Kostenvoranschlag Innenarchitektur: Diese Felder dürfen Sie nicht weglassen
· 9 Min. Lesezeit
Ein Kostenvoranschlag für Innenarchitektur funktioniert, wenn jede Zeile vier Fragen beantwortet: Was genau ist der Artikel, wie viel muss gekauft werden, was kostet er Sie und den Kunden, und wann muss er geliefert werden? Fehlt eine Antwort, wird der Kostenvoranschlag zu einer Preisliste, die keine Beschaffung steuern kann. Im Folgenden finden Sie die Felder, die in jedem Kostenvoranschlag festzuhalten sind, warum jedes einzelne wichtig ist, und ausgearbeitete Beispiele, die Sie in Ihre eigene Vorlage kopieren können.
Identifikationsfelder: Was genau kaufen Sie?
Diese Felder beseitigen Unklarheiten. Zwei Personen, die dieselbe Zeile lesen, wie zum Beispiel der Designer und die Person, die die Bestellung aufgibt, müssen zu demselben Schluss über das Produkt kommen.
| Feld | Was einzugeben ist | Was schiefgeht, wenn es fehlt |
|---|---|---|
| Raum | Der Raum oder Bereich, in den der Artikel kommt | Kein Budget pro Raum, keine Überprüfung der Mengen anhand der Raumfläche |
| Kategorie | Möbel, Beleuchtung, Fliesen, Textilien und so weiter | Keine Gruppierung, keine Verbindung zwischen dem Artikel und einer Bauphase |
| Name | Kurzbezeichnung, die der Kunde wiedererkennt | Der Kunde kann den Artikel in einer langen Liste nicht finden |
| Foto | Ein klares Bild der genauen Variante | Der Kunde genehmigt eine Textbeschreibung und ist bei Lieferung überrascht |
| SKU oder Modellcode | Der genaue Code des Lieferanten, einschließlich der Variante | Die falsche Farbe oder Größe wird bestellt |
| Abmessungen | Breite × Tiefe × Höhe oder Fliesenformat | Der Artikel passt nicht in den Raum oder auf den Lieferweg |
| Oberfläche und Farbe | Material, Farbname oder -code | Zwei Varianten eines Modells werden verwechselt |
| Lieferant und Link | Firmenname und eine URL zur Produktseite | Niemand kann den Preis oder die Verfügbarkeit später überprüfen. |
Halten Sie eine Tatsache in einem Feld fest.
Schreiben Sie Farbe und Größe nicht in die Namensspalte. Ein Name wie „Eichentisch 180 matt“ kann nicht gefiltert oder überprüft werden, während separate Felder dies ermöglichen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie später einem Lieferanten nur dessen eigene Artikel senden müssen.
Preisfelder: Trennen Sie Ihre Kosten vom Kundenpreis.
Der häufigste Fehler bei Vorlagen ist eine einzige Spalte „Preis“. Sie benötigen mindestens die Kette vom Listenpreis bis zum Kundenpreis, damit Sie immer wissen, was das Studio an jeder Position verdient.
- Geben Sie den Listenpreis (UVP) in der Währung des Lieferanten ein.
- Geben Sie den Rabatt, den Sie vom Lieferanten erhalten, in Prozent ein.
- Berechnen Sie den Einkaufspreis: Listenpreis minus Rabatt.
- Wenden Sie Ihren Aufschlag auf den Einkaufspreis an.
- Nehmen Sie das Ergebnis als Kundenpreis und runden Sie es erst in diesem letzten Schritt.
- Berechnen Sie den Gewinn als Kundenpreis minus Einkaufspreis.
Praxisbeispiel
Beispielzahlen: Ein Sofa hat einen Listenpreis von 1.000 EUR und Ihr Lieferantenrabatt beträgt 15 %. Der Einkaufspreis beträgt 850 EUR. Mit einem Aufschlag von 25 % beträgt der Kundenpreis 1.062,50 EUR und der Gewinn 212,50 EUR.
