Raumweises Budget für Innenarchitektur: So teilen Sie es auf

Ein raumweises Budget für Innenarchitektur funktioniert so: Man legt die Gesamtsumme fest, reserviert eine Reserve und die gemeinsamen Kosten und verteilt dann den Rest nach dem Gewicht der Räume im Projekt auf die einzelnen Räume. Danach ordnet man jeden Kostenposten einem Raum zu oder teilt ihn nach einer klaren Regel zwischen den Räumen auf. Dieser Artikel zeigt die Methode Schritt für Schritt, mit einem Beispiel, das Sie übernehmen können.

Warum ein Raumbudget besser funktioniert als eine Gesamtsumme

Eine einzige Gesamtsumme zeigt nur an, wann das Budget überschritten ist, nicht wo. Ein Kunde, der nacheinander ein Sofa, einen Teppich und eine Lampe freigibt, kann das Budget fürs Wohnzimmer aufbrauchen, bevor die Küche überhaupt spezifiziert ist. Wenn jeder Raum ein eigenes Limit hat, sieht man das Problem im Moment der Entscheidung und nicht erst am Ende der Beschaffung.

Ein Raumbudget erleichtert außerdem das Gespräch mit dem Kunden. Menschen denken in Räumen: «Im Bad geben wir mehr aus, im Flur sparen wir.» Wenn man das früh in Zahlen fasst, vermeidet man spätere Diskussionen.

Was ein Raumbudget nicht abdeckt

Manche Kosten gehören zu keinem einzelnen Raum: das Honorar fürs Büro, die Lieferung für das gesamte Projekt, Leistungen, die dem ganzen Haus dienen, und die Reserve. Zwingt man sie in einzelne Räume, werden die Raumzahlen unzuverlässig. Führen Sie sie als eigene Posten und entscheiden Sie bewusst, welche davon Sie aufteilen (siehe Abschnitt drei).

Schritt 1: Den Budgetrahmen aufbauen

Beginnen Sie oben und arbeiten Sie sich nach unten vor. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt den Betrag verringert, der für die Räume zur Verfügung steht.

1. Die genehmigte Gesamtsumme festlegen. Verwenden Sie den Betrag, den der Kunde tatsächlich auszugeben bereit ist, zu Kundenpreisen, nicht zu Ihren Einkaufspreisen.
2. Planen Sie einen Puffer ein. Viele Innenarchitekten halten für Preisänderungen, Ersatzbeschaffungen und Überraschungen auf der Baustelle einen prozentualen Anteil zurück. Legen Sie die Höhe gemeinsam mit dem Kunden fest und führen Sie sie als eigene Zeile auf.
3. Ziehen Sie gemeinsame Kosten ab. Büropauschale, projektweite Lieferung, Dienstleistungen und alle Posten, die Sie keinem einzelnen Raum zuordnen.
4. Listen Sie die Räume auf. Berücksichtigen Sie jeden Bereich, der Einrichtungsgegenstände erhält: Flur, Abstellraum, Balkon und Terrasse werden oft vergessen.
5. Verteilen Sie den Rest auf die Räume. Verwenden Sie Gewichtungen, wie unten beschrieben.
6. Lassen Sie sich die Budgetobergrenzen je Raum genehmigen, nicht nur die Gesamtsumme.

Wie Sie die Räume gewichten

Die Fläche allein ist ein schlechter Maßstab. Ein kleines Bad mit Sanitärobjekten, Fliesen, Armaturen und einem maßgefertigten Waschtisch kann pro Quadratmeter mehr kosten als ein großes Wohnzimmer. Kombinieren Sie drei Faktoren: Fläche, erwartetes Ausstattungsniveau und die Anzahl teurer Posten wie Einbaumöbel, Sanitärobjekte, Geräte und Beleuchtung. Passen Sie das Ergebnis anschließend manuell an und prüfen Sie es pro Quadratmeter.

Beispielhafte Aufteilung

Die folgenden Zahlen dienen der Veranschaulichung und sind kein Richtwert. Genehmigtes Gesamtbudget: 100.000 EUR. Puffer: 8.000 EUR. Gemeinsame Kosten: 12.000 EUR. Verbleibend für die Räume: 80.000 EUR.

