Vorlage für das Projektbudget im Innenausbau: Beschaffungsmethode

Eine Vorlage für das Projektbudget im Innenausbau funktioniert nur, wenn jede Zeile dieselben Felder enthält: was der Posten ist, wie viel gekauft werden soll, was Sie dem Lieferanten zahlen, was der Kunde zahlt, wann bestellt wird und was bereits bezahlt ist. Gliedern Sie das Budget raumweise, führen Sie Einkaufspreis und Kundenpreis in getrennten Spalten und ergänzen Sie die Posten, die leicht übersehen werden: Lieferung, Montage und eine Reserve für Unvorhergesehenes. Im Folgenden finden Sie den Aufbau und die Reihenfolge der Arbeitsschritte.

Festlegen, was das Budget leisten muss

Eine einzige Postenliste muss drei Lesern dienen, und die meisten Budgetprobleme entstehen, wenn ein Blatt alle drei bedienen soll, ohne die Sichtweisen zu trennen.

• Der Kunde möchte wissen, was jeder Raum kostet und was bereits freigegeben wurde.
• Die Einkaufsleitung möchte wissen, was zuerst bestellt werden muss, bei wem und bis wann die Ware eintreffen muss.
• Das Studio möchte wissen, wie hoch der Einkaufspreis, der Aufschlag und der Gewinn pro Posten sind.

Gestalten Sie die Vorlage so, dass dieselben Zeilen eine Kundensicht (Bezeichnung, Foto, Menge, Kundenpreis) und eine interne Sicht (Einkaufspreis, Aufschlag, Gewinn) zeigen können. Wenn Sie zwei getrennte Dateien pflegen müssen, laufen sie innerhalb weniger Wochen auseinander.

Die Spalten der Vorlage einrichten

Beginnen Sie mit einem Blatt pro Projekt und einem Block pro Raum. Ergänzen Sie für jede Zeile eine Kategorie (Möbel, Beleuchtung, Oberflächen, Textilien, Dienstleistungen). Summen nach Raum und nach Kategorie werden beide benötigt: die erste für das Gespräch mit dem Kunden, die zweite für den Vergleich mit dem freigegebenen Budget.

Spaltengruppe	Spalten	Zweck
Identifizierung	Raum, Kategorie, Artikelbezeichnung, Foto, Link, SKU, Maße	Eindeutige Bestellung und Abnahme
Menge	Nettomenge, Reserve in %, Einheit, Stück oder m² pro Packung, zu kaufende Menge	Korrekte Einkaufsmenge
Preis	Listenpreis, Lieferantenrabatt, Einkaufspreis, Aufschlag in %, Kundenpreis, Gewinn	Einnahmen des Studios und Kundensumme
Lieferant	Lieferant, Währung, Angebotsnummer	Bündelung von Bestellungen und Zahlungen
Logistik	Lieferzeit, Termin der Baustellenanlieferung, Bestellfrist, geplante und tatsächliche Lieferung	Verzögerungen vermeiden
Status und Zahlung	Freigabestatus, bestellt, geliefert, abgenommen; Rechnung, Anzahlung, Restzahlung	Controlling und Liquiditätsplanung

Zwei Preisebenen getrennt halten

Der Einkaufspreis und der Kundenpreis sind unterschiedliche Zahlen mit unterschiedlichen Verantwortlichen. Überschreiben Sie nie das eine mit dem anderen. Berechnen Sie den Kundenpreis aus dem Einkaufspreis und dem Aufschlag, damit eine Änderung des Lieferantenrabatts die gesamte Zeile konsistent aktualisiert.

Mengen, Preise und Aufschlag eintragen

Arbeiten Sie die Tabelle in fester Reihenfolge durch. Mengen vor Preisen zu erfassen verhindert den häufigsten Fehler: ein korrekter Stückpreis, multipliziert mit einer falschen Menge.

