Schätzung aus Google Sheets ohne Datenverlust importieren

Um eine Kalkulation ohne Datenverlust aus Google Sheets zu importieren, bereinigen Sie zuerst die Quelltabelle, stellen sicher, dass jede Spalte nur eine Bedeutung hat, und gleichen die Summen nach dem Import ab. Der Import selbst dauert nur wenige Minuten. Entscheidend ist, wie konsistent die Tabelle aufgebaut ist. Dieser Artikel beschreibt das Vorgehen, das ich nutze, wenn ein Studio eine fertige Kalkulation aus einer Tabelle in ein Projektwerkzeug überführt.

Das Quellblatt vor dem Import vorbereiten

Die meisten Importprobleme entstehen durch die Tabelle, nicht durch das Tool. Eine Tabelle, in der Mengen mit Einheiten, Preise mit Währungszeichen und Zwischensummen mit Positionen vermischt sind, ist für jeden Parser schwer lesbar. Investieren Sie zehn Minuten in die Quelle, dann geht der Rest schnell.

1. Erstellen Sie eine Kopie. Arbeiten Sie mit einem Duplikat des Blatts und lassen Sie das Original unverändert. Falls der Import einen zweiten Versuch braucht, haben Sie einen sauberen Ausgangspunkt.
2. Behalten Sie eine Kopfzeile bei. Setzen Sie die Spaltenüberschriften in eine einzige Zeile am oberen Rand der Tabelle. Vermeiden Sie verbundene Zellen im Tabellenbereich.
3. Eine Zeile, ein kaufbares Produkt. Schreiben Sie Sofa und Kissen nicht in eine Zelle. Wenn Sie es als eigenes Produkt kaufen, bekommt es eine eigene Zeile.
4. Kennzeichnen Sie Räume einheitlich. Verwenden Sie Abschnittsüberschriften („Küche“, „Schlafzimmer“) oder eine separate Spalte für den Raum, aber nicht beides in unterschiedlicher Form auf verschiedenen Tabellenblättern.
5. Trennen Sie Zahlen von Text. Menge in einer Spalte, Einheit in einer anderen, Preis als reine Zahl. Vermeiden Sie Einträge wie „2 Stk.“ oder „ca. 450“ in Zahlenzellen.
6. Geben Sie Links eine eigene Spalte. Eine Produkt-URL in einer eigenen Spalte ist verlässlicher als ein Link, der in einer Beschreibung versteckt ist.
7. Zwischensummen bewusst behandeln. Zwischensummen- und Summenzeilen können als Positionen gelesen werden. Verschieben Sie sie unter die Tabelle oder kennzeichnen Sie sie deutlich, damit Sie sie ignorieren können.
8. Notieren Sie die Gesamtsumme der Quelle. Sie brauchen eine Kontrollzahl, mit der Sie nach dem Import vergleichen können.

Checkliste vor dem Import

• Die Tabelle ist eine Kopie, und das Original ist gespeichert.
• Die Tabelle hat genau eine Kopfzeile und keine verbundenen Zellen.
• Jede Zeile enthält genau ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Gebühr.
• Menge, Einheit und Preis stehen in getrennten Spalten, und Zahlenzellen enthalten nur Zahlen.
• Die Währung ist entweder pro Spalte oder pro Zeile angegeben und wird nicht aus Symbolen im Text erraten.
• Produktlinks stehen in einer eigenen Spalte.
• Die Tabelle ist per Link zugänglich, falls Sie aus Google Sheets importieren möchten.
• Die Gesamtsumme der Quelle ist notiert.

Festlegen, welche Spalten Bedeutung haben

Ein Kostenvoranschlag hat meist mehr Spalten, als der Import braucht. Legen Sie fest, welche unverzichtbar sind, welche nützlich sind und welche zurückbleiben können. Der Import sollte alles enthalten, was Sie sonst von Hand neu eintippen würden, aber nichts, was Sie nur für private Berechnungen verwendet haben.