Beachten Sie, dass ein Aufschlag von 25 % auf die Kosten keine Marge von 25 % ist. Hier beträgt der Gewinn 20 % des Kundenpreises. Entscheiden Sie, welche der beiden Ihre Vorlage anzeigt, und beschriften Sie die Spalte deutlich. Für schnelle Überprüfungen verwenden Sie den „ Aufschlagrechner“.
Währung und Summen
Jeden Artikel in der Währung des Lieferanten speichern und den umgerechneten Betrag in der Projektwährung anzeigen. So müssen Sie bei einer Preisänderung in einer Währung die Zeile nicht neu eingeben. Fügen Sie außerdem ein Kennzeichen für „Preis auf Anfrage“ hinzu, damit solche Zeilen nicht stillschweigend als Null in der Gesamtsumme gezählt werden.
Mengenfelder: Nettobetrag, Reserve und Verpackung
Bei Möbeln ist die Menge einfach eine Zahl. Bei Fliesen, Bodenbelägen, Tapeten und Farben reicht ein Mengenfeld nicht aus, da man ganze Packungen kauft und eine Reserve für Zuschnitt und Verschnitt benötigt.
| Feld | Beispielwert | Zweck |
|---|---|---|
| Einheit | m² | In welcher Einheit die Nettomenge gemessen wird |
| Nettomenge | 18.4 | Tatsächlich benötigte Fläche oder Menge |
| Reserve, % | 10 | Zuschnitt, Bruch, spätere Reparaturen |
| Packungsgröße | 1.44 m² pro Packung | Kleinste Menge, die Sie kaufen können |
| Zu kaufende Menge | 15 Packungen | Die Zahl, die in die Bestellung eingeht |
| Preisbasis | pro m² und pro Packung | Ermöglicht den Vergleich von Angeboten verschiedener Lieferanten |
Praxisbeispiel
Veranschaulichende Zahlen: Die Netto-Bodenfläche beträgt 18.4 m² und die Reserve 10 %, sodass Sie 20.24 m² benötigen. Bei 1.44 m² pro Packung sind das 14.06 Packungen, also kaufen Sie 15 Packungen, was 21.6 m² entspricht. Wenn die Fliese 62 EUR pro m² kostet, beträgt eine Packung 89.28 EUR und die Summe der Position 1’339.20 EUR. Der Kundenpreis muss auf der Grundlage der gekauften Packungen berechnet werden, nicht auf der Grundlage der Nettofläche.
Artikel auf Räume aufteilen
Wenn ein Produkt in mehrere Räume kommt, bleibt es eine Zeile mit einer Menge pro Raum. Sie erhalten einen Einkauf und eine Zahlung, sehen aber trotzdem, wie viel jeder Raum kostet. Überprüfen Sie, ob die Summe der Raumflächen mit der Projektfläche übereinstimmt, bevor Sie Materialien berechnen.
Status-, Datums- und Zahlungsfelder
Eine Vorlage, die beim Preis aufhört, ist ein Angebot. Eine Vorlage, die Status und Termine verfolgt, ist ein funktionierendes Beschaffungstool. Dies sind die Felder, die den Unterschied ausmachen:
- Genehmigungsstatus: Genehmigung erforderlich, genehmigt, abgelehnt. Abgelehnte Artikel müssen aus den Summen herausfallen, aber sichtbar bleiben.
- Bestellstatus: bestellt, in Transit, geliefert, angenommen, installiert.
- Lieferzeit: die Lieferzeit des Lieferanten, vorzugsweise in Werktagen.
- Bestelldatum: der letzte Tag, an dem Sie die Bestellung aufgeben können, ohne die Baustelle zu verzögern.
- Geplante und tatsächliche Liefertermine: getrennt geführt, damit Sie sehen können, wie oft sich Termine verschieben.
- Zahlungsstatus: Rechnung angefordert, Anzahlung geleistet, vollständig bezahlt, mit den Beträgen.
- Dokumente: Rechnungs- oder Angebotsnummer und die Datei oder der Link.