Raum	Fläche, m²	Anteil am Raumbudget	Budget, EUR	EUR pro m²
Küche	14	27.5%	22,000	1,571
Wohnzimmer	32	25%	20,000	625
Hauptschlafzimmer	18	15%	12,000	667
Bad	8	15%	12,000	1,500
Kinderzimmer	12	10%	8,000	667
Flur	9	7.5%	6,000	667
Summe Räume	93	100%	80,000	860

Die Spalte pro Quadratmeter dient als Plausibilitätsprüfung. Wirkt das Wohnzimmer im Vergleich zur Küche billig, sollten Sie fragen, ob der Kunde das tatsächlich so möchte, oder ob der Küchenwert durch Geräte aufgebläht ist, die als eigene Position aufgeführt werden könnten.

Schritt 2: Jeden Posten einem Raum zuordnen

Ein Raumbudget ist nur so genau wie die Raumzuordnung in der Kalkulation. Die meisten Fehler entstehen durch Posten ohne Raumangabe oder mit falscher Zuordnung. Gehen Sie die Kalkulation einmal sorgfältig durch und halten Sie dann an der Regel fest, dass kein Posten ohne Raum in die Kalkulation aufgenommen wird.

1. Exportieren Sie die vollständige Liste aller Posten oder stellen Sie sie zusammen, einschließlich der Positionen, die sich noch im Angebotsstadium befinden.
2. Ordnen Sie jedem Posten einen Raum zu. Lässt sich ein Posten keinem Raum eindeutig zuordnen, legen Sie ihn in einer vorläufigen Gruppe „nicht zugeordnet“ ab und leeren Sie diese Gruppe vor dem nächsten Kundentermin.
3. Prüfen Sie, ob Einbauteile (Schränke, Küchenzeilen, Wandpaneele) dort eingeplant sind, wo sie montiert werden, und nicht dort, wo sie in der Werkstatt lagern.
4. Rechnen Sie die tatsächlich zu kaufende Menge ein: ganze Gebinde, Reserve für Zuschnitt, Ersatzteile. Ein Fliesenbudget auf Basis der Nettofläche wird immer zu knapp sein.
5. Vergleichen Sie jede Raumsumme mit ihrem Limit und markieren Sie Räume, die bereits mehr als 90 % des Limits erreicht haben, während noch viele Posten offen sind.

Berechnen Sie bei Bodenbelägen, Fliesen und Farbe die Mengen je Raum, bevor Sie die Preise ansetzen. Ein Materialrechner hilft Ihnen, von der Raumfläche zu Gebinden und Reserve zu kommen, ohne manuell zu rechnen.

Checkliste vor der Präsentation der Raumlimits

• Jeder Raum, der Posten erhält, ist auf der Liste.
• Die Summe der Raumflächen stimmt mit der Projektfläche überein, oder die Abweichung ist erklärt.
• Kein Posten bleibt ohne Raumzuordnung.
• Reserve und gemeinsame Kosten stehen als eigene Positionen und sind nicht in den Räumen versteckt.
• Die Mengen enthalten Reserve und ganze Gebinde.
• Der Kunde hat die Budgetgrenzen in den Kundenpreisen gesehen, nicht in den Einkaufspreisen.

Schritt 3: Posten aufteilen, die mehreren Räumen dienen

Ein Bodenbelag zieht sich durch drei Räume. Dieselbe Leuchte hängt in zwei Schlafzimmern. Die Lieferung ist eine Rechnung für die gesamte Bestellung. Legen Sie die Aufteilungsregel einmal fest, dokumentieren Sie sie und wenden Sie sie konsistent an, damit die Raumzahlen dem Kunden erklärt werden können.

Kostenart	Empfohlene Aufteilungsregel	Begründung
Bodenbelag oder Farbe, in mehreren Räumen verwendet	Nach Fläche des jeweiligen Raums	Die Kosten folgen der belegten Fläche
Identische Ausstattung (gleiche Leuchte, gleicher Steckdosensatz)	Nach Stückzahl je Raum	Jeder Raum verbraucht die Anzahl Stücke, die er erhält
Eine Partie mit individueller Aufteilung (eine gemeinsame Steinplatte, ein Fliesenlos)	Nach Prozentsatz, manuell vereinbart	Der Verbrauch ist ungleichmäßig und im Voraus bekannt
Lieferung einer Bestellung	Anteilig zum Warenwert je Raum oder als gemeinsame Position	Verzerrt kleine Räume nicht
Studiohonorar, Projektkoordination	Als gemeinsame Position führen	An keinen Raum gebunden
Reserve	Als gemeinsame Position führen	Wird dem Raum zugeordnet, in dem das Problem auftritt

Einen Einkauf als einen Einkauf belassen

Wenn Sie Kosten auf mehrere Räume verteilen, darf daraus nicht aus einem Kauf eine Reihe von Käufen werden. Sie geben weiterhin eine Bestellung auf, erhalten eine Rechnung und leisten eine Zahlung an den Lieferanten. Geteilt wird nur die Budgetansicht. Wenn Ihre Tabelle die Zeile für jeden Raum doppelt anlegt, stimmen Zahlungen und Mengen schnell nicht mehr mit den Lieferantenbelegen überein.