Spalte	Warum sie wichtig ist	Typisches Problem
Name	Kennzeichnet die Position im Kostenvoranschlag und in Kundendokumenten	Lieferantencode und Beschreibung in einer Zelle vermischt
Menge und Einheit	Bestimmt die Zeilensumme und die Bestellmenge	Einheit in der Mengenzelle mit eingetippt
Preis	Grundlage für Budget und Summen	Währungssymbol oder Text in der Zelle, unklar, ob der Preis pro Einheit oder pro Zeile gilt
Produktlink	Quelle für Foto, Maße, SKU und Verfügbarkeit	Link als Beschriftung eingefügt, oder die Produktseite existiert nicht mehr
Raum	Teilt das Budget nach Flächen auf	Verschiedene Schreibweisen desselben Raums
Maße	Wird für Spezifikationen und Abnahmeprüfungen benötigt	Nur in einer Freitextbeschreibung gespeichert
Foto	Macht das Kundendokument lesbar	Bilder schweben über den Zellen, statt in ihnen zu sitzen
Statusangabe oder Markierung „optional“	Trennt die Grundkalkulation von den Zusatzposten	Optionale Positionen versehentlich in der Summe mitgezählt

Falls Ihre Tabelle interne Spalten wie Einkaufspreis, Aufschlag oder Marge enthält, legen Sie vorab fest, ob diese mitübernommen werden. Sie sind für Ihre eigene Wirtschaftlichkeit nützlich, sollten aber niemals versehentlich in einer kundenseitigen Datei landen. Benennen Sie die Spalten klar, damit Sie sie beim Zuordnen auseinanderhalten können.

Räume, gemeinsam genutzte Positionen und optionale Zeilen behandeln

Die Struktur der Kalkulation ist der Ort, an dem Informationen am häufigsten verloren gehen. Drei Situationen erfordern vor dem Import eine Entscheidung.

Abschnitte und Räume

Wenn Ihre Kalkulation nach Abschnittsüberschriften gegliedert ist, prüfen Sie, ob jede Überschrift einen Raumnamen trägt und nicht eine Kategorie wie „Beleuchtung“. Eine gemischte Tabelle, in der manche Überschriften Räume und andere Kategorien sind, ergibt eine verwirrende Struktur. Wählen Sie eine Logik. Wenn Sie beides brauchen, behalten Sie die Räume als Überschriften und fügen die Kategorie als Spalte hinzu.

Positionen, die in mehreren Räumen verwendet werden

Dieselbe Fliese oder dieselbe Leuchte taucht oft in mehreren Räumen auf. Am saubersten ist eine Zeile mit der Menge, aufgeteilt nach Raum, zum Beispiel »Küche 2, Schlafzimmer 1«. Ein Produkt bedeutet einen Kauf und eine Zahlung, drei getrennte Zeilen mit drei verschiedenen Lieferantenbestellungen wären also unpassend. Wenn Ihre Tabelle das Produkt in mehreren Zeilen wiederholt, prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um einen Kauf handelt, und führen Sie die Zeilen vor dem Import zusammen.

Optionale und alternative Positionen

Viele Kostenvoranschläge enthalten Posten, die der Kunde noch nicht angenommen hat: ein Upgrade, eine günstigere Alternative oder ein dekoratives Extra. Kennzeichnen Sie diese in der Tabelle klar mit »Optional«. Andernfalls blähen sie die Gesamtsumme auf, und der erste Abgleich stimmt nicht.

Positionen, die keine Produkte sind

Planungshonorare, Lieferung, Montage und Installation sind berechtigte Positionen, verhalten sich aber anders als Produkte: Es gibt kein Foto, keinen Link und oft keinen Lieferanten. Behalten Sie sie mit einem eindeutigen Namen in der Tabelle, damit Sie sie nach dem Import wiedererkennen und ihren Status separat prüfen können.

Ergebnis nach dem Import prüfen

Senden Sie nichts an den Kunden, bevor Sie den importierten Kostenvoranschlag mit der Quelle abgeglichen haben. Gehen Sie dabei von den großen Zahlen zu den Details vor.