- Messflagge: Ja für Einbaumöbel, Wandpaneele, Fenster und Innentüren, bei denen der Lieferant zuerst die Maße vor Ort benötigt.
So berechnen Sie das Bestelldatum
- Nehmen Sie das Datum, an dem der Artikel auf der Baustelle benötigt wird, normalerweise der Beginn der Installation.
- Ziehen Sie die vom Lieferanten angegebene Lieferzeit ab.
- Ziehen Sie einen Puffer für Genehmigung und Zahlung ab, zum Beispiel eine Woche.
- Schreiben Sie das Ergebnis in die Spalte „Bestelldatum“ und sortieren Sie die Schätzung danach.
Beispiel: Die Installation beginnt am 1. Juni, die Lieferung dauert sechs Wochen und der Puffer beträgt eine Woche. Das Bestelldatum ist der 13. April. Wenn der Kunde den Artikel bis dahin nicht genehmigt hat, ist die Verzögerung bereits in der Schätzung sichtbar.
Kundenversion und interne Version
Dieselbe Schätzung wird von verschiedenen Personen gelesen. Der Kunde benötigt eine klare Spezifikation. Sie und Ihr Einkaufsleiter benötigen die vollständigen wirtschaftlichen Daten. Gestalten Sie die Vorlage so, dass ein Datensatz beide Ansichten erzeugt, anstatt zwei Dateien zu führen, die auseinanderdriften.
| Feld | Kundenversion | Interne Version |
|---|---|---|
| Foto, Name, SKU, Abmessungen | Ja | Ja |
| Menge und Kundenpreis | Ja | Ja |
| Listenpreis, Rabatt, Einkaufspreis | Nein | Ja |
| Aufschlag und Gewinn | Nein | Ja |
| Lieferantenrechnungen und Zahlungen | Nur nach Vereinbarung | Ja |
| Liefertermine | Ja, meist nur Ist-Termine | Geplant und Ist |
Checkliste vor dem Versand eines Kostenvoranschlags an den Kunden
- Jede Zeile hat einen Raum, ein Foto und eine SKU.
- Keine Zeile hat einen leeren Preis oder einen nicht gekennzeichneten „Preis auf Anfrage“.
- Verpackte Materialien zeigen ganze Packungen, nicht die Nettofläche.
- Abgelehnte Artikel sind von der Gesamtsumme ausgeschlossen.
- Interne Spalten (Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn) sind ausgeblendet.
- Alternativen werden unter dem Hauptartikel angezeigt und klar gekennzeichnet.
- Die Gesamtsumme stimmt mit der Summe der Räume überein.
So geht’s in ArchiBoard
Die oben genannten Felder sind bereits in der Funktion „ Kostenvoranschläge“ integriert, sodass Sie keine Tabellenvorlage pflegen müssen. Die vollständige Beschreibung jedes Bildschirms finden Sie im „ Hilfekapitel Kostenvoranschläge“.
- Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zu „Kostenvoranschläge“, dann klicken Sie auf „Position hinzufügen“. Fügen Sie den Produktlink ein und klicken Sie auf „Automatisch ausfüllen“. Name, Foto, Preis und Währung, Marke, SKU, Abmessungen, Verfügbarkeit, Lieferzeit, Verpackung und Einheit werden ausgefüllt. Überprüfen Sie die Felder und klicken Sie auf „Position speichern“.
- Wenn Sie bereits einen Kostenvoranschlag in Excel, CSV, PDF oder Google Sheets haben, klicken Sie auf „Importieren“, laden Sie die Datei hoch oder fügen Sie den Link ein, überprüfen Sie die Bedeutung jeder Spalte, wählen Sie den Raum und klicken Sie auf „Importieren“. Details finden Sie im Kapitel „Import“.
- Öffnen Sie die Artikelkarte und geben Sie die Nettomenge, die Reserve in Prozent und „Stück pro Packung“ oder „m² pro Packung“ ein. Die Spalte „Menge“ zeigt dann an, wie viel in ganzen Packungen gekauft werden muss.