Ungerade Stückzahlen

Wenn 68 Stück auf zwei Räume entfallen, ergibt die Aufteilung 34 und 34. Bei einer ungeraden Zahl legen Sie im Voraus fest, welcher Raum das überzählige Stück erhält, und halten diese Regel im gesamten Projekt ein. Gerade solche kleinen Unstimmigkeiten machen eine Raumtabelle schwer vertrauenswürdig.

Schritt 4: Verfolgen, umverteilen und berichten

Ein Raumbudget ist ein Arbeitsinstrument und keine einmalige Tabelle. Prüfen Sie es in festem Rhythmus, zum Beispiel wöchentlich während der Spezifikationsphase und nach jeder größeren Freigabe während der Beschaffung.

1. Vorgeschlagenes und Freigegebenes trennen. Erfassen Sie pro Raum zwei Summen: alles, was vorgeschlagen wurde, und nur das, was der Kunde bestätigt hat. Die erste zeigt das Risiko, die zweite die tatsächliche Bindung.
2. Den Restbetrag berechnen. Raumlimit minus freigegebene Positionen ergibt den Restbetrag. Vergleichen Sie diesen mit der Summe der Vorschläge, um zu sehen, ob die offenen Positionen noch hineinpassen.
3. Räume nach Status kennzeichnen. Innerhalb des Limits, nahe am Limit, über dem Limit.
4. Umverteilung nur mit Zustimmung des Kunden. Überschreitet die Küche ihr Budget, entscheiden Sie, ob Sie dort Positionen streichen, Geld aus dem Flur nehmen oder die Reserve nutzen. Halten Sie die Entscheidung und die neuen Limits fest.
5. Raumweise berichten. Schicken Sie dem Kunden eine kurze Übersicht je Raum: Limit, freigegeben, verbleibend.

Beispiel für eine Raumstatusprüfung

Beispielhafte Zahlen in EUR für die Küche aus dem vorherigen Beispiel.

Raum	Budgetlimit	Genehmigt	Vorgeschlagen, noch nicht genehmigt	Verbleibend nach Genehmigung	Status
Küche	22,000	15,500	8,200	6,500	Über dem Limit um 1,700, wenn alle Vorschläge genehmigt werden
Wohnzimmer	20,000	9,000	7,500	11,000	Innerhalb des Limits
Flur	6,000	5,400	0	600	Nahe am Limit

Die Küche ist die interessante Zeile. Die genehmigten Ausgaben liegen noch unter dem Limit, doch die offenen Vorschläge würden den Raum darüber bringen. Jetzt ist der Moment, für ein oder zwei Positionen eine günstigere Alternative anzubieten, bevor der Kunde sich in die teurere Option verliebt.

Checkliste für die wöchentliche Prüfung

• Neue Positionen der letzten Woche sind alle einem Raum zugeordnet.
• Von Lieferanten geänderte Preise sind aktualisiert.
• Abgelehnte Positionen sind aus den Raumsummen ausgeschlossen.
• Räume nahe am Limit haben eine Maßnahme: Alternative, Reduzierung oder ein Gespräch über das Budget.
• Jede Umbuchung zwischen Räumen wird mit Datum und Freigabe durch den Kunden dokumentiert.
• Die Nutzung der Reserve ist als eigene Zahl sichtbar.

Wenn Sie auch erfassen, was der Kunde bezahlt hat und was Sie Lieferanten schulden, halten Sie das getrennt von den Raumlimits. Raumbudgets beantworten die Frage «Wie viel dürfen wir hier ausgeben?»; Projektfinanzen beantworten die Frage «Wie viel hat sich tatsächlich bewegt?».

