2. Projetos

2.1 Criando um Projeto

Como fazer. Início → "Novo Projeto" → nome, cidade (sugerida enquanto você digita, o país será preenchido automaticamente) e o papel do seu estúdio no projeto. Todo o resto está nas configurações do projeto.

Bom saber. Cidade e país são necessários para calcular corretamente os prazos de entrega e a moeda.

2.2 Início: Todos os Projetos e Tarefas

Por que. Para entender rapidamente o que é urgente em todos os projetos pela manhã.

O que está aqui.

• Cartões de projeto com orçamento baseado nos preços do cliente.
• Finanças para todos os projetos: orçamento, quanto o cliente pagou, quanto foi pago aos fornecedores, lucro, saldo disponível. A moeda de exibição pode ser alterada, e sua seleção será lembrada.
• "Minhas tarefas": atrasadas, hoje, amanhã. Clicar em uma tarefa abre o item relevante ou o quadro de tarefas.
• "Todas as tarefas" são agrupadas por projeto. Grupos recolhidos permanecem recolhidos.
• "Preços sob consulta" — itens para os quais ainda não há preço do fornecedor.

2.3 Equipe do Projeto

Por que. Para trabalhar no projeto em conjunto e garantir que as tarefas automáticas sejam atribuídas à pessoa certa.

Como fazer.

1. Projeto → "Equipe" → "Convidar membro" → e-mail e função. A pessoa receberá um e-mail com o nome do projeto.
2. Nas configurações do projeto, especifique os responsáveis: quem aprova com o cliente, quem faz os pedidos, quem aceita as entregas no local, o contador.

Bom saber.

• Funções: proprietário do estúdio, líder, designer sênior e júnior, arquiteto, comprador, contador. O que uma pessoa pode alterar depende de sua função.
• Se um membro sair do projeto, o projeto não é excluído.
• Contatos de clientes, empreiteiros e fornecedores também são armazenados aqui: telefone, endereço, WhatsApp, Telegram.

2.4 Ambientes

Por que. Para gerenciar o orçamento e a estimativa de cada ambiente separadamente.

Como fazer.

• Projeto → "Ambientes" → "Adicionar ambiente".
• Você pode renomear ou excluir um ambiente diretamente em seu cartão.
• O cartão mostra "Orçado", "Restante" ou "Acima do orçamento" para o ambiente.
• "Visualizações" → "Adicionar visualização" — faça upload de renders do ambiente. Clicar abre a foto em tela cheia.

Bom saber. Se a soma das áreas dos ambientes não corresponder à área do projeto, um aviso aparecerá. Isso ajuda a evitar erros nos cálculos de materiais.

2.5 Cronograma do Projeto

Por que. Para ver toda a reforma em um único cronograma: fases de construção, quando pedir cada item, quando ele chegará e quando pagar. Você pode ver imediatamente qual item pode causar atrasos.

Como fazer.

1. Projeto → "Cronograma" → "Adicionar Fase" (por exemplo, "Elétrica", "Acabamento").
2. Insira as datas da fase pelo teclado ou arraste a barra pela borda com o mouse. A duração é calculada em dias úteis.
3. Vincule as fases com uma seta se uma não puder começar sem a outra. Você pode definir um deslocamento em dias para o vínculo. Se uma fase for movida, as fases dependentes serão deslocadas automaticamente.
4. Itens da estimativa são automaticamente colocados em fases por categoria: iluminação para elétrica, azulejos para acabamento. Para alterar, arraste o item para outra fase ou clique em "Mover para fase…". A vinculação manual tem precedência sobre a automática.
5. "Expandir tudo" / "Recolher tudo" — abre ou fecha toda a árvore.

O que é visível para um item: pedido → aguardando → entrega → aceitação, pagamento ao fornecedor, medição 📐, instalação, datas reais. Segmentos de logística com 🔒 são calculados a partir da estimativa; eles são alterados no item, não no cronograma.

Bom saber.

• O bloco "Próximas compras" — o que precisa ser pedido primeiro, por prazo de pedido.
• Se a data de entrega planejada passou, mas o item não chegou, a barra de espera se estende até hoje. O sistema não inventa uma nova data e cria automaticamente uma tarefa "Solicitar nova data de entrega".
• Clicar em um item abre seu cartão.

2.6 Finanças do Projeto

Por que. Para saber quanto o cliente pagou, quanto foi para os fornecedores, quanto ainda precisa ser pago e quanto o estúdio ganhou.

Como fazer.

1. Projeto → "Finanças do Projeto" → configurações financeiras: papel do estúdio, como você ganha (comissão, margem de lucro, participação no desconto do fornecedor), quem paga quem ("Cliente → Fornecedor" ou "Cliente → Estúdio → Fornecedor"), moeda do projeto, orçamento aprovado.
2. Pagamentos de clientes e pagamentos de fornecedores são registrados como transações. Pagamentos a fornecedores são agrupados por fornecedor.
3. A partir de um pagamento, você pode gerar um documento PDF: fatura para o cliente, fatura para o fornecedor por comissão ou relatório para o cliente. Os detalhes do estúdio são retirados das configurações do perfil.

Bom saber.

• Se a estimativa exceder o orçamento aprovado, um aviso aparecerá.
• O orçamento pode ser alocado por ambiente; o gasto excessivo por ambiente também será visível.
• A comissão do fornecedor é contabilizada separadamente: acumulada → solicitada → recebida. O sistema criará automaticamente uma tarefa "Solicitar comissão de…".
• O item "Finanças" no menu geral (para todos os projetos de uma vez) — em breve. Atualmente, os valores gerais para todos os projetos estão na página inicial.

2.7 Feed de Atividades e Desfazer Ações

Por que. Para ver quem mudou o quê e reverter erros sem pânico.