- Wechseln Sie die Kostenvoransicht zu „Wirtschaftlichkeit“, um die UVP der Kette, den Lieferantenrabatt, die Beschaffung, den Aufschlag, den Gewinn und den Kundenpreis zu sehen. Wenn Sie einen Betrag ändern, wird der Prozentsatz neu berechnet und umgekehrt.
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen für die Spaltengruppen Beschreibung, Finanzen, Lieferung und Zahlung, um nur die Felder anzuzeigen, die Sie benötigen. Für Lieferant, Vorauszahlung, Rechnungen und Termine öffnen Sie „Lieferant & Zahlung“ in der Artikelzeile.
- Klicken Sie auf den Status eines Artikels und wählen Sie „Status ändern“, um ihn durch Genehmigung, Bestellung, Lieferung und Abnahme zu bewegen. Sie können einen Kommentar und einen Anhang hinzufügen.
- Um dem Kunden eine saubere Version zu senden, klicken Sie auf „Als PDF exportieren“, wählen Sie die Räume aus, schalten Sie Preise und Fotos ein oder aus und klicken Sie auf „PDF herunterladen“. Einkaufspreis, Aufschlag und Gewinn sind nicht im Kunden-PDF enthalten.
FAQ
Wie viele Felder sollte eine Kostenvoranschlags-Vorlage haben?
Das reicht, um die Fragen „Was?“, „Wie viel?“, „Zu welchem Preis?“ und „Wann?“ zu beantworten, was in der Regel 20 bis 25 Felder sind. Mehr als das verlangsamt Sie, weil niemand sie ausfüllt. Weniger als das, und Sie werden Lieferanten und Kunden immer wieder nach fehlenden Daten fragen. Machen Sie die Felder für Identifikation, Menge und Preis obligatorisch und lassen Sie den Rest optional.
Sollte der Kunde den Einkaufspreis und den Aufschlag sehen?
Das hängt von Ihrem Vertragsmodell und davon ab, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Wenn Sie eine Gebühr oder einen Aufschlag berechnen, der nicht zeilenweise offengelegt wird, verwenden Sie eine Kundenversion ohne interne Spalten. Wenn Sie offen auf Kosten-plus-Basis arbeiten, zeigen Sie es ihnen. So oder so, behalten Sie die internen Felder in den Daten, damit der Gewinn für Sie sichtbar bleibt.
Welche zusätzlichen Felder benötigen maßgefertigte Artikel?
Fügen Sie die Angebotsnummer und das Datum des Lieferanten hinzu, ein Mess-Flag mit geplanten und tatsächlichen Daten, die Produktionsvorlaufzeit und die Genehmigung von Zeichnungen oder Mustern. Maßgefertigte Artikel erfordern oft eine Vorauszahlung, fügen Sie also auch den Vorauszahlungsbetrag und den Restbetrag hinzu. Die Angebotssumme sollte der Einkaufspreis der Position werden.
Wie zeige ich dem Kunden eine günstigere Alternative?
Fügen Sie die Alternative als separate Zeile unter dem Hauptartikel hinzu, mit eigenem Foto, SKU, Lieferanten und Preis. Kennzeichnen Sie sie deutlich als Alternative. Im Kundendokument zeigen Sie zwei Summen: die Basissumme und die Summe mit Alternativen. Auf diese Weise vergleicht der Kunde Optionen, ohne die genehmigte Basisspezifikation zu verlieren.
Benötige ich eine separate Vorlage für jeden Projekttyp?
Nein. Behalten Sie einen Satz von Feldern bei und ändern Sie nur die Kategorien und die Raumliste. Eine Badrenovierung und eine möblierte Wohnung benötigen die gleichen Felder für Preis, Menge, Status und Datum. Was sich unterscheidet, ist die Anzahl der Artikel, die gemessen oder verpackt werden müssen, und das sind optionale Felder derselben Vorlage.