1. Alle Artikel nach Raum auflisten. Übernehmen Sie sie aus dem genehmigten Konzept, den Plänen und dem Raumbuch. Markieren Sie noch offene Artikel als vorläufig, nicht als genehmigt.
2. Nettomengen eintragen. Verwenden Sie die Einheit, die zur Verwendung des Artikels passt: m² für Fliesen, laufende Meter für Sockelleisten, Stück für Leuchten.
3. Reserve hinzufügen. Materialien, die zugeschnitten oder angepasst werden müssen (Fliesen, Tapeten, Bodenbeläge), brauchen eine Reserve. Der Prozentsatz hängt von Verlegung und Muster ab, deshalb legen Sie ihn pro Position fest und nicht für das gesamte Projekt.
4. Auf volle Packungen aufrunden. Gekauft werden Kartons und Rollen, nicht exakte Quadratmeter. Die Bestellmenge ist die Anzahl der Packungen, und der Preis wird auf dieser Menge berechnet.
5. Geben Sie den Listenpreis ein und danach den Lieferantenrabatt. Das Ergebnis ist der Einkaufspreis. Ist der Preis noch nicht bekannt, markieren Sie die Position als »Preis auf Anfrage« und lassen Sie sie aus der verbindlichen Summe heraus.
6. Wenden Sie den Aufschlag an und berechnen Sie den Kundenpreis. Prüfen Sie den Gewinn je Position und für das gesamte Projekt.
7. Gleichen Sie die Summen mit dem genehmigten Budget ab nach Raum und nach Kategorie.

Beispiel: Bestellmenge

Beispielwerte für Bodenfliesen: Nettofläche 22 m², Reserve 10 %, also 24.2 m² Bedarf. Ein Karton deckt 1.44 m². 24.2 / 1.44 = 16.8, also 17 Kartons kaufen, das sind 24.48 m². Bei 48 EUR pro m² kostet die Position 1,175.04 EUR zum Einkaufspreis.

Beispiel: Preis, Aufschlag und Gewinn

Aufschlag und Marge sind unterschiedliche Größen, und ihre Verwechslung ist eine häufige Ursache für falsche Kundenpreise. Die Tabelle zeigt eine Position mit anschaulichen Zahlen. Eigene Werte können Sie im Aufschlagsrechner.

Schritt	Wert (Beispiel, EUR)
Listenpreis	1,000
Lieferantenrabatt 15 %	−150
Einkaufspreis	850
Aufschlag 30 % auf den Einkaufspreis	+255
Kundenpreis	1,105
Gewinn	255 (etwa 23 % des Kundenpreises)

Legen Sie einmal fest, ob Ihr Büro von Aufschlag oder Marge spricht, und verwenden Sie diesen Begriff in der Vorlagenkopfzeile und in Gesprächen mit Kollegen.

Die Positionen, die meist fehlen

Ein Budget, das nur aus Produktpositionen besteht, ist fast immer zu niedrig. Die fehlenden Kosten sind nicht exotisch; sie haben schlicht keine Produktseite. Führen Sie sie als eigene Zeilen auf, damit sie sichtbar bleiben und der Kunde sie separat freigeben kann.

• Lieferung zur Baustelle und gegebenenfalls getrennt dazu zum Studio oder Lager, wenn Waren gesammelt werden.
• Heben, Tragen und Auspacken, besonders bei großen Möbeln und Naturstein.
• Montage von Beleuchtung, Einbaumöbeln, Sanitärobjekten und Vorhängen.
• Aufmaßtermine für Fenster, Türen, Wandpaneele und Einbaumöbel.
• Befestigungsmaterial, Abschlussleisten, Profile, Kleber und sonstiges Kleinmaterial, das im Produktpreis nicht enthalten ist.
• Zoll, Abgaben oder Einfuhrgebühren, falls Waren eine Grenze überqueren, soweit für Ihr Projekt zutreffend.
• Studiohonorar oder andere Dienstleistungspositionen, getrennt von Lieferantenartikeln geführt.
• Reserve, als eigene Zeile ausgewiesen und nicht in den Artikelpreisen versteckt.