Como fazer.

• Imediatamente após a exclusão, um banner com um botão "Desfazer" aparece por 10 segundos.
• Mais tarde: Projeto → "Feed de Atividades" → para a entrada desejada, "Restaurar". Filtros: "Restauráveis", "Exclusões", "Preços", "Status". Uma importação inteira pode ser desfeita com o botão "Desfazer importação".

Bom saber.

• Você pode restaurar alterações dos últimos 30 dias.
• Se o item foi alterado desde então, o sistema perguntará: "Manter como está" ou "Restaurar mesmo assim".

2.8 Arquivos do Projeto

Por que. Todos os documentos do projeto em um só lugar, organizados automaticamente.

Como fazer. Projeto → "Arquivos" → "Carregar" ou arraste e solte o arquivo. Pastas pré-definidas: "Estimativas e orçamentos", "Desenhos e plantas", "Visualizações", "Fotos do local", "Fotos de aceitação", "Faturas, pagamentos, recibos" (com subpastas por ambiente), "Contratos e documentos do cliente". Você pode criar uma "Nova pasta".

Bom saber.

• Você pode colar uma captura de tela de um recibo diretamente em uma pasta usando Ctrl+V.
• Faturas de "Fornecedor e pagamento" e fotos de aceitação aparecem aqui automaticamente.
• Há um filtro por ambiente.

2.9 Acordos — em breve

Um registro de acordos com o cliente: o que foi decidido, quem aprovou, quando, com prova (arquivo ou captura de tela de correspondência).

2.10 Portal do Cliente

Por que. Através de um link, sem registro, o cliente acompanha a aquisição: a estimativa com fotos e prazos, "Salvo para você", o cronograma de pagamentos e o cronograma. Eles aprovam ou rejeitam itens e fazem perguntas por conta própria.

Como fazer.

1. Projeto → "Portal do cliente" → aba "Acesso ao link" → criar um link. Permissões: "Somente visualização" ou "Visualizar + aprovar / rejeitar". Um link pode ter uma data de expiração e pode ser revogado.
2. A aba "Pré-visualização do cliente" mostra o portal pelos olhos do cliente.
3. O bloco "O que o cliente vê no cartão do item" contém caixas de seleção para todo o projeto: "Foto e galeria", "Preço", "Fornecedor e link", "SKU e dimensões", "Recibos", "Faturas do fornecedor", "Fotos de aceitação", "Pagamento ao fornecedor", "Alterações de data", "Botão de pergunta". Datas: "Somente real", "Real + planejado" ou "Ocultar".
4. Para alterar quais campos um item mostra (foto, preço, fornecedor e assim por diante), abra-o na pré-visualização: o bloco "Visibilidade deste item" está na parte inferior do cartão. "Como no projeto" restaura as configurações do projeto. O item em si permanece no portal: este bloco não o remove do link do cliente. Para ocultar um item do cliente, mas mantê-lo na estimativa, adicione um análogo a ele, clique em "Tornar principal" no análogo (o item antigo se torna o análogo) e crie o link com "Análogos do item" desmarcado (seção 3.7).

O cartão do item para o cliente. Clicar em uma linha da estimativa abre uma janela: galeria de fotos, status, nome, descrição, preço, quantidade, dimensões, SKU, fornecedor e link. Abaixo está o caminho do item com datas: aprovado, pedido, pago ao fornecedor, entregue, aceito, instalado. Em seguida, documentos: recibos, faturas do fornecedor, fotos de aceitação; um clique abre uma pré-visualização. Na parte inferior, o cliente pode fazer uma pergunta ao designer sobre o item; ela chega à pessoa responsável como uma tarefa.

Bom saber.

• Por padrão, o cliente não vê faturas do fornecedor, pagamento ao fornecedor ou alterações de data. Marque-os se quiser mostrá-los.
• Dados ocultos não são apenas ocultos na tela: eles nunca são enviados para o navegador do cliente.
• Documentos abrem através de um link protegido e param de abrir assim que o link do portal é revogado ou expirou.

Tema do portal. Na pré-visualização do portal (Portal do Cliente → “Pré-visualização”), escolha um “Tema do portal”: “Bege” (padrão), “Claro” ou “Escuro”. A escolha é salva para o projeto e se aplica imediatamente a todos os links de cliente e encarregado.

2.11 Questionário e solicitações

Abra "Questionário e solicitações" na barra lateral. Clique em "Criar link do questionário" e seu estúdio obterá um link permanente como archiboard.design/brief/seu-estúdio. Coloque-o em seu site ou biografia do Instagram, ou envie-o no WhatsApp ou Telegram. O cliente não precisa se cadastrar.

O cliente preenche um questionário por blocos: imóvel, quem vai morar, orçamento, prazos e serviços, estilo, acabamentos, cômodos, serviços de construção. Ele responde o que sabe e deixa um nome e um e-mail ou telefone.

• Configurações. Em "Perguntas do questionário", desmarque as perguntas que você não precisa e adicione as suas próprias. Você pode alterar o endereço do link e o texto na parte superior do questionário. A caixa de seleção "Questionário aceita solicitações" fecha o link temporariamente.
• Solicitações. Uma nova solicitação aparece na lista "Solicitações". O proprietário recebe um e-mail e uma mensagem do Telegram se o Telegram estiver conectado nas notificações. Arquive as solicitações que você não precisa.
• Criar projeto. O botão em uma solicitação cria o cliente e o projeto e copia as respostas para a aba "Questionário" do projeto.
• Mapa da entrevista. Todo projeto tem uma aba "Questionário". Em uma reunião com o cliente, o designer preenche as mesmas perguntas e clica em "Salvar questionário".