So geht es in ArchiBoard

1. Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie zu Räume → Raum hinzufügen. Legen Sie jeden Raum an, der Positionen erhält. Die Raumkarte zeigt Budgetiert, Verbleibend oder Über Budget. Stimmt die Summe der Raumflächen nicht mit der Projektfläche überein, erscheint eine Warnung.
2. Öffnen Sie Project Finances und trage das genehmigte Budget ein. Das Budget lässt sich nach Räumen aufteilen, sodass Überschreitungen pro Raum dort ebenfalls sichtbar werden.
3. Öffne «Kalkulation» und klicke auf «Position hinzufügen» im passenden Raum. Füge einen Produktlink ein und klicke auf «Automatisch ausfüllen», prüfe die Felder und klicke dann auf «Position speichern».
4. Bei einem Posten, der mehrere Räume betrifft, klicke oberhalb der Kalkulation auf «Position hinzufügen» und aktiviere «In mehreren Räumen». Markiere die Räume und wähle «Gleichmäßig», «Nach Menge» oder «Nach Prozent». Es bleibt ein Posten mit einem Einkauf und einer Zahlung. Passe die genauen Mengen später über «Auf Räume aufteilen» in der Positionszeile an.
5. Stelle «Gruppieren nach» auf «Nach Raum» , um die Summen je Raum zu sehen. Posten ohne Raum erscheinen im Block «Kein Raum» , wo du sie verteilen kannst.
6. Wechsle zwischen «Vorläufig» und «Genehmigt» , um alles Vorgeschlagene mit dem zu vergleichen, was der Kunde bestätigt hat. Nutze den Modus «Wirtschaftlichkeit» für deine eigene Margenübersicht und «Spezifikation» für eine Ansicht ohne interne Finanzdaten.
7. Um dem Kunden nur einen Raum zu schicken, klicke auf «PDF exportieren», lass unter «Räume»nur diesen Raum stehen und klicke dann auf «PDF herunterladen».

Mehr zur Kalkulationsansicht: «Kalkulationen in ArchiBoard» und das «Hilfekapitel zu Kalkulationen».

FAQ

Wie hoch sollte die Reserve in einem Raumbudget sein?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Sie hängt davon ab, wie viele Posten noch nicht festgelegt sind, wie verlässlich deine Lieferanten sind und wie viel Individualanfertigung dabei ist. Vereinbare einen Prozentsatz mit dem Kunden, weise ihn als eigene Zeile aus und beschreibe, wofür er verwendet werden darf, damit er nicht wie eine versteckte Marge wirkt.

Sollte das Studiohonorar auf die Räume aufgeteilt werden?

In den meisten Fällen behalten Sie es als gemeinsame Position bei. Eine Aufteilung lässt die Raumnummern größer erscheinen und vermischt Planungsleistung mit Einkauf. Wenn der Kunde einen Preis pro Raum wünscht, teilen Sie das Budget anteilig nach Raumbudget auf und machen das im Dokument deutlich, damit sich beide Beträge mit dem Vertrag abgleichen lassen.

Was ist, wenn der Kunde Geld von einem Raum in einen anderen verschieben möchte?

Erlauben Sie es, aber halten Sie die Verschiebung als Entscheidung fest. Notieren Sie, welcher Raum Budget abgibt, welcher es erhält und welche Positionen betroffen sind. Passen Sie dann die Limits an und schicken Sie dem Kunden die neue Übersicht. Ohne Protokoll driftet das Budget unbemerkt weg, und später kann niemand erklären, warum der Flur so günstig ausgefallen ist.

Wie budgetiere ich einen Raum, der noch nicht geplant ist?

Setzen Sie ein vorläufiges Limit auf Basis von Fläche, Ausstattungsniveau und einigen bekannten großen Positionen und kennzeichnen Sie den Raum als provisorisch. Überprüfen Sie das Limit, sobald das Konzept freigegeben ist. Ein grobes Limit ist besser als gar keines, weil es die bereits festgelegten Räume davor schützt, das restliche Budget aufzuzehren.

Sollen Raumbudgets Einkaufspreise oder Kundenpreise enthalten?

Verwenden Sie Kundenpreise, denn das Limit ist der Betrag, den der Kunde zu auszugeben bereit ist. Erfassen Sie Einkaufspreise und Marge getrennt für Ihre eigene Gewinnkalkulation. Wenn Sie beides vermischen, wirken Räume für den Kunden günstiger, als sie sind, und es bleibt verborgen, wie viel das Studio an jedem Raum tatsächlich verdient.