Kundenorientiertes Innenarchitektur-Angebot ohne interne Preise

Ein kundenorientiertes Angebot sollte zeigen, was der Kunde kauft, in welchem Raum, in welcher Menge und zu welchem Kundenpreis. Es sollte nichts über Einkaufspreise, Lieferantenrabatte, Aufschläge oder Gewinn verraten. Der zuverlässige Weg dorthin: Zuerst die Arbeitskalkulation erstellen, nur die Räume und Positionen exportieren, die eine Entscheidung brauchen, und die Datei vor dem Versand prüfen. Im Folgenden finden Sie den Ablauf sowie eine Checkliste mit den Stellen, an denen interne Zahlen erfahrungsgemäß durchsickern.

Was in ein kundenorientiertes Angebot gehört

Ihre Arbeitskalkulation dient drei Lesern: Ihnen, dem Einkaufsleiter und dem Kunden. Jeder braucht andere Spalten. Legen Sie einmal fest, was der Kunde sieht, und wenden Sie dieselbe Regel auf jedes Projekt an.

Element	Im Kunden-PDF	Kommentar
Foto, Name, Beschreibung	Zeigen	Beschreibungstext auf interne Bemerkungen prüfen
Artikelnummer, Maße, Oberfläche	Zeigen	Der Kunde braucht diese Angaben für die Freigabe
Menge und Kundenpreis	Zeigen	Bei Fliesen, Tapeten und Bodenbelägen ganze Packungen verwenden
Raumsummen und Gesamtsumme	Zeigen	Abgelehnte Positionen dürfen nicht mitgezählt werden
Alternativen (günstiger, schneller verfügbar, auf Lager)	Zeigen, klar gekennzeichnet	Eine Basissumme und eine Summe mit Alternativen angeben
Listenpreis, Lieferantenrabatt, Einkaufspreis	Ausblenden	Intern
Aufschlag und Gewinn	Ausblenden	Intern
Lieferantenzahlungen, Anzahlungen, Lieferantenrechnungen	Ausblenden	Nur zeigen, wenn Ihr Vertrag dies vorsieht
Interne Notizen, Aufgabenkommentare	Ausblenden	Jede Beschreibung vor dem Export noch einmal lesen

Warum die Preiskette wichtig ist

Interne Spalten hängen zusammen: Ändern Sie eine, verschieben sich die anderen. Hier ist ein beschriftetes Beispiel in EUR.

Schritt (Beispiel)	Wert
Listenpreis eines Sofas	2,000 EUR
Lieferantenrabatt 15%	1,700 EUR Einkaufspreis
Aufschlag 20% auf den Einkaufspreis	+340 EUR
Kundenpreis	2,040 EUR

Das Kundenangebot enthält nur die letzte Zeile. Wenn Sie unsicher sind, wie sich Ihr Aufschlag in einen Kundenpreis übersetzt, prüfen Sie ihn zuerst mit dem Aufschlagsrechner, damit Sie die Preise nach dem Versand des Angebots nicht mehr ändern müssen.

Kalkulation vor dem Export vorbereiten

Die meisten Fehler in einem Angebot stammen von einer unsauberen Ausgangskalkulation, nicht vom Export selbst. Gehen Sie diese Schritte der Reihe nach durch.

1. Stufe festlegen. Ein erstes Angebot enthält in der Regel alles, was vorgeschlagen wird. Ein späteres sollte nur das enthalten, was der Kunde bereits zugesagt hat. Mischen Sie beides nicht in einem Dokument.
2. Abgelehntes entfernen. Positionen, die der Kunde abgelehnt hat, müssen aus den Summen ausgeschlossen werden, sonst stimmt die Summe nicht mit Ihrem Gespräch überein.
3. Beschreibungen bereinigen. Streichen Sie Notizen wie »10% mehr Rabatt verhandeln« oder »Lieferant ist langsam«. Behalten Sie nur Text, der für den Kunden geschrieben ist.
4. Fehlende Preise klären. Eine Position mit »Preis auf Anfrage« lässt die Summe niedriger aussehen, als sie am Ende sein wird. Holen Sie den Preis ein oder kennzeichnen Sie die Zeile deutlich als Schätzung.
5. Mengen prüfen. Bei Oberflächenmaterialien prüfen Sie die Nettomenge, die Reserve für Zuschnitt und die Anzahl ganzer Gebinde.
6. Jede Position einem Raum zuordnen. Positionen ohne Raum landen in einem Sammelblock und verwirren ein Dokument, das raumweise aufgebaut ist.
7. Mit dem genehmigten Budget vergleichen. Liegt die Summe darüber, legen Sie fest, wie Sie das erklären, bevor es der Kunde selbst entdeckt.

