3. Preventivo

3.1 Come visualizzare il preventivo

Perché. Un preventivo è necessario in diverse prospettive: per il cliente, per l'acquisto e per il calcolo dei costi.

Cosa si può cambiare.

• "Modalità di visualizzazione del preventivo": "Specifica" – cosa e quanto, senza i costi interni; "Economia" – acquisto, ricarico, profitto.
• "Preliminare" / "Approvato": tutto ciò che è stato proposto, o solo ciò che è stato concordato con il cliente.
• "Raggruppa": "Per stanza" o "Per categoria", con i totali.
• "Per priorità d'ordine" – elenco in base alla data in cui è necessario ordinare.
• "Filtra per stato" e "Per fornitore" – ad esempio, tutte le voci di un singolo fornitore, per inviargli l'ordine.
• I gruppi di colonne si attivano con le spunte: Descrizione, Finanze, Consegna, Pagamento.

Utile da sapere.

• Le voci senza stanza (ad esempio, dopo l'importazione) vengono raccolte nel blocco "Senza stanza". Possono essere assegnate alle stanze.
• L'intestazione e il pannello dei pulsanti non scorrono via durante lo scorrimento.

3.2 Aggiunta di voci

Perché. Non digitare manualmente nome, prezzo, foto e dimensioni dal sito del negozio.

Come fare.

1. Preventivi → "Aggiungi voce" (il pulsante è presente in ogni stanza, anche in quelle vuote).
2. Incolla il link del prodotto → "Riempimento auto". Verranno recuperati nome, foto, prezzo e valuta, marca, codice articolo, dimensioni, disponibilità, tempi di consegna, imballaggio e unità di misura.
3. Controlla i campi → "Salva voce".

Una voce in più stanze. Fai clic su «Aggiungi voce» sopra il preventivo, accanto al filtro degli stati, e attiva «In più stanze». Seleziona le stanze e scegli «In parti uguali», «Per quantità» o «In percentuale». La quantità da acquistare viene divisa: 68 pz per due stanze sono 34 + 34, il resto dispari va alla prima stanza. Resta una sola voce: un acquisto, un pagamento. Le stanze spuntate prima nel preventivo sono già selezionate. La casella accanto al nome della stanza seleziona solo le sue voci per le azioni di gruppo, e il pulsante «Aggiungi voce» dentro una stanza aggiunge solo a quella stanza. Le quantità esatte per stanza si correggono poi con «Distribuisci tra le stanze» nella riga.

Altri modi.

• Web clipper – direttamente dalla pagina del negozio (sezione 8).
• Dal catalogo o dalla lista dei desideri: "Scegli dal catalogo" / "Importa dal catalogo" nella stanza, o "Al progetto" nella scheda del catalogo.
• Importazione di un preventivo già pronto da file (sezione 4).
• "Duplica" – una copia della voce, ad esempio per la stessa lampada in un'altra stanza.

Utile da sapere.

• Se il negozio è bloccato dal controllo del browser, apparirà un messaggio. Compila i campi manualmente o salva il prodotto con il clipper.
• Le foto vengono copiate in ArchiBoard e non andranno perse se il prodotto viene rimosso dal sito.
• Se hai già aggiunto questo prodotto (stesso link o codice articolo), unità, imballaggio e categoria verranno inseriti automaticamente.
• Il sistema monitora il prezzo e la disponibilità tramite il link e segnalerà i prodotti ritirati dalla vendita.

3.3 Lavoro con la riga e azioni di massa

Come fare.

• Un clic sul nome apre i "Dettagli voce" con la galleria. Il nome può essere modificato direttamente nella riga.
• Seleziona le righe con le spunte; Shift+clic seleziona un intervallo. Nel pannello delle selezioni: "Elimina", "Duplica", "Crea attività", "Fornitore e pagamento", esportazione solo delle selezionate.
• "Crea attività" per le selezionate: modelli "Approvare la voce", "Chiarire i tempi di consegna", "Trova alternativa", "Richiedere uno sconto aggiuntivo" o un nome personalizzato. Per ogni voce viene creata un'attività separata, la scadenza può essere impostata con una data o in giorni lavorativi.
• L'icona dell'attività sulla riga mostra la scadenza. Un clic a destra apre le "Attività della voce" e il pulsante "Crea attività".

