FF&E-Spezifikationsvorlage: Was sie enthalten muss
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Eine FF&E-Spezifikationsvorlage ist eine Tabelle, in der jedes Möbelstück, jede Installation und jedes Gerät eine eigene Zeile mit demselben Satz an Feldern erhält: was genau es ist, welche Variante, wie viele, von welchem Lieferanten und wann es vor Ort sein muss. Eine gute Vorlage ermöglicht es einem Einkaufsleiter, einem Bauunternehmer und einem Kunden, dieselbe Zeile zu lesen und zu derselben Schlussfolgerung zu kommen, ohne ein Telefonat führen zu müssen. Im Folgenden finden Sie die wichtigen Felder, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau der Vorlage, ein Beispiel für eine Zeile und eine Checkliste, die Sie vor der Freigabe des Dokuments durchgehen sollten.
Was eine FF&E-Spezifikation enthalten muss
Betrachten Sie jede Zeile als eine Bestellung in Vorbereitung. Könnte jemand das Produkt allein anhand dieser Zeile bestellen, ist die Zeile vollständig. Gruppieren Sie die Felder in Blöcke, damit die Vorlage auch mit wachsendem Umfang übersichtlich bleibt.
| Feldgruppe | Felder | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Identifikation | Artikelnummer (zum Beispiel LT-01, SF-02), Raum, Kategorie, Kurzbezeichnung | Alle beziehen sich in Zeichnungen, E-Mails und Bestellungen auf denselben Artikel. |
| Produktdefinition | Marke oder Hersteller, Modell, SKU, Produktlink, Foto | Verhindert, dass ein ähnlich aussehender Ersatz bestellt wird. |
| Variante | Farbe, Material, Oberfläche, Stoff oder Qualitätsstufe, Optionen wie Links- oder Rechtsausführung | Das richtige Modell in der falschen Ausführung ist trotzdem eine falsche Lieferung. |
| Maße und technische Daten | Breite × Tiefe × Höhe, Verpackungsmaß, Gewicht falls relevant, Strom-, Wasser- oder Befestigungsanforderungen | Prüft Passform, Transportwege und die Abstimmung mit dem Bauunternehmen. |
| Menge | Nettomenge, Einheit, Reserve, Verpackungsgröße, zu bestellende Menge | Trennt, was der Raum benötigt, von dem, was bestellt werden muss. |
| Kommerziell | Lieferant, Einzelpreis, Währung, Rabatt, Angebotsnummer und Gültigkeit | Verbindet die Spezifikation mit dem Budget. |
| Zeitplan | Lieferzeit, Bestelltermin, geplante Lieferung, Status, verantwortliche Person | Zeigt, was zuerst bestellt werden muss, und wer dafür zuständig ist. |
| Anmerkungen | Alternativen, Konformitäts- oder Zertifizierungsanforderungen, Pflegehinweise, Garantie | Hält Entscheidungen und Einschränkungen beim jeweiligen Artikel fest. |
Felder, die Sie in der Kundenversion weglassen können
Pflegen Sie eine einzige Hauptvorlage, erstellen Sie jedoch zwei Ansichten. Die Version für Kunden und Auftragnehmer zeigt Identifikation, Produktdefinition, Variante, Maße, Menge und Liefertermine. Die interne Version ergänzt Einkaufspreis, Rabatt, Aufschlag und Lieferantenbedingungen. Wenn beide in einer Tabelle liegen, ist das Ausblenden von Spalten sicherer, als zwei getrennte Dateien zu pflegen, die auseinanderdriften.
So erstellen Sie die Vorlage Schritt für Schritt
- Legen Sie zuerst die Logik der Artikelcodes fest. Verwenden Sie für die Kategorie ein Präfix und eine fortlaufende Nummer, zum Beispiel SF für Sitzmöbel, LT für Leuchten, TL für Fliesen. Codes dürfen sich nicht ändern, wenn ein Raum umbenannt oder Artikel verschoben werden.
