gilt: Halten Sie jede Zahlung mit Datum und Beleg fest und planen Sie die Restzahlung vor dem Versand ein, damit sich die Lieferung nicht verzögert.

Was tun, wenn ein Artikel mit Abweichungen ankommt?

Nicht montieren. Dokumentieren Sie die Abweichung sofort mit Fotos von Etikett, Schaden oder Unterschied und einem schriftlichen Kommentar. Senden Sie das zusammen mit der Bestellnummer und dem Lieferschein an den Lieferanten. Vereinbaren Sie dann einen Ersatz oder eine Gutschrift und aktualisieren Sie den Liefertermin.

Wer sollte für die einzelnen Beschaffungsschritte verantwortlich sein?

Benennen Sie für jeden Schritt eine verantwortliche Person: wer die Freigabe beim Kunden einholt, wer Bestellungen auslöst, wer Lieferungen vor Ort annimmt und wer die Zahlungen abwickelt. Ein Schritt ohne benannte Verantwortung ist der, der am ehesten übersehen wird. In kleinen Studios kann eine Person mehrere Rollen übernehmen, die Zuständigkeiten sollten dennoch schriftlich festgehalten werden.