Kurze Checkliste zur Versandbereitschaft

• Jede Position hat ein Foto, eine Bezeichnung, eine Artikelnummer und Maße.
• Keine Position zeigt einen Einkaufspreis oder einen prozentualen Aufschlag.
• Die Währung ist im gesamten Dokument gleich, oder die Umrechnung wird erklärt.
• Die Lieferung ist entweder im Artikelpreis enthalten oder als eigene Position aufgeführt, nicht beides.
• Die Summen stimmen mit der Summe der Räume überein, die Sie senden.

Legen Sie den Umfang fest: Räume, Positionen, Alternativen

Ein einziges 40-seitiges Dokument für die gesamte Wohnung ist schwer zu genehmigen. Kunden reagieren schneller auf ein kurzes Dokument mit einer klaren Entscheidung am Ende.

Jeweils ein Raum

Ist die Küche fertig und das Schlafzimmer nicht, senden Sie nur die Küche. Der Kunde sieht ein vollständiges Bild eines Raums und die Raumsumme, und Sie vermeiden Rückfragen zu Positionen, die noch in Arbeit sind.

Nur die Positionen, die eine Entscheidung brauchen

Manchmal brauchen Sie die Freigabe für fünf von achtzig Positionen: Beleuchtung, ein Sofa und drei Stühle. Wählen Sie genau diese Zeilen aus und exportieren Sie sie. Eine kurze Liste wird innerhalb eines Tages beantwortet, während ein langer Kostenvoranschlag mit fünf offenen Fragen oft eine Woche liegen bleibt.

Alternativen unter dem Hauptartikel

Zögert der Kunde bei einem Preis, zeigen Sie eine günstigere oder schnellere Option neben der Hauptvariante, statt einen zweiten Kostenvoranschlag zu erstellen. Bewährte Regeln:

• Bieten Sie pro Position ein oder zwei Alternativen an, nicht fünf.
• Kennzeichnen Sie sie als Alternativen, damit niemand sie doppelt zählt.
• Geben Sie zwei Summen an: die Grundsumme und die Summe, falls der Kunde die Alternativen wählt.
• Prüfen Sie, ob sich die Alternative für den Kunden auf nachvollziehbare Weise unterscheidet: beim Preis, bei der Lieferzeit oder bei der Verfügbarkeit.

Die Datei vor dem Versand prüfen

Öffnen Sie die exportierte Datei so, als wären Sie der Kunde, und lesen Sie sie von oben bis unten durch. Das dauert fünf Minuten und erspart Ihnen die schlimmsten peinlichen Gespräche.

Wo interne Zahlen üblicherweise durchsickern

• Tabellenexporte. Eine Tabellendatei kann jede Spalte der Arbeitskalkulation enthalten. Senden Sie dem Kunden ein PDF, es sei denn, Sie haben jedes Blatt und jede Spalte selbst geprüft.
• Screenshots. Ein Screenshot der Arbeitsansicht mit sichtbaren Kalkulationsspalten ist das häufigste Leck in Chats.
• Bildschirmfreigabe. Wechseln Sie vor einem Anruf in die kundenseitige Ansicht, nicht während des Gesprächs.
• Beschreibungstexte. Interne Anmerkungen, die in einen Namen oder eine Beschreibung getippt wurden, gelangen unverändert in das Dokument.
• Angehängte Dokumente. Lieferantenrechnungen zeigen Ihre Einkaufspreise. Hängen Sie nur an, was der Kunde sehen soll.

Abschließende Checkliste vor dem Absenden

• Die Datei ist ein PDF, und der Name enthält Projekt, Umfang und eine Version, zum Beispiel „Projekt_Küche_Angebot_v2“.
• Ihr Studiologo und Ihre Angaben sind korrekt.
• Preise und Fotos sind genau so ein- oder ausgeblendet, wie Sie es beabsichtigt haben.
• Nur die geplanten Räume oder Positionen sind enthalten.
• Alternativen sind gekennzeichnet, und beide Summen sind sichtbar.
• Die Begleit-E-Mail nennt klar, was Sie brauchen: Freigabe, Wahl zwischen zwei Optionen oder Bestätigung des Budgets, jeweils mit einem Termin.