3.4 Prezzo, ricarico e profitto nella riga

Perché. Vedere quanto guadagna lo studio su ogni voce e non mostrarlo al cliente.

Come funziona. Modalità "Economia": Prezzo di vendita consigliato → sconto fornitore → acquisto → ricarico → profitto → prezzo per il cliente. Sotto ogni percentuale c'è l'importo. Modifica l'importo – la percentuale verrà ricalcolata, e viceversa.

Utile da sapere. Il cliente non vede queste colonne né nel PDF né nel portale, a meno che tu non le abbia attivate.

3.5 Quantità, imballaggi e scorte

Perché. Calcolare correttamente piastrelle, carta da parati, pavimenti – in confezioni intere e con scorte per il taglio.

Come fare. Nella scheda della voce, indica la quantità netta (ad esempio, m²), la scorta in percentuale e "Pezzi per confezione" o "m² per confezione". Il numero principale nella colonna "Q.tà" è quanto acquistare, in confezioni intere. Sotto il prezzo è visibile a cosa si riferisce: "per conf." o "per pz", sotto ancora – il prezzo al m².

Utile da sapere. La superficie del pavimento e delle pareti può essere suggerita dal calcolatore in base alla superficie della stanza.

3.6 Stati della voce

Perché. A colpo d'occhio è chiaro a che punto si trova ogni voce, e il sistema suggerisce automaticamente il passo successivo.

Andamento dei lavori: Richiede approvazione → Approvato → Ordinato → In transito → Consegnato → Accettato o Difformità → Installato. Separatamente – "Rifiutato": tale voce non rientra nei totali ed è attenuata.

Onorario dello studio e servizi. L’onorario ha una propria catena breve: Da approvare → Approvato → Fattura al cliente emessa → Pagato in parte → Pagato dal cliente. L’onorario non ha fornitore: nessun pagamento al fornitore e nessuna attività di ordine, fattura del fornitore, rilievo, consegna o collaudo. Dopo l’approvazione compare l’attività «Emettere fattura al cliente», che si chiude da sola quando lo stato diventa «Fattura al cliente emessa» o successivo. Un servizio va Approvato → In corso → Eseguito → Accettato, senza «In transito» e «Installato»; il pagamento all’esecutore resta.

Pagamento: Richiede richiesta fattura → Fattura richiesta → In attesa di pagamento al fornitore → Acconto versato al fornitore → Pagato al fornitore.

Come cambiare. Clic sullo stato → "Cambia stato". È possibile aggiungere un commento e un allegato.

Cosa fa il sistema automaticamente.

• Inserita la data di consegna effettiva – stato "Consegnato". Inserita la data di installazione – "Installato".
• Chiusa l'attività "Ordina" – stato "Ordinato".
• Dopo il cambio di stato appare l'attività successiva (sezione 6).

Colori del preventivo. Il colore della riga mostra lo stato della voce: sfondo tenue e striscia viva a sinistra. Grigio — richiede approvazione, azzurro — approvato, pesca — ordinato, lavanda — in transito, menta — consegnato, verde scuro — collaudato e installato, viola — discrepanza al collaudo. Una riga rifiutata è tenue e grigia. Uno sfondo grigio senza striscia è un’alternativa sotto l’articolo principale. Una cornice gialla segna la riga aperta da un’attività o una notifica.

Il pagamento non cambia il colore della riga. È una scala a parte: le etichette della colonna «Pagamento». Una riga può quindi essere azzurra («Approvato») mentre il pagamento indica «Fattura da richiedere»: è normale. L’etichetta «Non disponibile» significa che il prodotto mancava sul sito del fornitore all’ultimo controllo; «Prezzo su richiesta» nel prezzo — il prezzo va richiesto. Il pulsante «Colori» accanto al filtro degli stati spiega ogni colore.

3.7 Alternative

Perché. Mostrare al cliente un'alternativa: più economica, con tempi di consegna più rapidi o disponibile.