- Legen Sie die Gruppierung fest. Die meisten Büros gruppieren für den Kunden nach Raum und für den Einkauf nach Kategorie oder Lieferant. Führen Sie Raum und Kategorie in getrennten Spalten, damit sich eine Tabelle in beide Richtungen sortieren lässt.
- Fügen Sie den Block mit der Produktdefinition hinzu. Jede Zeile braucht Marke, Modell und Artikelnummer. Handelt es sich um ein Sonderanfertigungsstück, schreiben Sie „custom“ in das Modellfeld und verweisen stattdessen auf eine Zeichnungsnummer.
- Teilen Sie die Menge auf drei Spalten auf. Nettomenge (was der Raum tatsächlich benötigt), Reserve (für Zuschnitt, Bruch und spätere Reparaturen) und zu bestellende Menge (Netto plus Reserve, auf ganze Packungen aufgerundet). Eine einzige Spalte „Menge“ verschleiert die Berechnung und führt zu Fehlmengen.
- Ergänzen Sie Lieferzeit und ein Bestelldatum. Bestelldatum = benötigtes Datum vor Ort − Transportzeit − Produktions- oder Lagerlieferzeit − Puffer. Der Puffer liegt in Ihrer Hand; zwei Wochen sind für importierte Ware ein gängiger Richtwert, hängt aber vom Lieferanten ab.
- Fügen Sie eine Statusspalte mit einer festen Auswahlliste hinzu. Zum Beispiel: Freigabe ausstehend, freigegeben, bestellt, unterwegs, geliefert, abgenommen, installiert, abgelehnt. Eine feste Liste ermöglicht Filter, etwa „alles freigegeben, aber noch nicht bestellt“.
- Planen Sie Platz für Alternativen ein. Ergänzen Sie eine Spalte oder Unterzeile für eine günstigere oder schnellere Option. Der Kunde wird bei den teuersten Positionen fast sicher danach fragen, und mit einer vorhandenen Struktur ist das deutlich einfacher.
- Testen Sie die Vorlage an einem echten Raum. Füllen Sie einen vollständigen Raum aus und bitten Sie dann eine Kollegin oder einen Kollegen, der daran nicht gearbeitet hat, eine beliebige Position, deren Lieferanten und Bestelldatum zu finden. Passen Sie die Spalten an, die sie dabei aufhalten.
Ein Beispielseintrag und das richtige Maß an Details
Die folgenden Werte dienen nur der Veranschaulichung. Sie zeigen, wie detailliert eine Zeile sein sollte.
| Feld | Beispielwert |
|---|---|
| Code / Raum | LT-03 / Esszimmer |
| Produkt | Pendelleuchte, Marke X, Modell „Arc 60“, Artikelnummer 123-456 |
| Variante | Gebürstetes Messing, Opalglas, Kabellänge 2.5 m |
| Abmessungen | Ø 600 × H 280 mm; Verpackung 650 × 650 × 350 mm |
| Technik | Dimmbarer Treiber, Befestigung an der Deckendose, 230 V |
| Menge | 3 Stück netto, 0 Reserve, 3 zu kaufen |
| Preis | 420 EUR je Stück, 1,260 EUR gesamt |
| Lieferzeit | 8 Wochen Produktion + 1 Woche Transport |
| Status | Freigegeben |
| Hinweis | Alternative: Modell „Arc 45“, 310 EUR, auf Lager |
Detailangaben nach Artikeltyp
- Loses Mobiliar: genaues Modell, Polster- oder Farbcode, Gesamtabmessungen, Sitzhöhe, wo relevant, Bein- oder Sockeloptionen.
- Beleuchtung: Art der Lichtquelle, Farbtemperatur, Dimmverfahren, Befestigungsart, Kabel- oder Stangenlänge, Einbauort des Treibers.
- Oberflächenmaterialien (Fliesen, Bodenbeläge, Tapeten): Kollektion, Farbe, Charge, falls der Lieferant mit Chargen arbeitet, Packungsgröße und Reserveprozentsatz.