1. Vergleichen Sie die Gesamtsumme. Verwenden Sie die Kontrollnummer, die Sie notiert haben. Weicht sie ab, prüfen Sie, ob die Differenz durch optionale Positionen, Rundung oder Währungsumrechnung erklärt wird.
2. Vergleichen Sie die Raumsummen. Eine übereinstimmende Gesamtsumme kann einen Posten verbergen, der im falschen Raum gelandet ist.
3. Zählen Sie die Zeilen. Die Anzahl der importierten Positionen sollte der Anzahl der Produktzeilen in der Quelle entsprechen, abzüglich Zwischensummen und Leerzeilen.
4. Prüfen Sie Positionen ohne Raumzuordnung. Zeilen, die nicht zugeordnet werden konnten, stehen meist in einem separaten Block. Verteilen Sie sie auf die passenden Räume.
5. Öffnen Sie zehn Positionen nach dem Zufallsprinzip. Vergleichen Sie Name, Menge, Einheit, Preis, Foto und Maße mit der Quelle.
6. Links prüfen Produktseiten, die nicht mehr existieren, können keine Daten liefern. Ersetzen Sie diese Links oder tragen Sie die Felder manuell nach.

Beispiel für einen Abgleich

Die folgenden Zahlen sind ein illustratives Beispiel in EUR, keine echten Daten.

Prüfung	Quelltabelle	Nach dem Import	Ergebnis
Produktzeilen	64	64	Stimmt überein
Gesamtsumme, EUR	18.450	17.250	Differenz von 1.200
Optionale Positionen, EUR	1.200	nicht im Gesamtbetrag enthalten	Erklärt die Differenz
Küche gesamt, EUR	6.900	6.900	Stimmt überein
Positionen ohne Raum	0	3	Räumen zuordnen

In diesem Beispiel weichen die Summen nur deshalb ab, weil optionale Positionen nicht mitgezählt werden. Das ist ein korrektes Ergebnis, aber Sie können es nur deshalb so sagen, weil Sie geprüft haben. Die drei Positionen ohne Raum sind eine echte Aufgabe: Ordnen Sie sie zu, bevor Sie weitermachen.

Abschluss-Checkliste

• Die Gesamtsumme stimmt mit der Quelle überein, oder jede Abweichung ist erklärt.
• Die Raumsummen stimmen überein.
• Es bleiben keine Positionen ohne Raum übrig.
• Mengen und Einheiten sind bei Artikeln in Packungen korrekt, etwa bei Fliesen oder Bodenbelägen.
• Tote Links sind ersetzt oder die Felder manuell ausgefüllt.
• Interne Spalten (Einkaufspreis, Aufschlag) sind in keinem Kundendokument sichtbar.
• Ein kurzer Testexport sollte vor der Weitergabe an den Kunden korrekt aussehen. Unser Export-Leitfaden erklärt die Optionen.

Wenn Sie noch überlegen, ob eine Tabelle überhaupt der richtige Ort für eine laufende Kalkulation ist, zeigt der Vergleich mit Excel und Google Sheets , was sich ändert, sobald die Kalkulation mit Einkauf und Buchhaltung verknüpft wird.

So geht’s in ArchiBoard

Die folgenden Schritte folgen dem Importablauf, der im Kapitel zum Kalkulationsimport im Hilfecenterbeschrieben ist. Bereiten Sie zuerst die Tabelle vor, wie oben beschrieben.

1. Legen Sie ein Projekt an, falls Sie noch keines haben: Startseite → „Neues Projekt“, dann Name und Stadt eingeben.
2. Öffnen Sie das Projekt und wechseln Sie zu Kalkulationen → „Importieren“.
3. Laden Sie eine Excel-, CSV- oder PDF-Datei hoch oder fügen Sie einen Google-Sheets-Link ein. Die Tabelle muss über den Link zugänglich sein.
4. Prüfen Sie, was jede Spalte bedeutet (Bezeichnung, Menge, Preis und so weiter). Das System erkennt dies meist automatisch, bestätigen Sie es aber trotzdem.
5. Wählen Sie den Raum, in den importiert werden soll, oder übernehmen Sie die Aufteilung aus der Datei.
6. Klicken Sie auf „Importieren“.
7. Warten Sie den Hintergrundschritt ab: Zuerst werden die Positionen angelegt, danach werden die Daten aus den Produktlinks übernommen. Defekte Links werden markiert, sodass Sie sie korrigieren können.
8. Vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrer Kontrollsumme. Ordnen Sie alles aus dem Block „Kein Raum“ den passenden Räumen zu.
9. Falls etwas schiefgelaufen ist, öffnen Sie Aktivitätsfeed → „Import rückgängig machen“, korrigieren Sie die Quelle und importieren Sie erneut.