Come fare. "Dettagli voce" → "Aggiungi analogo" → "Aggiungi tramite URL", "Scegli dalla lista dei desideri" o "Seleziona dal catalogo". L'alternativa verrà inserita nel preventivo come ramo sotto il prodotto principale.

Utile da sapere. "Trova alternative" suggerirà prodotti simili dal catalogo generale per categoria, descrizione, foto e stile.

3.8 Fornitore e pagamento

Perché. Tenere per ogni voce in un unico posto il fornitore, le fatture, le ricevute, l'acconto, il saldo e le date.

Come fare.

1. Preventivi → nella riga della voce "Fornitore e pagamento" (o in "Dettagli voce"). Se sono selezionate più righe, la finestra si aprirà per tutte: "Fornitore e pagamento – N voci", l'acconto verrà distribuito proporzionalmente.
2. Seleziona il fornitore. Se non è nell'elenco – "+ Aggiungi impresa": un breve modulo, verrà salvato in "Fornitori". Il paese predefinito è il paese del progetto.
3. "Pagamento al fornitore" – di default 100%. Se paghi a rate, seleziona "È un acconto" e aggiungi le rate tramite "+ un’altra parte".
4. "Fatture del fornitore": carica uno o più file, incolla uno screenshot tramite Ctrl+V o un link di Google Drive. Indica la "Data fattura" e la "Scadenza pagamento" – verrà inserita dalla timeline.
5. "Tempi: consegna e montaggio" – data di consegna e installazione pianificata ed effettiva.

Utile da sapere.

• Il sistema suggerirà di pagare il saldo dell'acconto 2 giorni lavorativi prima della spedizione e creerà un'attività.
• Le fatture e le ricevute allegate finiscono automaticamente in File → "Fatture, pagamenti, ricevute".
• Alla voce è possibile allegare il preventivo del fornitore (ad esempio, per le finestre): il totale del preventivo diventerà il prezzo di acquisto, il prezzo per il cliente non cambierà. La decodifica del preventivo e il PDF sono visibili in "Preventivo fornitore" → "Apri PDF".

3.9 Rinvio della data di consegna

Perché. Non perdere di vista le scadenze mancate e capire di quali fornitori ci si può fidare.

Come fare. "Fornitore e pagamento" → "Tempi: consegna e montaggio" → cambia la data pianificata → seleziona la "Causa del rinvio" (il fornitore ha rinviato, produzione, consegna o dogana, su nostra richiesta, altro) e, se lo desideri, scrivi un commento.

Cosa fa il sistema automaticamente.

• La voce è ordinata o pagata, ma non c'è una data di consegna – attività "Richiedere data di consegna a {fornitore}".
• La data pianificata è passata, ma la merce non è arrivata – attività urgente "Richiedere nuova data di consegna a {fornitore}".
• Inserita una nuova data o il fatto della consegna – l'attività si chiude automaticamente.

Dove guardare. In "Dettagli voce" – "Storico delle date di consegna". In "Fornitori" – colonna "Rinvii": quante volte il fornitore ha rinviato e di quanti giorni in media. Al passaggio del mouse sono visibili le cause.

3.10 Rilievo e accettazione

Rilievo. Per mobili su misura, pannelli a parete, finestre e porte interne, il rilievo è incluso di default. Indica la data pianificata ed effettiva. Il sistema creerà l'attività "Effettuare rilievo", sulla timeline apparirà 📐. Finché il rilievo non è stato fatto, la voce avrà il badge "In attesa di rilievo".

Accettazione in cantiere.

1. Quando la voce è "Consegnato", al responsabile arriva un'attività per accettarla in cantiere.
2. Nella riga della voce clicca su "Accettazione". Nella sezione "Verifica" controlla codice articolo, colore, dimensioni e quantità, allega "DDT" e "Report fotografico".
3. "Verifica IA delle etichette": fotografa l'etichetta, il sistema leggerà i codici e l'EAN e li confronterà con la voce del preventivo.
4. Il risultato – "Accettato" o "Difformità". Il commento sarà utile per il reclamo al fornitore.