2. Progetti

2.1 Creazione di un progetto

Come fare. Home → "Nuovo progetto" → nome, città (suggerita durante la digitazione, il paese verrà inserito automaticamente) e ruolo dello studio nel progetto. Il resto si trova nelle impostazioni del progetto.

Utile da sapere. La città e il paese sono necessari per calcolare correttamente i tempi di consegna e la valuta.

2.2 Home: tutti i progetti e le attività

A cosa serve. Per capire in un minuto al mattino cosa è urgente in tutti i progetti.

Cosa c'è qui.

• Schede progetto con budget basato sui prezzi per il cliente.
• Finanze per tutti i progetti: budget, quanto pagato dal cliente, quanto pagato ai fornitori, profitto, saldo disponibile. La valuta di visualizzazione può essere modificata, la scelta verrà memorizzata.
• "Le mie attività": scadute, oggi, domani. Cliccando su un'attività si apre la voce o la bacheca delle attività corrispondente.
• "Tutte le attività" sono raggruppate per progetto. I gruppi compressi rimangono compressi.
• "Prezzi su richiesta" - voci per le quali non è ancora disponibile un prezzo dal fornitore.

2.3 Team di progetto

A cosa serve. Per lavorare insieme al progetto e per far sì che le attività automatiche vengano assegnate alla persona giusta.

Come fare.

1. Progetto → "Team" → "Invita membro" → e-mail e ruolo. La persona riceverà un'e-mail con il nome del progetto.
2. Nelle impostazioni del progetto, specificare i responsabili: chi approva con il cliente, chi ordina, chi accetta in cantiere, il contabile.

Utile da sapere.

• Ruoli: proprietario dello studio, capo, designer senior e junior, architetto, responsabile acquisti, contabile. Ciò che una persona può modificare dipende dal ruolo.
• Se un membro esce dal progetto, il progetto non viene eliminato.
• Qui sono anche memorizzati i contatti del cliente, dei subappaltatori e dei fornitori: telefono, indirizzo, WhatsApp, Telegram.

2.4 Ambienti

A cosa serve. Per gestire il preventivo e il budget per ogni stanza separatamente.

Come fare.

• Progetto → "Ambienti" → "Aggiungi stanza".
• È possibile rinominare o eliminare una stanza direttamente dalla sua scheda.
• Sulla scheda sono visibili "Stanziato", "Residuo" o "Sforamento" del budget della stanza.
• "Viste" → "Aggiungi vista" - per caricare i render della stanza. Cliccando si apre la foto a schermo intero.

Utile da sapere. Se la somma delle aree delle stanze non corrisponde all'area del progetto, verrà visualizzato un avviso. Questo aiuta a evitare errori nel calcolo dei materiali.

2.5 Cronologia del progetto

A cosa serve. Per vedere l'intera ristrutturazione su un'unica scala: le fasi di costruzione, quando ordinare ogni articolo, quando arriverà e quando pagare. Si vede subito quale articolo potrebbe ritardare i tempi.

Come fare.

1. Progetto → "Cronologia" → "Aggiungi fase" (ad esempio, "Impianto elettrico", "Finiture").
2. Inserire le date della fase dalla tastiera o trascinare la barra con il mouse dal bordo. La durata è calcolata in giorni lavorativi.
3. Collegare le fasi con una freccia se una non può iniziare senza l'altra. È possibile impostare un offset in giorni per il collegamento. Se una fase viene spostata, quelle dipendenti si sposteranno automaticamente.
4. Le voci del preventivo si inseriscono automaticamente nelle fasi per categoria: illuminazione - per l'impianto elettrico, piastrelle - per le finiture. Per modificare, trascinare la voce in un'altra fase o fare clic su "Sposta nella fase…". Il collegamento manuale ha la precedenza su quello automatico.
5. "Espandi tutto" / "Comprimi tutto" - per aprire o chiudere l'intero albero.

Cosa è visibile per una voce: ordine → attesa → consegna → accettazione, pagamento al fornitore, misurazione 📐, installazione, date effettive. I segmenti logistici con 🔒 sono calcolati dal preventivo, vengono modificati nella voce e non sulla scala.

Utile da sapere.

• Il blocco "Prossimi acquisti" - cosa ordinare per primo, in base alla scadenza dell'ordine.
• Se la data di consegna prevista è passata e la merce non è arrivata, la barra di attesa si estende fino ad oggi. Il sistema non inventa una nuova data e imposta automaticamente l'attività "Richiedi nuova data di consegna".
• Cliccando su una voce si apre la sua scheda.

2.6 Finanze progetto

A cosa serve. Per sapere quanto ha pagato il cliente, quanto è stato versato ai fornitori, quanto deve essere ancora pagato e quanto ha guadagnato lo studio.

Come fare.