Einiges wird für Sie automatisch erkannt. Kalkulationsabschnitte werden zu Projekträumen, entweder zu bestehenden oder zu neuen. Ein Posten, der auf Räume aufgeteilt ist, etwa „Kitchen 2, Bedroom 1“, bleibt als eine Zeile erhalten, mit einem Anteil und einer Summe für jeden Raum. Fotos aus Zellen werden ihren Posten zugeordnet. Maße werden aus einer Spalte, aus der Beschreibung oder über den Link von der Produktseite übernommen. Bei PDF-Dateien werden auch Scans erkannt, und die Summen werden mit der Gesamtsumme abgeglichen. Posten mit der Markierung „Optional“ sind nicht in der Gesamtsumme enthalten.

Handelt es sich bei der Datei um ein Lieferantenangebot und nicht um Ihre eigene Kalkulation, aktivieren Sie „This is a supplier quote“ und füllen Sie „Quote no.“ und „Quote date“ aus. Mehr Details finden Sie im Kapitel zur Import-Hilfe.

FAQ

Muss das Google Sheet öffentlich sein, damit ich es importieren kann?

Das Sheet muss über den Link, den Sie einfügen, erreichbar sein, damit der Import es lesen kann. Prüfen Sie das in einem Inkognito-Fenster, bevor Sie beginnen. Wenn Sie das Sheet lieber nicht öffnen möchten, laden Sie es als Excel- oder CSV-Datei herunter und laden Sie stattdessen diese Datei hoch.

Kann ich nur einen Teil der Zeilen importieren?

Am einfachsten bereiten Sie die Quelle vor: Kopieren Sie das Sheet, löschen Sie die nicht benötigten Zeilen und importieren Sie die Kopie. Sie können auch alles importieren und danach unerwünschte Posten entfernen. Wenn Sie zu viel entfernen, können Sie über den Aktivitätsfeed Änderungen der letzten 30 Tage wiederherstellen.

Was passiert mit Fotos, die im Tabellenblatt gespeichert sind?

Fotos, die in Zellen platziert sind, werden ihren Zeilen zugeordnet und den entsprechenden Positionen angehängt. Bilder, die über dem Tabellenblatt schweben und nicht an eine Zelle gebunden sind, sind weniger zuverlässig. Verankern Sie sie vor dem Import an Zellen, oder fügen Sie Fotos später über Produktlinks oder manuell hinzu.

Warum weicht die importierte Summe von meiner Tabelle ab?

Die häufigsten Ursachen sind optionale Positionen, die nicht in die Summe einfließen, Zwischensummenzeilen, die als Positionen eingelesen werden, sowie Unterschiede bei Währung oder Rundung. Vergleichen Sie zuerst die Raumsummen, um zu sehen, wo die Abweichung auftritt, und prüfen Sie dann die Markierungen für optionale Positionen sowie Zeilen, die ohne Raum gelandet sind.

Kann ich einen Import rückgängig machen, wenn das Ergebnis falsch ist?

Ja. Öffnen Sie den Aktivitätsverlauf und wählen Sie «Import rückgängig machen», um den gesamten Import in einem Schritt zu entfernen. Korrigieren Sie danach die Quelltabelle, zum Beispiel das Spaltenlayout oder die Raumbezeichnungen, und starten Sie den Import erneut. Deshalb lohnt es sich, eine saubere Kopie des Originals aufzubewahren.

Sollte ich die Tabelle nach dem Import behalten?

Bewahren Sie sie als Archiv der Ausgangsfassung auf, klar benannt und als nicht mehr aktuell gekennzeichnet. Sobald die Kalkulation im Projekt aktiv ist, sollten Änderungen nur noch an einer Stelle vorgenommen werden. Zwei parallele Versionen laufen innerhalb einer Woche auseinander und sorgen für Verwirrung darüber, welche Zahlen stimmen.