So geht es in ArchiBoard

In ArchiBoard wird das Kunden-PDF aus derselben Kalkulation erstellt, mit der Sie arbeiten. Interne Angaben (Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn) sind im Kunden-PDF nicht enthalten. Die folgenden Schritte orientieren sich am Ablauf «Export to PDF»; weitere Details finden Sie im Hilfekapitel zum Export.

1. Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zu Estimates. Um die Kalkulation so zu lesen, wie sie der Kunde sieht, stellen Sie «Estimate view mode» auf «Specification» und wählen «Preliminary» oder «Approved».
2. Wenn Sie nur einen Teil der Positionen benötigen, markieren Sie diese mit den Kontrollkästchen. Mit Umschalt+Klick wählen Sie einen Bereich aus.
3. Klicken Sie auf Export to PDF.
4. Wählen Sie unter Roomsdie gewünschten Räume oder «Whole estimate» aus. Haben Sie Positionen markiert, aktivieren Sie «Only selected items».
5. Schalten Sie Preise und Fotos ein oder aus. Wenn Sie eine günstigere Option zeigen möchten, nehmen Sie Alternativen auf. Diese erscheinen unter der Hauptposition mit der Bezeichnung «Alternative option»; unten stehen die Gesamtsumme ohne und mit Alternativen.
6. Klicken Sie auf Download PDF und öffnen Sie die Datei für eine abschließende Prüfung.

Das Logo im Dokument stammt aus den Profileinstellungen → «Professional», richten Sie es daher einmal ein. Seien Sie beim «Export to Excel» vorsichtig: Es entsteht ein Tabellenblatt mit allen Feldern. Verwenden Sie es für Ihre eigene Arbeit, nicht als Kundendatei. Wenn der Kunde Freigaben online verfolgen soll, statt Dateien zu erhalten, nutzen Sie das Kundenportal. Dort legen Sie fest, welche Daten er sieht. Den gesamten Kalkulationsablauf finden Sie unter Kalkulationen. Die genauen Exportschritte stehen im Hilfekapitel zum Exportieren von Kalkulationen.

FAQ

Sieht der Kunde meinen Aufschlag im PDF?

Nein. In ArchiBoard sind die internen Kennzahlen des Studios (Einkaufspreis, Aufschlag und Gewinn) nicht im PDF für den Kunden enthalten. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei trotzdem und lesen Sie sie vor dem Versand durch. Prüfen Sie auch den Beschreibungstext, denn alles, was Sie dort eingegeben haben, wird unverändert ins Dokument übernommen.

Soll ich dem Kunden ein PDF oder eine Excel-Datei schicken?

Schicken Sie ein PDF. Es ist fest formatiert, lässt sich auf dem Smartphone bequem lesen und lädt nicht zu Änderungen ein. Ein Excel-Export enthält ein Blatt mit allen Feldern, auch den internen, und eignet sich daher für Ihre eigene Arbeit oder für eine Kollegin bzw. einen Kollegen im Team. Wenn ein Kunde ausdrücklich eine Tabellenkalkulation wünscht, prüfen Sie vor dem Versand jede Spalte.

Wie schicke ich nur die Küche?

Öffnen Sie «Estimates» und klicken Sie auf «Export to PDF». Wählen Sie unter «Rooms» nur die Küche aus und klicken Sie dann auf «Download PDF». Der Kunde erhält dann einen Raum mit eigener Gesamtsumme und nichts über die anderen Räume. Das eignet sich gut, wenn Räume zu unterschiedlichen Zeitpunkten freigegeben werden.

Wie zeige ich eine günstigere Option ohne zweites Angebot?

Fügen Sie dem Posten ein Analogprodukt hinzu und nehmen Sie beim Export die Alternativen mit auf. Die günstigere Option erscheint unter dem Hauptposten mit der Bezeichnung «Alternative option». Das Dokument zeigt zwei Summen: die Basissumme und die Summe mit Alternativen. Der Kunde vergleicht beide Varianten an einer Stelle.

Wann ist ein Link besser als ein PDF?

Ein PDF ist eine Momentaufnahme und veraltet, sobald sich Preise oder Termine ändern. Ein Link zum Kundenportal zeigt dagegen den aktuellen Kostenvoranschlag, die Liefertermine und den Zahlungsplan an und ermöglicht es dem Kunden, Positionen zu genehmigen oder abzulehnen. Verwenden Sie ein PDF für ein formelles Angebot oder eine Unterschrift und einen Link für laufende Freigaben.