- Einbau- und Sondermöbel: Zeichnungsnummer, Liste der Materialien und Oberflächen, Beschläge sowie ein Feld für das Datum des Aufmaßes vor Ort. Die Spezifikation kann vor dem Aufmaß nicht final sein.
- Geräte und Apparate: Modell, Anschlussanforderungen, Aufstellfläche und Belüftung sowie der Lieferumfang (was im Karton enthalten ist).
Mengenbeispiel für Oberflächenmaterialien
Beispiel: ein Boden mit 38 m² netto, 10% Reserve. Benötigt: 38 × 1.10 = 41.8 m². Eine Packung deckt 1.44 m², also 41.8 / 1.44 = 29.03, was 30 Packungen ergibt. Zu kaufende Menge: 30 Packungen = 43.2 m². Die Spezifikation sollte 38 m², 10%, 1.44 m² pro Packung und 30 Packungen ausweisen, damit jeder Leser die Berechnung nachvollziehen kann.
Spezifikation vor der Freigabe prüfen
Führen Sie diese Prüfung über die gesamte Tabelle durch, nicht nur an ein paar zufälligen Zeilen. Die meisten Fehler wiederholen sich über mehrere Zeilen, weil sie auf eine Lücke in der Vorlage zurückgehen.
- Jede Zeile hat einen eindeutigen Code, einen Raum und eine Kategorie.
- Jede Zeile enthält Marke, Modell oder SKU sowie einen Link oder einen Zeichnungsverweis.
- Oberfläche, Farbe und Material sind ausgeschrieben, nicht „wie im Render“.
- Maße werden im gesamten Dokument in einem einheitlichen Einheitensystem angegeben.
- Die zu bestellende Menge ist eine ganze Zahl von Packungen oder Stück.
- Jede Zeile hat einen Lieferanten, einen Preis mit Währung und eine Lieferzeit.
- Bestellfristen sind berechnet, und die frühesten stehen oben in der Beschaffungsansicht.
- Positionen mit langer Lieferzeit (Sonderanfertigung, Import, Auftragsfertigung) sind markiert.
- Zeilen, die auf Aufmaß oder Freigabe durch den Kunden warten, sind deutlich gekennzeichnet.
- Die Summen je Raum stimmen mit dem vom Kunden vereinbarten Budget überein.
- Die Kundenversion enthält keine Einkaufspreise, Rabatte oder Aufschläge.
Häufige Fehler
- Eine Produktbezeichnung ohne SKU angeben, sodass der Lieferant die Variante erraten muss.
- Eine einzige Mengenspalte sowohl für den Nettobedarf als auch für die Bestellmenge verwenden.
- Beträge in verschiedenen Währungen ohne Angabe der Umrechnung summieren.
- Liefertermine bis zur Bestellung leer lassen, wodurch bereits verspätete Einkäufe verborgen bleiben.
- Eine freigegebene Zeile ohne Vermerk ändern, sodass niemand weiß, welche Version der Kunde unterschrieben hat.
So geht’s in ArchiBoard
- Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu «Estimates». Falls Ihre Spezifikation bereits in Excel, CSV, PDF oder Google Sheets vorliegt, klicken Sie auf «Import», laden die Datei hoch oder fügen den Link zur Tabelle ein und prüfen, was jede Spalte bedeutet. Details dazu finden Sie im Import-Leitfaden.
- Um einen neuen Posten hinzuzufügen, klicken Sie auf «Add item», fügen den Produktlink ein und klicken auf «Auto-fill». Name, Foto, Preis und Währung, Marke, SKU, Abmessungen, Verfügbarkeit, Lieferzeit, Verpackung und Einheit werden übernommen. Prüfen Sie die Felder und klicken Sie auf «Save item».