Reserve als sichtbare Zeile

Die passende Höhe hängt davon ab, wie vollständig die Spezifikation ist und wie viele Positionen noch angefragt sind. Ein Projekt mit freigegebenen Preisen und gemessenen Maßen braucht weniger als eines mit vielen vorläufigen Positionen. Nennen Sie den Prozentsatz im Budget und vereinbaren Sie mit dem Kunden, wie er verwendet werden darf.

Verknüpfen Sie das Budget mit Bestellterminen und steuern Sie es

Ein Budget ohne Termine zeigt, was das Projekt kostet, aber nicht, wann Geld und Entscheidungen benötigt werden. Berechnen Sie für jede Position den spätesten Bestelltermin rückwärts ausgehend von dem Tag, an dem sie auf der Baustelle sein muss.

1. Nehmen Sie das Datum, zu dem der Artikel auf der Baustelle benötigt wird, aus dem Bauzeitenplan.
2. Ziehen Sie die Lieferzeit des Lieferanten ab, einschließlich Produktion und Versand.
3. Ziehen Sie einen Puffer für Lieferung und Abnahme ab, damit ein Mangel noch korrigiert werden kann.
4. Ziehen Sie die Zeit ab, die der Kunde für die Freigabe des Artikels braucht.
5. Sortieren Sie die Liste nach dem Bestelltermin. Ganz oben steht, was Sie diese Woche nachverfolgen.

Beispiel: Ein Sofa wird am Tag 0 auf der Baustelle benötigt, die Lieferzeit beträgt 8 Wochen, der Puffer 1 Woche und die Freigabe dauert 1 Woche. Der Kunde muss es 10 Wochen vor Tag 0 freigeben. Abhängigkeiten zwischen Phasen und Einkäufen lassen sich auf einem Beschaffungszeitplan leichter erkennen als in einer Tabellenspalte.

Prüfroutine

• Aktualisieren Sie den Status jedes Artikels, sobald er sich ändert, nicht erst am Ende der Woche.
• Halten Sie Preisänderungen mit Begründung fest, damit sich eine Abweichung zwischen erstem und endgültigem Budget erklären lässt.
• Erfassen Sie jede Zahlung zu einem Artikel: Anzahlung, Restzahlung, Datum.
• Passen Sie Liefertermine in der Tabelle an und notieren Sie den Grund; Lieferanten mit wiederholten Verzögerungen sollten sichtbar sein.
• Vergleichen Sie vor jedem Kundentermin die Kalkulation mit dem freigegebenen Budget, Raum für Raum.
• Heften Sie Rechnungen und Belege an die Position, zu der sie gehören.

So geht es in ArchiBoard

Dieselbe Struktur steht in der App als Kalkulation zur Verfügung: Den Überblick finden Sie unter Kalkulationen und Spezifikationen , das Verschieben einer bestehenden Tabelle erklärt das Kapitel Import von Kalkulationen .

1. Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf «Neues Projekt» und geben Sie Name, Stadt und die Rolle Ihres Büros ein.
2. Öffnen Sie Projekt → «Räume» → «Raum hinzufügen» für jeden Raum.
3. Wenn Sie bereits ein Budget in einer Tabelle haben, öffnen Sie Estimates → „Import“, laden Sie eine Excel-, CSV- oder PDF-Datei hoch oder fügen Sie einen Google-Sheets-Link ein, prüfen Sie, was jede Spalte bedeutet, wählen Sie einen Raum oder übernehmen Sie die Aufschlüsselung aus der Datei und klicken Sie auf „Import“. Einen Fehler können Sie im „Activity Feed“ mit „Undo import“ rückgängig machen.
4. Um Artikel aus Online-Shops hinzuzufügen, klicken Sie auf „Add item“, fügen den Produktlink ein, klicken auf „Auto-fill“, prüfen die Felder und klicken auf „Save item“. Der Web-Clipper erledigt dasselbe direkt von der Shop-Seite aus.
5. Geben Sie in der Artikelkarte die Nettomenge, die Reserve in Prozent sowie „Pieces per package“ oder „m² per package“ ein. Die Spalte „Qty“ zeigt dann, wie viele ganze Packungen Sie kaufen müssen.
6. Stellen Sie „Estimate view mode“ auf „Economics“, um die Kette vom UVP (MSRP) über Lieferantenrabatt, Einkauf, Aufschlag und Gewinn bis zum Kundenpreis zu sehen. „Specification“ zeigt die Version ohne interne Finanzdaten.
7. Mit dem Schalter „Preliminary“ und „Approved“ trennen Sie, was nur vorgeschlagen ist, von dem, wozu der Kunde bereits zugestimmt hat.
8. Öffnen Sie „By order priority“ im Kostenvoranschlag oder den Block „Upcoming purchases“ in „Timeline“, um zu sehen, was zuerst bestellt werden muss.
9. Tragen Sie in „Project Finances“ das genehmigte Budget ein. Sobald der Kostenvoranschlag es überschreitet, erscheint eine Warnung.
10. Um dem Kunden eine Version zu schicken, klicken Sie auf „Export to PDF“, wählen die Räume aus und klicken auf „Download PDF“. Einkaufspreis, Aufschlag und Gewinn sind im Kunden-PDF nicht enthalten.