1. Progetto → "Finanze progetto" → impostazioni finanziarie: ruolo dello studio, come si guadagna (commissione, ricarico, quota di sconto del fornitore), chi paga chi ("Cliente → Fornitore" o "Cliente → Studio → Fornitore"), valuta del progetto, budget approvato.
2. I pagamenti del cliente e i pagamenti ai fornitori vengono registrati come pagamenti. I pagamenti ai fornitori sono raggruppati per fornitore.
3. Da un pagamento è possibile generare un documento PDF: fattura al cliente, fattura al fornitore per la commissione o report al cliente. I dati dello studio vengono presi dalle impostazioni del profilo.

Utile da sapere.

• Se il preventivo supera il budget approvato, verrà visualizzato un avviso.
• Il budget può essere distribuito per stanza, e sarà visibile anche l'eccesso di spesa per stanza.
• La commissione del fornitore è contabilizzata separatamente: maturata → richiesta → ricevuta. Il sistema imposterà automaticamente l'attività "Richiedi commissione a...".
• La voce "Finanze" nel menu generale (per tutti i progetti contemporaneamente) - sarà disponibile a breve. Attualmente i dati complessivi per tutti i progetti si trovano nella home page.

2.7 Attività recenti e annullamento delle azioni

A cosa serve. Per vedere chi ha modificato cosa e per annullare un errore senza panico.

Come fare.

• Subito dopo l'eliminazione, per 10 secondi compare una barra con il pulsante "Annulla".
• Successivamente: Progetto → "Attività recenti" → per la voce desiderata "Ripristina". Filtri: "Ripristinabili", "Eliminazioni", "Prezzi", "Stati". L'importazione completa viene annullata con il pulsante "Annulla importazione".

Utile da sapere.

• È possibile ripristinare le modifiche degli ultimi 30 giorni.
• Se la voce è stata modificata successivamente, il sistema chiederà: "Lascia così" o "Ripristina comunque".

2.8 File di progetto

A cosa serve. Tutti i documenti del progetto in un unico posto, organizzati automaticamente.

Come fare. Progetto → "File" → "Carica" o trascina il file. Cartelle predefinite: "Preventivi e offerte", "Disegni e planimetrie", "Viste dalle gallerie", "Foto di cantiere", "Foto di collaudo", "Fatture, pagamenti, ricevute" (con sottocartelle per stanza), "Contratti e documenti del cliente". È possibile creare una "Nuova cartella".

Utile da sapere.

• Uno screenshot di una ricevuta può essere incollato direttamente nella cartella tramite Ctrl+V.
• Le fatture da "Fornitore e pagamento" e le foto di accettazione appaiono qui automaticamente.
• È disponibile un filtro per stanza.

2.9 Accordi - presto disponibile

Registro degli accordi con il cliente: cosa è stato deciso, chi ha approvato, quando, con prova (file o screenshot della corrispondenza).

2.10 Portale cliente

A cosa serve. Con un link, senza registrazione, il cliente segue l’approvvigionamento: il preventivo con foto e tempi, «Risparmiato per te», il piano dei pagamenti e il cronoprogramma. Approva o rifiuta da solo gli articoli e fa domande.

Come fare.

1. Progetto → «Portale cliente» → scheda «Accesso tramite link» → crea un link. Permessi: «Solo visualizzazione» o «Visualizzazione + approvazione articoli». Il link può avere una scadenza e può essere revocato.
2. La scheda «Anteprima cliente» mostra il portale come lo vede il cliente.
3. Il blocco «Cosa vede il cliente nella scheda articolo» contiene le caselle per tutto il progetto: «Foto e galleria», «Prezzo», «Fornitore e link», «Codice e dimensioni», «Scontrini», «Fatture fornitore», «Foto di collaudo», «Pagamento fornitore», «Spostamenti di date», «Pulsante domanda». Date: «Solo effettive», «Effettive + previste» o «Nascondi».
4. Per cambiare la visibilità di un solo articolo, aprilo nell’anteprima: il blocco «Visibilità di questo articolo» è in fondo alla scheda. «Come nel progetto» ripristina le impostazioni del progetto.

La scheda articolo per il cliente. Un clic su una riga del preventivo apre una finestra: galleria foto, stato, nome, descrizione, prezzo, quantità, dimensioni, codice, fornitore e link. Sotto, il percorso dell’articolo con le date: approvato, ordinato, pagato al fornitore, consegnato, collaudato, installato. Poi i documenti: scontrini, fatture fornitore, foto di collaudo; un clic apre l’anteprima. In fondo il cliente può fare una domanda al designer sull’articolo; arriva al responsabile come attività.

Buono a sapersi.

• Per impostazione predefinita il cliente non vede le fatture fornitore, il pagamento fornitore e gli spostamenti di date. Spunta le caselle se vuoi mostrarli.
• Ciò che è nascosto non è solo coperto sullo schermo: questi dati non vengono mai inviati al browser del cliente.
• I documenti si aprono tramite un link protetto e smettono di aprirsi quando il link del portale viene revocato o scade.