- Geben Sie in der Positionskarte die Nettomenge, die Reserve in Prozent sowie «Pieces per package» oder «m² per package» ein. Die Spalte «Qty» zeigt dann, wie viele ganze Packungen Sie kaufen müssen.
- Für eine günstigere oder schnellere Option öffnen Sie «Item details» → «Add analog». Die Alternative erscheint als Zweig unter dem Hauptposten.
- Öffnen Sie «Vendor & payment» in der Zeile, um den Lieferanten sowie die geplanten Liefer- und Montagetermine festzulegen.
- Stellen Sie «Estimate view mode» auf «Specification» um. Diese Ansicht zeigt, was und wie viel benötigt wird, ohne interne Finanzdaten. Nutzen Sie «Group by» → «By room» oder «By category» sowie «Preliminary» oder «Approved», um nur die vereinbarten Posten anzuzeigen.
- Öffnen Sie die Ansicht «By order priority», um zu sehen, welche Posten zuerst bestellt werden müssen.
- Klicken Sie auf «Export to PDF», wählen unter «Rooms» die Räume aus, schalten Preise und Fotos ein oder aus und klicken auf «Download PDF». Interne Angaben wie Einkaufspreis, Aufschlag und Gewinn sind im Kunden-PDF nicht enthalten.
Mehr zum Kalkulationsbildschirm: Kalkulationen und Spezifikationen und das Hilfekapitel zu Kalkulationen. Die Bestellfristen für das gesamte Projekt finden Sie im Beschaffungszeitplan.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einem FF&E-Plan und einer FF&E-Spezifikation?
In der Praxis überschneiden sich die Begriffe. Ein Plan ist meist eine kompakte Liste der Artikel nach Raum mit Codes und Stückzahlen. Eine Spezifikation enthält zusätzlich die Angaben, die für Bestellung und Kontrolle des Artikels nötig sind: genaue Ausführung, Maße, technische Anforderungen, Lieferant und Hinweise. Wenn Ihre Tabelle als Grundlage für eine Bestellung dienen kann, sollten Sie sie als Spezifikation bezeichnen.
Sollte die Spezifikation Preise enthalten?
Die interne Version sollte Preise enthalten, damit Sie Budget und Marge im Blick behalten. Die Kundenversion kann je nach Vereinbarung nur den Kundenpreis oder gar keine Preise zeigen. Einkaufspreis, Rabatt und Aufschlag gehören nicht in Unterlagen, die das Büro verlassen. Erstellen Sie beide Versionen aus einer gemeinsamen Hauptliste.
Wie detailliert sollten die Maße sein?
Geben Sie für jeden Artikel Breite, Tiefe und Höhe an, bei großen Stücken zusätzlich die Verpackungsmaße, denn die Verpackung entscheidet, ob der Artikel durch Türen und in Aufzüge passt. Gewicht, Sitzhöhe, Abstände oder Befestigungspunkte nur dann ergänzen, wenn sie Montage oder Komfort beeinflussen. Verwenden Sie im gesamten Dokument ein einheitliches Maßsystem.
Brauche ich Alternativen in der Spezifikation?
Bei Artikeln mit langer Lieferzeit oder hohem Preis ja. Halten Sie jeweils eine Alternative mit eigenem Preis und eigener Lieferzeit fest, damit der Kunde schnell entscheiden kann und das Projekt nicht stockt. Bei einfachen, günstigen Artikeln ist eine Alternative optional und kann erst auf Wunsch des Kunden ergänzt werden.
Wie gehe ich mit Änderungen nach der Freigabe durch den Kunden um?
Freigegebene Zeilen sollten nicht stillschweigend überschrieben werden. Ändern Sie die Zeile, notieren Sie Grund und Datum und informieren Sie alle, die mit dem Dokument arbeiten. Betrifft die Änderung Preis oder Lieferung, aktualisieren Sie sofort die Summen und das Bestelldatum. Ein klarer Änderungsnachweis schützt Sie bei späteren Diskussionen darüber, was vereinbart wurde.