FAQ

Welche Angaben sollte eine Vorlage für das Budget eines Innenarchitekturprojekts enthalten?

Mindestens: Raum, Kategorie, Artikel mit Link oder SKU, zu kaufende Menge, Lieferant, Einkaufspreis, Aufschlag, Kundenpreis, Lieferzeit, Bestellfrist, Freigabestatus und Zahlungsstatus. Ergänzen Sie separate Zeilen für Lieferung, Montage, Dienstleistungen und Reserve. Ohne diese Angaben deckt das Budget nur die Produkte ab und unterschätzt die tatsächlichen Projektkosten.

Sollte der Kunde Einkaufspreise und Aufschläge sehen?

Das hängt von Ihrem Vertrag und Ihrem Honorarmodell ab. Wenn Sie mit Aufschlägen oder einem Anteil am Lieferantenrabatt arbeiten, zeigen die meisten Büros dem Kunden nur den Endpreis. Was auch immer Sie wählen: Halten Sie die internen Spalten getrennt, damit der Kundenexport ohne sie und ohne manuelles Löschen erstellt werden kann.

Wie gehe ich mit Artikeln um, deren Preis noch nicht feststeht?

Kennzeichnen Sie sie als «Preis auf Anfrage» und lassen Sie sie in der Liste sichtbar. Tragen Sie keine Schätzung ein, als wäre sie ein Angebot. Wenn Sie einen Arbeitswert benötigen, setzen Sie ihn in eine deutlich markierte Schätzzeile und ersetzen Sie ihn, sobald der Lieferant antwortet. Prüfen Sie solche Zeilen vor jedem Kundentermin.

Wie viel Reserve sollte ich einplanen?

Es gibt keinen allgemeingültigen Wert. Er hängt davon ab, wie vollständig die Spezifikation ist, wie viele Preise noch offen sind und wie komplex der Standort ist. Weisen Sie die Reserve als eigene Zeile mit einem angegebenen Prozentsatz aus und klären Sie mit dem Kunden, was sie abdeckt. Verringern Sie sie, sobald Artikel freigegeben und bestellt sind.

Reicht eine Tabellenkalkulation, oder brauche ich ein spezielles Tool?

Für ein kleines Projekt, das eine einzelne Person pflegt, reicht eine Tabelle völlig aus. Schwierig wird es, wenn mehrere Personen daran arbeiten, wenn Kunden- und interne Ansichten auf denselben Daten beruhen oder wenn Zahlungen und Liefertermine pro Position nachverfolgt werden müssen. Entscheiden Sie anhand der Frage, wie viele Personen und Projekte von der Datei abhängen.

Wie oft sollte das Budget aktualisiert werden?

Aktualisieren Sie es jedes Mal, wenn sich ein Preis, eine Menge, ein Status oder ein Datum ändert, und prüfen Sie es vollständig vor jedem Kundentermin und jeder Bestellrunde. Kleine, häufige Anpassungen kosten weniger Zeit als ein monatlicher Abgleich und halten die Bestelltermine verlässlich."